Activités de recrutement et de dotation à l'aide d'outils de dotation virtuels

Institution fédérale

Agence spatiale canadienne

Fonctionnaire responsable de l'ÉFVP

Ressources humaines

Responsable de l'institution fédérale ou délégué aux fins de l'article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom du programme ou de l'activité de l'institution fédérale

Services de gestion des ressources humaines

Description de la catégorie de document et du fichier de renseignements personnels

Recrutement et dotation (ASC RH 010)

Activités de recrutement et de dotation à l'aide d'outils de dotation virtuels (ASC FRP 015)

Autorisation légale pour le programme ou l'activité

Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l'article 16(1) de la Loi sur l'Agence spatiale canadienne.

Aperçu du programme ou de l'activité

Le présent rapport examine les répercussions sur la vie privée associées à la collecte, à l'utilisation, à la communication et à la conservation de renseignements personnels par l'Agence spatiale canadienne (ASC) dans le cadre de l'administration du processus de dotation, en particulier dans le cadre de l'utilisation d'un logiciel hébergé par un tiers.

VidCruiter est une suite d'applications d'embauche, hébergée dans un environnement infonuagique tiers, qui facilite la planification, l'évaluation en fonction des critères de mérite établis par le gestionnaire d'embauche, en fournissant un dépôt central de renseignements dans une plateforme numérique, permettant des entrevues vidéo/audio enregistrées et en direct, ainsi que le processus de vérification des références.

Comme l'ASC a l'intention de mettre en œuvre la plupart des solutions proposées par VidCruiter (à l'exception de la fonction d'intégration), la présente EFVP examine les risques potentiels pour la vie privée de cinq des solutions proposées par l'entreprise.

Nécessité d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

La suite d'applications VidCruiter enregistre des renseignements personnels afin d'évaluer les candidats à l'aide d'outils de dotation virtuels. Avec le consentement des utilisateurs, VidCruiter enregistre l'image/la voix d'une personne pour faciliter le processus de sélection, pour être testé en fonction des critères de mérite, pour participer à une entrevue vidéo/audio enregistrée et pour le processus de vérification des références, étapes qui font toutes partie du processus de dotation. Ces nouvelles collectes de renseignements personnels sont considérées comme une modification substantielle de la prestation du programme qui a nécessité la réalisation d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, conformément à la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Section II - Identification et catégorisation des secteurs de risque

La présente EFVP était axée sur les processus de l'ASC et son traitement des renseignements personnels pour assurer la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux politiques et directives connexes du Conseil du Trésor en matière de protection des renseignements personnels. L'analyse des risques associée à l'EFVP reflète 10 principes universels de protection de la vie privée et de pratiques équitables en matière de renseignements du code type sur la protection des renseignements personnels de l'Association canadienne de normalisation.

1. Type de programme ou d'activité

   Administration des programmes

   Niveau de risque pour la vie privée : 2

   Précisions :

   Les renseignements personnels sont recueillis par l'ASC ou, dans le cas des évaluations de candidats, créés par l'ASC au cours du processus de dotation. Par exemple, la plateforme numérique sera utilisée pour colliger des renseignements relatifs au processus de dotation tels que les évaluations des membres du comité d'évaluation et les résultats du candidat; la fonction de test pour évaluer les candidats; la fonction d'entrevue pour enregistrer les entrevues vidéo/audio des candidats dans la plateforme VidCruiter.

2. Type de renseignements personnels en cause et contexte

   Les renseignements personnels fournis par la personne avec le consentement à utiliser les renseignements personnels détenus par une autre source pourvu que les renseignements, ne soient pas de nature délicate dans le contexte après la collecte.

   Niveau de risque pour la vie privée : 2

   Précisions :

   Les renseignements biographiques tels que l'expérience de travail, les études, les compétences, les aptitudes, les connaissances, les capacités, les qualités personnelles, les atouts, ainsi que les coordonnées personnelles sont fournis par le candidat ou la candidate par l'intermédiaire du portail en ligne de la CFP, emplois.gc.ca, ou de VidCruiter, le cas échéant. Par ailleurs, des renseignements personnels sur le candidat ou la candidate sont obtenus lors de la vérification de leurs références.

3. Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l'activité

   Organisations du secteur privé, organisations internationales ou gouvernements étrangers.

   Niveau de risque pour la vie privée : 4

   Précisions :

   La suite logicielle que l'ASC utilisera pour accélérer et améliorer le processus de sélection est hébergée par une entreprise du secteur privé, y compris l'hébergement des renseignements personnels recueillis et utilisés par l'ASC. L'Agence passera un contrat avec VidCruiter, une entreprise canadienne, pour obtenir le service de la suite d'applications et le stockage des renseignements.

   Même si c'est la CFP qui est le point de contact initial pour la collecte de renseignements sur la dotation, l'accent est mis sur les nouvelles approches facilitées par le logiciel VidCruiter dans la présente EFVP. La CFP n'est pas un partenaire dans la partie VidCruiter du processus de dotation.

4. Durée du programme ou de l'activité

   Programme à long terme

   Niveau de risque pour la vie privée : 3

   Précisions :

   L'ASC a l'intention d'utiliser des outils de dotation virtuels et des techniques d'évaluation à long terme, au fur et à mesure selon les besoins.

5. Population visée par le programme

   Le programme touche certains employés à des fins administratives internes.

   Le programme touche certaines personnes à des fins administratives externes.

   Niveau de risque pour la vie privée : 1, 2

   Précisions :

   Les personnes qui postulent à l'ASC et acceptent de participer au processus de dotation en utilisant les services de VidCruiter seraient touchées puisqu'elles devront accéder à la plateforme et utiliser ses outils de dotation virtuels.

6. Technologie et vie privée

   L'activité ou le programme, nouveau ou ayant subi des modifications importantes, comprend-il la mise en œuvre d'un nouveau système électronique, d'un logiciel ou programme d'application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe), mis sur pied pour appuyer le programme ou l'activité en matière de création, de collecte ou de traitement des renseignements personnels?

   Risque pour la vie privée : Oui

   L'activité ou le programme, nouveau ou ayant subi des modifications importantes, exige-t-il que des modifications soient apportées aux systèmes de technologie de l'information (TI) existants?

   Risque pour la vie privée : Non

   L'activité ou le programme, nouveau ou ayant subi des modifications importantes, comprend-il la mise en œuvre de nouvelles technologies ou d'une ou de plusieurs des activités suivantes :

   • Méthodes d'identification améliorées
   • Surveillance
   • Techniques d'analyse automatisée des renseignements personnels, de comparaison des renseignements personnels et de découverte de connaissances.

   Risque pour la vie privée : Non

7. Transmission des renseignements personnels

   Les renseignements personnels sont utilisés au sein d'un système qui est connecté à au moins un autre système.

   Les renseignements personnels sont transférés dans des dispositifs portatifs ou sont imprimés.

   Les renseignements personnels sont transmis à l'aide de technologies sans fil.

   Risque pour la vie privée : 2, 3, 4

   Précisions :

   Les fonctionnalités de VidCruiter sont offertes par l'intermédiaire d'une plateforme Internet en ligne avec des données stockées dans un environnement infonuagique situé au Canada, hébergé par l'entreprise.

8. Incidence des risques pour la personne ou l'employé

   Dans l'éventualité d'une atteinte à la vie privée, il y a un risque potentiel d'incidence sur une personne ou un employé.

   Risque pour la vie privée : Oui

   Précisions :

   En cas d'atteinte à la vie privée impliquant des renseignements personnels courants qui ne sont pas de nature délicate, l'incidence sur la ou les personnes touchées peut être considérée comme minime. Cependant, l'incidence peut être plus grande selon le niveau de confidentialité des renseignements personnels, ce qui pourrait causer de l'embarras pour la personne.