Rapport annuel au Parlement 2021-2022 - Loi sur la protection des renseignements personnels

Mandat de l'Agence spatiale canadienne

Afin de permettre une meilleure compréhension du contexte dans lequel la Loi est appliquée à l'ASC, cette section présente une vue d'ensemble des objectifs et des activités de l'institution.

L'ASC se rapporte au ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique. Son mandat, tel que défini dans la Loi sur l'Agence spatiale canadienne, est « de promouvoir l'exploitation et le développement pacifiques de l'espace, de faire progresser la connaissance de l'espace au moyen de la science et de faire en sorte que les Canadiens tirent profit des sciences et des technologies spatiales tant sur les plans social qu'économique. »

Mission

L'ASC se veut à l'avant-garde du développement et de l'application des connaissances spatiales pour le mieux-être des Canadiens et de l'humanité.

Pour mener à bien cette mission, l'ASC :

• vise l'excellence collectivement;
• préconise une attitude axée sur la clientèle;
• appuie des méthodes axées sur les employés et la communication ouverte;
• mise sur la responsabilisation et l'obligation de rendre compte;
• s'engage à collaborer et à travailler avec ses partenaires pour notre bénéfice mutuel.

L'ASC est une source d'inspiration pour les Canadiens et les Canadiennes depuis  sa création en 1989. En plus de regrouper les principaux programmes spatiaux fédéraux, elle coordonne tous les éléments du Programme spatial canadien et administre les principales activités canadiennes liées au domaine de l'espace.

La nouvelle Stratégie spatiale pour le Canada (PDF, 1,66 mo) lancée en 2019 a mis en avant-plan l'importance de l'espace en tant qu'actif stratégique national et a identifié une priorité sur l'exploitation des sciences et des technologies de l'espace pour résoudre des enjeux importants sur Terre. Ce nouveau plan a permis à l'ASC d'entreprendre une série d'initiatives dans le but d'appuyer l'industrie spatiale canadienne pour qu'elle tire pleinement profit de la croissance du secteur spatial mondial, tout en veillant à ce que le Canada suive la cadence.

Pour plus d'information sur les activités de l'ASC, veuillez consulter son site Internet à l'adresse suivante : www.asc-csa.gc.ca.

Délégations de pouvoirs

Aux termes de la Loi, le responsable de l'ASC est le ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique. En juin 2016, certains des pouvoirs en vertu de la Loi ont été délégués par celui-ci au titulaire du poste de vice-président de l'ASC, au titulaire du poste de dirigeant principal de l'information, de même qu'au titulaire du poste de coordonnateur de l'accès à l'information et du gouvernement ouvert.

Au courant de l'année 2020-2021, des changements organisationnels ont été mis en place, ce qui a eu pour effet que les délégations de pouvoirs reposaient sur les postes du dirigeant principal de l'information et du coordonnateur de l'accès à l'information. À la suite de ces changements survenus en septembre 2020, la Direction de la gestion de l'information et des technologies, dont le Bureau de l'accès à l'information et des renseignements personnels (BAIPRP) fait partie, relève maintenant directement de la présidente de l'ASC.

Les délégations de pouvoirs modifiées ont été approuvées par le ministre en mai 2021 (voir l'annexe). La grille de délégation des pouvoirs en annexe identifie ces pouvoirs délégués.

Le coordonnateur de l'accès à l'information et du gouvernement ouvert est responsable de la mise en œuvre de la Loi au quotidien qui rend compte au dirigeant principal de l'information.

Le BAIPRP, sous la supervision du directeur de la cybersécurité et gestion de l'information, est composé du coordonnateur de l'accès à l'information et du gouvernement ouvert, d'un agent principal d'accès à l'information et d'un agent junior.

Ce bureau travaille en étroite relation avec l'ensemble des secteurs de l'ASC pour faire appliquer et respecter la Loi.

Finalement, la Loi permet aux institutions fédérales de fournir des services relatifs à l'accès à l'information à une autre institution fédérale placée sous l'autorité ou la responsabilité du même ministre ou bien de recevoir elles-mêmes de tels services d'une telle institution. Toutefois, aucune entente pour de tels services, comme stipulé à l'article 96 de la Loi, n'a été conclue avec une autre institution fédérale.

Évolution du rôle du BAIPRP

En 2016-2017, le BAIPRP a reçu le mandat non seulement de traiter les demandes d'accès à l'information et de rendre compte sur l'application de la Loi, mais aussi de mettre en œuvre les initiatives du gouvernement ouvert.

La mise en place d'un gouvernement ouvert devient une priorité à l'échelle mondiale afin d'améliorer la transparence et de veiller à ce que les renseignements soient plus aisément accessibles au public. Le gouvernement du Canada ne fait pas exception à la règle et a mis en place une série d'engagements auxquels les ministères et les agences participent. En somme, l'objectif est de diffuser le maximum de données et d'information de façon accessible, interopérable et réutilisable par le public. Cette vision de transparence est intimement liée à celle de l'application de la Loi.

Cette décision de jumeler les activités d'accès à l'information et celles du gouvernement ouvert et de la science ouverte a permis au BAIPRP de devenir un guichet unique qui sert tant les employés de l'ASC qui souhaitent diffuser des données et des informations que le public qui souhaite les obtenir.

Ce jumelage innovant et efficace en raison de la centralisation des activités a permis d'optimiser l'acquisition et l'application des connaissances.

Processus de traitement des demandes

Lorsqu'il reçoit une demande en vertu de la Loi, le BAIPRP consulte le bureau de première responsabilité concerné, et lorsque nécessaire et selon le cas, Justice Canada, les communautés de pratiques de l'information, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) ou d'autres institutions.

Un système électronique de traitement des demandes d'accès est utilisé pour répertorier les actions administratives prises dans le traitement des demandes, pour réviser les documents visés, puis pour appliquer, le cas échéant, les exceptions et les exclusions.

Une fois les documents analysés et les consultations tenues, le BAIPRP recommande l'application des exceptions à la dirigeante principale de l'information de l'ASC. Celle-ci est responsable d'approuver la communication des documents diffusés en vertu de la Loi. Les documents en réponse aux demandes d'accès sont ensuite transmis aux demandeurs.

Demandes reçues et complétées

Cette année, le nombre de demandes d'accès aux renseignements personnels reçues par l'ASC a diminué. En effet, on comptait 33 demandes reçues en 2020-2021 et on en comptait 9 en 2021-2022, ce qui représente une diminution des demandes.

De ce nombre, l'ASC a complété 8 demandes en cours d'année, notamment 1 demande reportée de l'exercice précédent, tandis que 2 demandes ont été reportées au prochain exercice financier.

Le tableau suivant illustre la tendance des demandes reportées et reçues depuis les cinq derniers exercices :

Dispositions et délais de traitement

La Loi prévoit que les demandes d'accès doivent trouver réponse en deçà de 30 jours civils. Parmi les 8 demandes complétées en 2021-2022, 6 demandes (75 %) ont été complétées en respectant le délai législatif de 30 jours tandis que 2 demandes (25 %) ont été répondues après le 30 jours alloués par la Loi. En effet, 1 de ces 2 demandes a fait l'objet d'une prolongation à des fins de consultation tandis que la 2e a dépassé le délai législatif de 30 jours.

Il est important de noter que la Loi prévoit que les délais de traitement de certaines demandes peuvent être prolongés, entre autres, si des consultations doivent être tenues ou si le traitement des demandes entrave le fonctionnement de l'institution (p. ex., grand volume de demandes). Cette année, 1 demande a fait l'objet d'une prolongation à des fins de consultation.

Sur les 8 demandes traitées cette année, 3 demandes (37.5  %) ont été divulguées en partie, tandis que 1 demande (12.5 %) a été divulguée en totalité. Quant aux autres demandes, 3 demandes (37.5 %) ont été abandonnées par les demandeurs et 1 demande (12.5 %) n'avait aucun document existant qui répondait à la demande.

Le tableau suivant présente toutes les dispositions invoquées :

Exceptions et exclusions invoquées

Pour les 3 demandes divulguées en partie, les articles 21 [affaires internationales et défense], 26 [renseignements concernant d'autres individus] et 27 [secret professionnel et privilège] ont été invoqués.

Support utilisé pour les documents divulgués

Sur les 8 demandes ayant trouvé réponse cette année, la totalité ont été divulguées de façon électronique.

Pages examinées et divulguées

Le nombre de pages divulguées peut varier considérablement d'une année à l'autre, et ce, en fonction de l'objet des demandes et de la quantité de documents pertinents détenus par l'ASC.

Nous avons divulgué en moyenne 192 pages par dossier, tandis que l'année dernière la moyenne de pages divulguées était de 134.

Le nombre de pages traitées en cours d'année a quant à lui diminué. Au total, 3297 pages ont été traitées, comparativement à 4 802 l'année précédente.

Au total, 1 demande contenait moins d'une centaine de pages, 3 demandes comptaient entre 101 et 500 pages, et enfin, 1 seule demande a nécessité le traitement de plus de 1 000 pages.

Le tableau suivant illustre la fluctuation du nombre de pages divulguées depuis les cinq dernières années recensées :

Consultations et prorogations

Cette année, 1 demande a fait l'objet d'une prorogation en vertu de l'alinéa 15(a)(ii) – consultation. Cette demande a exigé une consultation auprès d'autres institutions fédérales, d'autres organismes ou auprès de Justice Canada. À noter qu'une même demande peut nécessiter des consultations auprès de plus d'une catégorie. Le demandeur de cette demande a été avisé de la prolongation du délai, tel que précisé par la Loi.

Consultations reçues d'autres institutions fédérales

Il est peu commun que l'ASC reçoive des demandes de consultations provenant d'autres institutions fédérales ou d'organisations pour des renseignements personnels. Ainsi, en 2021-2022, l'ASC n'a reçu aucune demande de ce genre.

Frais et coûts d'application de la Loi

Les coûts de fonctionnement ont été évalués à 114 194 $ pour la période visée. De ce montant, 97 % des frais ont été dédiés aux salaires, soit un montant de 111 172 $. Les frais de biens et de services ont quant à eux représenté 3 % (3 022 $). Ces dépenses sont liées à l'octroi d'un contrat pour appuyer l'analyse d'évaluation des facteurs de risques à la vie privée.

Incidence de la COVID-19

Tout au cours de l'année, l'ASC a été en mesure de recevoir et de traiter les demandes, et ce, malgré la situation exceptionnelle entourant la COVID-19. Les processus de traitement des demandes avaient déjà fait l'objet d'une transition numérique avant la pandémie. Ceci a donc permis de poursuivre le traitement avec des ressources en télétravail. Le traitement des demandes a été possible, peu importe les canaux de transmission, le niveau de classification de l'information et le format des documents à traiter.

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu des paragraphes 95(1) de la Loi sur l'accès à l'information et 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de l'Industrie délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre d'Industrie Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 – Demandes informelles

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 – Prorogations

Section 7 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

Section 11 – Atteintes à la vie privée

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels