Rapport annuel au Parlement sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information 2015-2016

Table des matières

• Introduction
• Renseignements généraux – Partie I
  1. Agence spatiale canadienne (Partie I)
  2. Organisation de la mise en œuvre des activités d'accès à l'information
• Rapport - Loi sur l'accès à l'information - Partie II
  1. Interprétation du rapport statistique des demandes d'accès à l'information
  2. Plaintes et enquêtes
  3. Suivi du temps de traitement
  4. Sessions de sensibilisation
  5. Politiques et procédures
  6. Info Source
  7. Salle de lecture
  8. Actions
• Rapport statistique
• Délégation de pouvoirs

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.

Celle-ci donne aux Canadiens, aux résidents permanents et à toute personne présente au Canada, un droit général d'accès à l'information contenue dans les dossiers du gouvernement, sous réserve de certaines exceptions.

Conformément à l'article 72, chaque responsable d'institution fédérale doit préparer un rapport annuel sur l'application de cette loi au sein de son institution. Ce rapport est soumis au Parlement à la fin de chaque exercice financier.

Le présent rapport rend donc compte des activités de l'Agence spatiale canadienne associées à l'application de cette loi au cours de la période 2015-2016.

Renseignements généraux – Partie I

1. Agence spatiale canadienne

Afin de permettre une meilleure compréhension du contexte dans lequel la Loi sur l'accès à l'information est appliquée à l'Agence spatiale canadienne (ASC), cette section présente une vue d'ensemble des objectifs et des activités de l'institution.

L'Agence spatiale canadienne se rapporte au ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique. Son mandat, tel qu'il est défini dans la Loi sur l'Agence spatiale canadienne, est « de promouvoir l'exploitation et le développement pacifiques de l'espace, de faire progresser la connaissance de l'espace au moyen de la science et de faire en sorte que les Canadiens tirent profit des sciences et des technologies spatiales sur les plans tant social qu'économique. »

Mission

L'Agence spatiale canadienne se veut à l'avant-garde du développement et de l'application des connaissances spatiales pour le mieux-être des Canadiens et de l'humanité.

Pour mener à bien cette mission, l'ASC :

• vise l'excellence collectivement;
• préconise une attitude axée sur la clientèle;
• appuie des méthodes axées sur les employés et la communication ouverte;
• mise sur la responsabilisation et l'obligation de rendre compte;
• s'engage à collaborer et à travailler avec ses partenaires pour notre bénéfice mutuel.

L'Agence spatiale canadienne est une source d'inspiration pour les Canadiens et les Canadiennes depuis maintenant 25 ans. En plus de regrouper les principaux programmes spatiaux fédéraux, elle coordonne tous les éléments du Programme spatial canadien et administre les principales activités canadiennes liées au domaine de l'espace. L'ASC a les compétences voulues pour demeurer à la fine pointe des connaissances dans les domaines spécialisés où le Canada excelle, tout en parrainant, en appuyant et en encourageant les sociétés et les institutions canadiennes prometteuses et aptes à voir leurs réalisations se concrétiser dans l'espace.

Pour plus d'information sur les activités de l'Agence spatiale canadienne, veuillez consulter son site Internet à l'adresse suivante : www.asc-csa.gc.ca

2. Organisation de la mise en œuvre des activités d'accès à l'information

Le responsable de l'institution aux termes de la Loi sur l'accès à l'information est le ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique. Certains des pouvoirs en vertu de la Loi sont délégués au titulaire du poste de vice-président de l'Agence spatiale canadienne, de même qu'à certains titulaires de postes de cadres et d'employés de l'ASC.

La responsabilité de la mise en œuvre de la Loi au quotidien à l'ASC a été déléguée au titulaire du poste à la coordination de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels qui rend compte au vice-président.

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est dirigé par la coordonnatrice, qui travaille en étroite relation avec les membres du comité exécutif à faire appliquer et respecter la Loi.

Processus de traitement des demandes

Lorsqu'elle reçoit une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, la coordonnatrice consulte les gestionnaires concernés et, selon le cas Justice Canada, les communautés de pratiques de l'information du Conseil du Trésor ou d'autres institutions.

Lorsqu'un document est assujetti à une protection en vertu de la Loi, la coordonnatrice recommande l'application des exemptions au vice-président. Lorsqu'un document est considéré comme devant être exclu en vertu de la Loi, la coordonnatrice entreprend des consultations auprès de Justice Canada qui, au besoin, demandent l'avis du Bureau du Conseil privé pour s'assurer qu'il s'agit bien d'un document exclu.

Les demandes d'accès déposées en vertu de la Loi sont accompagnées de toute la documentation requise aux fins d'établissement de rapports et de références futures.

Rapport - Loi sur l'accès à l'information - Partie II

1. Interprétation du rapport statistique des demandes d'accès à l'information

Le rapport statistique pour la période allant du 1er avril 2015 au 31 mars 2016 est inclus à la fin du présent chapitre.

Demandes reçues et traitées

Le nombre de demandes d'accès reçues puis traitées au cours du présent exercice a diminué par rapport à l'année précédente, passant de 18 à 12. En tenant compte des cinq derniers exercices, on peut noter que ce nombre se situe en deçà de la moyenne des demandes reçues puis traitées, qui est d'environ vingt par année.

Aux demandes reçues en 2015-2016 se sont ajoutées quatre demandes reportées de l'année précédente. Ainsi, au total, l'Agence a traité 12 demandes en 2015-2016 puisque quatre des nouvelles demandes ont été reportées au prochain exercice.

Le tableau suivant illustre la tendance des demandes reportées et reçues depuis les quatre derniers exercices :

Demandes informelles

Les demandes informelles représentent des demandes dans lesquelles on réclame de l'information qui a déjà été communiquée en vertu de la Loi. Aucun frais ne peut être imposé et la demande n'est soumise à aucun délai de réponse. De plus, la Loi n'accorde pas au demandeur le droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l'information.

L'ASC a répondu à 12 demandes de façon informelle en 2015-2016. Ceci représente une augmentation de 100% par rapport à l'exercice précédent. Ces demandes sont comptabilisées dans le cadre des rapports statistiques annuels de l'ASC depuis seulement cinq ans. Le graphique suivant indique les variances liées aux demandes informelles :

Sources des demandes

Cette année encore, les médias ont représenté la plus grande part des demandeurs avec 50 %, tandis que le secteur commercial et les représentants du public ont quant à eux été responsable chacun pour 17 % des demandes.

Le tableau suivant présente la provenance des demandes :

Dispositions et délais de traitement

La Loi prévoit que les demandes d'accès doivent normalement trouver réponse en deçà de 30 jours civils. Parmi celles traitées en 2015-2016, quatre demandes (33 %) ont trouvé réponse en moins de 30 jours.

Il est également important de noter que la Loi prévoit que les délais de certaines demandes peuvent être prolongés pour des raisons de consultations auprès de tiers ou d'autres organismes. Compte tenu de la nature des documents demandés à l'ASC en 2015-2016, quelques demandes ont requis de telles consultations. Il a donc été nécessaire pour l'ASC de prolonger les délais afin de s'acquitter de ses devoirs en vertu de la Loi.

Ainsi, au total, quatre demandes ont été prorogées au cours de l'exercice. De ce nombre, les réponses à deux demandes prorogées ont été transmises dans les délais prévus par la Loi tandis que deux n'ont pu être transmise dans les délais.

Exceptions et exclusions invoquées

En considérant les demandes qui ont trouvé réponse en 2015-2016, l'ASC a invoqué des exemptions et des exclusions pour 9 cas (75 %).

En plus de certaines confidences du Cabinet, l'ASC, en raison de ses activités, détient de nombreux documents contenant des renseignements de tiers de type commercial, technique et financier. Ceux-ci nécessitent la plupart du temps l'application d'exemptions et d'exclusions.

Le tableau suivant présente la fréquence des exemptions et des exclusions invoquées en 2015-2016. Il est à noter qu'une même demande peut entraîner l'application de plus d'un article.

Support utilisé pour les documents divulgués

En 2015-2016, un total de huit demandes a entraîné la communication partielle de documents. De ce nombre, cinq réponses (62 %) ont été divulguées sous format papier, tandis que trois autres (38 %) l'ont été par voie électronique.

Cette année encore, comme depuis de nombreuses années, aucun examen des documents n'a eu lieu dans la salle de lecture de l'Agence.

Pages examinées et divulguées

Grâce à la mise en œuvre par le Secrétariat du Conseil du Trésor, en 2011-2012, d'un nouveau rapport statistique détaillé, il est maintenant possible de comptabiliser la somme des pages examinées et de la comparer à la somme des pages divulguées.

Ces nombres de pages peuvent varier considérablement d'une année à l'autre, et ce, en fonction de l'objet des demandes et de la quantité de documents pertinents détenus par l'Agence.

En 2015-2016, le nombre de pages examinées (2 461 pages) s'est révélé inférieur à celui de l'année précédente (5 024 pages). Cet écart est directement attribuable à la diminution du nombre de demandes reçues en cours d'année.

Quant aux pages divulguées, ce nombre a connu une mince diminution de 398 pages pour se chiffrer à 2 215 pages divulguées en 2015-2016.

Consultations et prorogations

En raison de la nature des activités de l'ASC liées notamment à l'octroi d'aide financière versée dans le cadre du Programme global de subventions et contributions à l'appui de la recherche en sciences et technologies spatiales de l'Agence spatiale canadienne, l'ASC récolte plusieurs renseignements de tiers.

Il n'est donc pas inhabituel que les demandes traitées entraînent la consultation de ces tiers et, par le fait même, des prorogations du délai prévu par la Loi. L'ASC consulte ces tiers et parfois d'autres institutions fédérales dans le but de fournir autant de renseignements que possible, et ce, conformément à l'esprit et à la lettre de la Loi.

Afin de se conformer à ce que prescrit la Loi, des prorogations ont eu lieu pour 4 des 12 demandes traitées en cours d'année (33 %) par l'ASC. Dans chacun de ces cas, les demandeurs ont été avisés de la prolongation du délai tel qu'il est précisé par la Loi.

Consultations reçues d'autres institutions fédérales

En 2015-2016, l'ASC a traité un total de 45 demandes de consultation qui provenaient d'autres institutions fédérales. Ces demandes ont représenté un total de 489 pages à traiter.

Le nombre de demandes de consultation augmente depuis les quatre derniers exercices, comme le démontre le graphique suivant :

Parmi ces 45 consultations, 34 recommandations de l'ASC ont prôné une communication des documents en entier (76 %) et dix autres une communication partielle (23 %). Également, l'ASC a demandé que les documents consultatifs d'un dossier soient exemptés en entier.

La majorité de ces demandes ont été traitées en deçà de 30 jours (98 %), tandis qu'une autre demande a été traitée dans un délai d'entre 31 et 60 jours (2 %).

Consultations en matière de confidences du Cabinet

En 2015-2016, dans deux des demandes reportées de l'exercice précédent, des consultations étaient déjà en cours pour confirmer l'application de l'article 69 auprès de Justice Canada.

Ce ministère a été consulté en raison des directives de 2013 qui précisaient qu'il pouvait maintenant confirmer l'application de l'article 69. Cette demande de consultation a été traitée en moins de 30 jours.

Les consultations visant à déterminer l'application de l'article 69 obligent l'ASC à recourir à Justice Canada, ou au Bureau du Conseil privé. Cette situation représente toujours un enjeu quant à l'échéance de la transmission de la réponse au demandeur. Toutefois, les directives de 2013 en lien avec la consultation initiale de Justice Canada améliorent les délais de consultation.

Frais et exemptions

L'ASC respecte les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor en ce qui a trait à l'imposition et à l'exemption des droits d'accès. Elle décide notamment, selon l'intérêt public pressenti, de la pertinence de percevoir des frais de reproduction, de recherche et de préparation, intégralement ou non.

En 2015-2016, un montant net de 60 $ a été perçu en frais de présentation de demandes, tandis qu'aucun autre frais de recherche, de production, de programmation, de préparation, de support de substitution ou de reproduction n'a été facturé.

Coûts

Les coûts d'application de la Loi ont été évalués à 112 291 $ pour la période visée. Ils représentent une partie du salaire de la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, ainsi que les frais de gestion. Cette estimation couvre le traitement direct des demandes et la correspondance connexe avec l'industrie et les différents échelons du gouvernement.

Ce montant ne couvre pas le temps des membres du comité exécutif, des directeurs et des gestionnaires, de même que celui des conseillers juridiques qui sont consultés au sujet des demandes.

2. Plaintes et enquêtes

Aucune plainte n'a été déposée ou n'était en attente de traitement durant l'année 2015-2016.

3. Suivi du temps de traitement

Un suivi du temps requis pour traiter les demandes d'accès est effectué au moyen du système électronique de gestion des demandes d'accès et un rapport hebdomadaire est transmis au vice-président ainsi qu'à d'autres personnes concernées par ces demandes.

4. Sessions de sensibilisation

En plus de la gestion des demandes d'accès à l'information et aux renseignements personnels, la coordonnatrice de l'accès à l'information et des renseignements personnels fournit des conseils et des avis aux employés de l'Agence spatiale canadienne sur l'observation de la Loi. Elle offre des sessions d'information hebdomadaires sur le traitement des demandes d'accès à l'information et des sessions de sensibilisation sur le marquage des documents à l'ASC. Les employés assistent à ces sessions selon leurs besoins.

Au total, une session d'information de groupe a réuni huit employés, tandis que six autres personnes ont reçu une formation individuelle.

Il est d'ailleurs à noter que les politiques et les procédures sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels font partie d'une formation obligatoire en gestion de l'information pour tous les employés de l'ASC.

5. Politiques et procédures

Les politiques et les procédures de l'ASC pour l'application de la Loi sur l'accès à l'information, y compris l'article 67.1, sont publiées sur son intranet. En 2015-2016, aucun changement n'a été apporté à ces documents.

6. Info Source

Le Secrétariat du Conseil du Trésor requiert la mise à jour de la description de tous les fonds de renseignement détenus par l'ASC afin qu'ils soient ajoutés à la publication Info Source. Cette mise à jour est faite annuellement par la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.

La publication Info Source est hébergée sur le site Internet de l'ASC et sa plus récente version peut être consultée à l'adresse www.asc-csa.gc.ca/fra/transparence/aiprp/info-source.asp.

7. Salle de lecture

En plus d'avoir recours à la Loi pour accéder à divers documents, le public est invité à recourir aux mécanismes existants pour obtenir des renseignements détenus par les institutions fédérales. À cette fin, l'ASC a désigné la bibliothèque du siège social de l'ASC à Longueuil comme salle de lecture.

8. Actions

L'ASC, par la voie de son Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, poursuivra son mandat visant à répondre à toutes les demandes d'accès à l'information en conformité avec l'esprit et la lettre de la Loi.

En 2015-2016 l'ASC a mis en ligne sur le site ouvert.canada.ca tous les sommaires des demandes d'accès à l'information qui ont été traitées et mis en œuvre un système de gestion électronique des demandes d'accès à l'information. De plus, l'ASC s'est jointe au portail pangouvernental qui offre aux internautes la possibilité de déposer une demande d'accès à l'information en ligne.

Rapport statistique

Loi sur l'accès à l'information du 1er avril 2015 au 31 mars 2016

Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Nom de l'institution: Agence spatiale canadienne

Période d'établissement de rapport : 2015-04-01 au 2016-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Demandes informelles

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire

2.6.2 Nombre de jours de retard

2.7 Demandes de traduction

Partie 3 - Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

3.2 Durée des prorogations

Partie 4 – Frais

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

Partie 6 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des services juridiques

6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Partie 7 - Plaintes et enquêtes

Partie 8 - Recours judiciaire

Partie 9 - Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

9.1 Coûts

9.2 Ressources humaines

Remarque: Entrer des valeurs à deux décimales.

Délégation de pouvoirs

Loi sur l'accès à l'information

Agence spatiale canadienne

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre d'Industrie Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur

Annexe