Participation d'étudiants canadiens au Congrès international d'astronautique (IAC) 2020

Avis d'offre de participation

Date de publication : 15 janvier 2020

Date limite de soumission : avis d'offre de participation (AOP) annulé

L'Agence spatiale canadienne (ASC) ne reçoit des demandes que lorsque le processus de sélection est ouvert. Cet AOP est actuellement fermé.

Dates importantes :

• IAC 2020 : AOP annulé
  • Date de publication : 15 janvier 2020
  • Date limite de présentation des demandes : AOP annulé
  • Dates de l'IAC : À confirmer
  • Lieu : À confirmer
  • Nombre de bénéficiaires de subvention : jusqu'à 12
  • Financement de l'ASC : 3 600 $/bénéficiaire ainsi qu'un montant supplémentaire de 840 $ si l'étudiant est sélectionné pour participer au Space Generation Congress (SGC)

• IAC 2021 : Fermé
  • Date de publication : À confirmer (décembre 2020/janvier 2021)
  • Date limite de présentation des demandes : À confirmer (mai 2021)
  • Dates de l'IAC : 27 septembre au 1er octobre 2021
  • Lieu : Paris, France
  • Nombre de bénéficiaires de subvention : À confirmer
  • Financement de l'ASC : À confirmer
• IAC 2022 : Fermé
  • Date de publication : À confirmer (décembre 2021/janvier 2022)
  • Date limite de présentation des demandes : À confirmer (mai 2022)
  • Dates de l'IAC : 26 au 30 septembre 2022
  • Lieu : Bakou, Azerbaijan
  • Nombre de bénéficiaires de subvention : À confirmer
  • Financement de l'ASC : À confirmer
• IAC 2023 : Fermé
  • Date de publication : À confirmer (décembre 2022/janvier 2023)
  • Date limite de présentation des demandes : À confirmer (mai 2023)
  • Dates de l'IAC : À confirmer (septembre/octobre 2023)
  • Lieu : À confirmer
  • Nombre de bénéficiaires de subvention : À confirmer
  • Financement de l'ASC : À confirmer
• IAC 2024 : Fermé
  • Date de publication : À confirmer (décembre 2023/janvier 2024)
  • Date limite de présentation des demandes : À confirmer (mai 2024)
  • Dates de l'IAC : À confirmer (septembre/octobre 2024)
  • Lieu : À confirmer
  • Nombre de bénéficiaires de subvention : À confirmer
  • Financement de l'ASC : À confirmer

1. Introduction

Cette année, l'ASC accordera de nouveau des subventions à des étudiants qui désirent participer au IAC 2020 (en anglais seulement) et aux activités organisées par le comité de l'International Space Education Board (ISEB), qui auront lieu à Dubaï, aux ÉAU du 11 au 17 octobre 2020.

IAC 2020 est l'événement mondiale principal de la Fédération internationale d'astronautique (IAF) (en anglais seulement) et représente un excellent point de rencontre pour tous les spécialistes du secteur spatial. Pour les étudiants, c'est une occasion d'en apprendre davantage sur l'avenir de l'industrie spatiale, d'élargir leur réseau professionnel international et de présenter leur recherche au plus haut niveau international.

Dans le cadre de son engagement à soutenir le développement de la prochaine génération de professionnels dans le domaine spatial au Canada, l'ASC invite des étudiants de niveau universitaire (de premier, deuxième ou troisième cycle) à présenter une demande de subvention afin de pouvoir participer à ce congrès.

En plus d'être présents à l'IAC et de participer à des activités commanditées par l'ISEB, certains des demandeurs seront aussi invités à participer au SGC 2020 (en anglais seulement) aussi tenu à Dubaï du 8 au 10 octobre 2020. Ce congrès est organisé par le Space Generation Advisory Council (SGAC) (en anglais seulement), un organisme sans but lucratif qui vise à développer des réseaux entre les étudiants universitaires et les jeunes professionnels du secteur spatial et qui appuie également le programme des Nations Unies sur les applications spatiales. Le nombre d'étudiants qui auront l'occasion de participer au SGC 2020 dépend du nombre de places allouées par le SGAC aux étudiants commandités par l'ASC.

Les demandeurs sélectionnés sous cette initiative pourraient se voir offrir après l'IAC 2020 des stages pour étudiants ou des occasions d'emploi à court terme à l'ASC à la suite de leur participation au congrès.

2. Critères d'admissibilité

Pour présenter une demande de subvention dans le cadre de l'initiative pour la participation des étudiants à l'IAC 2020, les candidats doivent répondre aux critères d'admissibilité suivants :

1. Être citoyen canadien ou résident permanent;
2. Être inscrit à une université canadienne à titre d'étudiant à temps plein (baccalauréat, maîtrise ou doctorat) pour le trimestre d'hiver 2020 (de janvier à avril 2020);
3. Avoir soumis à l'IAF un résumé ou un article en vue d'une présentation dans le cadre d'une session technique ou d'une affiche scientifique pour l'IAC 2020.

Pour plus d'information au sujet de l'IAC 2020 et la façon de soumettre un résumé ou un article, veuillez consulter le site Web suivant : IAC 2020 – Call for Papers (en anglais seulement).

Veuillez noter que la présentation du résumé/de l'article du candidat durant l'IAC (sujet à l'acceptation de l'IAF) ainsi que la participation aux activités organisées par l'ISEB sera obligatoire pour tous les étudiants qui auront été sélectionnés par l'ASC pour la subvention en vertu du présent AOP.

3. Comment présenter une demande

Les candidats doivent compléter les trois étapes suivantes pour présenter leur demande de subvention dans le cadre de l'initiative pour la participation des étudiants à l'IAC 2020 :

1. Télécharger et remplir le formulaire de demande de subvention;
2. Une demande complète doit inclure ce qui suit :
   
   • Un formulaire de demande original, rempli et signé par le demandeur;
   • Une copie de la preuve de citoyenneté (un passeport canadien, par exemple) ou de la carte de résident permanent du demandeur;
   • Une preuve d'inscription de l'étudiant à temps plein dans un programme d'études de premier cycle ou d'études supérieures d'une université canadienne pour le trimestre d'hiver 2020 (p. ex. une lettre d'attestation de l'université);
   • Une lettre de motivation (maximum de 1 000 mots) écrite par le demandeur (consulter la section 4.2 de l'AOP ou l'annexe 1 du formulaire de demande pour connaître les éléments souhaités dans la lettre de motivation);
   • Une lettre de recommandation (maximum de 1 000 mots) de la part d'un professeur titulaire d'un poste du corps professoral à l'université du demandeur (consulter la section 4.2 de l'AOP ou l'annexe 1 du formulaire de demande pour connaître les éléments souhaités dans la lettre de recommandation). La lettre de recommandation doit être un document distinct et elle peut être présentée dans une enveloppe scellée (à la discrétion du professeur); cependant, elle doit être incluse dans le dossier de candidature;
   • Une copie du résumé que le demandeur a soumis à l'IAF pour l'IAC 2020 (pour plus de détails concernant la présentation d'un résumé, veuillez consulter IAC 2020 – Call for Papers [en anglais seulement]);
   • Une copie de la réponse de l'IAF indiquant l'acceptation ou le refus du résumé, de l'article ou de l'affiche, à inclure dans l'envoi avec le formulaire de demande;
   • Le curriculum vitæ du demandeur.
3. Poster la demande à l'ASC à l'adresse ci-dessous :

   Participation des étudiants à l'IAC 2020
   a/s de Natasha Isloor
   Agente de programme, Développement académique
   Agence spatiale canadienne
   6767, route de l'Aéroport
   Saint-Hubert (Québec) J3Y 8Y9

Remarques importantes :

• L'ASC doit recevoir les demandes au plus tard le 14 mai 2020 à 12 h (HE);
• Les remises de demandes en personne ne seront acceptées que durant les heures d'ouverture. Personne n'est disponible pour recevoir les demandes la fin de semaine;
• Les demandes envoyées par courriel seront refusées;
• Les demandes incomplètes pourraient ne pas être prises en considération.

4. Processus d'évaluation

4.1 Admissibilité

Les demandes feront d'abord l'objet d'une évaluation de leur admissibilité par l'ASC afin de vérifier si elles respectent les critères d'admissibilité énumérés à la section 2 de l'AOP. Seules les demandes qui auront satisfait aux critères d'admissibilité continueront d'être examinées.

4.2 Évaluation par l'ASC

Une fois le respect des critères d'admissibilité confirmé, des évaluateurs de l'ASC examineront les demandes présélectionnées à la lumière des critères énumérés ci-après, dans le tableau 1. Les candidats devront fournir les documents appropriés, comme il est indiqué dans la colonne intitulée « Preuves » et demandé à la section 3 de l'AOP afin de démontrer de quelle manière chaque critère d'évaluation est respecté. Seules les demandes ayant obtenu une note minimale de 70 % continueront d'être examinées.

Remarques :

• La note globale, qui correspond au total des notes pour chacun des critères, sera utilisée afin d'établir le classement des demandes.
• L'ASC peut, à sa discrétion, rejeter toute demande n'ayant pas réussi l'évaluation.

4.3 Sélection finale

Pour la sélection finale, l'ASC prendra d'abord en considération les demandeurs affichant le meilleur pointage global. Compte tenu des fonds limités, la priorité sera accordée :

1. Aux étudiants dont le résumé a été sélectionné pour l'IAC 2020 et qui n'ont pas déjà reçu de subvention directement de l'ASC pour participer à une conférence. Si une quantité insuffisante de demandes respecte ces exigences, alors l'ASC prendra aussi en considération :
2. Les étudiants dont le résumé a été sélectionné pour l'IAC 2020 et qui ont déjà reçu une subvention directement de l'ASC pour participer à une conférence. Si une quantité insuffisante de demandes respecte ces exigences, alors l'ASC prendra aussi en considération :
3. Les étudiants dont le résumé n'a pas été sélectionné pour l'IAC 2020 et qui n'ont pas déjà reçu de subvention directement de l'ASC pour participer à une conférence.

Les étudiants peuvent présenter un résumé rédigé de façon collaborative pour recevoir une subvention, cependant, l'ASC n'offrira qu'une seule subvention par résumé.

L'ASC pourrait aussi prendre en considération des facteurs tel qu'une répartition équilibrée des candidats sélectionnés à travers le Canada ainsi qu'une représentation diversifiée qui reflète la représentativité des quatre groupes désignés. À cet égard, l'ASC encourage les demandeurs à indiquer dans le formulaire de demande, de façon volontaire, s'ils font partie de l'un des groupes suivants : les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres de minorités visibles. Veuillez consulter Équité en matière d'emploi pour une définition complète de chacun des groupes.

Certains des étudiants sélectionnés auront l'occasion de participer au SGC 2020. La sélection des étudiants sera basé sur le nombre de places pour étudiants offertes à l'ASC par le SGAC; les demandes les mieux cotés présentés par les étudiants intéressés et sélectionnés seront retenus.

Prenez note que les résultats attribués par le comité d'évaluation de l'initiative pour la participation des étudiants à l'IAC 2020 sont définitifs.

5. Normes de service

Les demandeurs seront informés par courriel des décisions concernant leur demande. L'ASC a élaboré les normes de service suivantes relatives au délai de traitement des demandes, notamment l'accusé de réception, la décision relative au financement et le processus de paiement (voir les dates importantes).

Accusé de réception : L'objectif de l'ASC est d'accuser réception des demandes dans les deux (2) semaines suivant la date limite de soumission de l'AOP.

Décisions : L'objectif de l'ASC est d'informer les candidats dans les dix (10) semaines suivant la date limite de soumission de l'AOP et d'envoyer aux étudiants sélectionnés l'entente de subvention dans les trois (3) semaines après la réponse.

Paiement : L'objectif de l'ASC est d'émettre le paiement dans un délai de quatre (4) semaines qui suivent la réception de l'entente de subvention signée par l'étudiant.

Le respect de ces normes de service est cependant une responsabilité partagée. Les demandeurs doivent fournir tous les documents exigés en temps opportun.

Dates importantes

• 14 mai 2020 : Date limite pour la réception des soumissions à l'ASC;
• 28 mai 2020 : Date limite d'envoi des accusés de réception des soumissions;
• 23 juillet 2020 : Date limite de divulgation des demandeurs sélectionnés pour l'octroi d'une subvention par l'ASC;
• 13 août 2020 : Date limite d'envoi des ententes de subvention aux étudiants sélectionnés par l'ASC.

6. Financement et coûts admissibles

Le montant maximal de chaque subvention est de 3 600 $ pour la participation à l'IAC 2020 et pour les activités organisées par l'ISEB, ainsi qu'une possibilité de 840 $ supplémentaires pour ceux qui seront sélectionnés pour le SGC 2020. Le budget total disponible pour le présent AOP devrait être suffisant pour soutenir environ douze (12) étudiants. L'ASC se réserve le droit de rejeter des demandes ou de réduire le montant d'une subvention, et ce, à son entière discrétion.

Bien que les demandeurs ne soient pas tenus d'indiquer un intérêt à participer au SGC 2020, cet événement est l'occasion idéale pour les étudiants de développer leurs réseaux parmi d'autres étudiants et jeunes professionnels. Les demandeurs qui souhaitent participer au SGC 2020 doivent l'indiquer sur leur formulaire de demande.

Le bénéficiaire devra accepter d'utiliser la subvention accordée pour couvrir (en partie ou en totalité) les coûts associés à sa participation à l'IAC 2020 et, au besoin, au SGC 2020. Le financement devrait servir à payer les dépenses suivantes :

• Le billet d'avion aller-retour entre la ville de départ du bénéficiaire et Dubaï aux ÉAU;
• Les frais d'inscription de l'étudiant à l'IAC 2020;
• L'hébergement à Dubaï, ÉAU durant l'IAC 2020 et, selon le cas, durant le SGC 2020;
• Les frais de déplacement locaux durant l'IAC 2020;
• Les repas durant l'IAC 2020 et, selon le cas, durant le SGC 2020.

Tous les autres coûts dépassant le montant de la subvention octroyée par l'ASC devront être assumés par le bénéficiaire.

7. Entente de subvention

L'ASC et chaque demandeur retenu signeront une entente de subvention. Cette condition doit être respectée pour que l'ASC puisse effectuer le versement. Une telle entente comprendra des conditions concernant la participation obligatoire du bénéficiaire à l'IAC 2020 dans sa totalité, ainsi qu'aux activités obligatoires organisées par l'ISEB, et ce, du 11 au 17 octobre 2020 (inclusivement). Selon le cas, une condition exigeant la participation du bénéficiaire aux activités du SGC 2020 du 8 au 10 octobre 2020 (inclusivement) sera comprise dans l'entente.

7.1 Paiement

Le paiement sera effectué sous forme de paiement unique, comme indiqué dans l'entente de subvention signée. Le bénéficiaire s'engage à informer l'ASC par écrit de tout changement dans les conditions servant à déterminer son admissibilité à la subvention.

7.2 Rapport final

Dans les 30 jours suivant la fin de l'IAC 2020, chaque bénéficiaire devra présenter un rapport à l'ASC en utilisant le modèle que l'ASC rendra disponible à l'avance. Les étudiants qui manqueront à présenter leur rapport à l'intérieur d'un délai raisonnable pourraient ne pas se faire offrir de stage à l'ASC.

8. Confidentialité

L'ASC gère et protège les informations fournies par le demandeur en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l'accès à l'information. En soumettant vos renseignements personnels, vous consentez à leur collecte, leur utilisation et leur divulgation conformément à l'Énoncé de confidentialité qui suit et qui explique comment les renseignements sur le demandeur seront traités.

Les renseignements sont recueillis conformément au Programme global de subventions et contributions de l'ASC à l'appui de la sensibilisation, de la recherche et de l'éducation – volet Recherche (ASC PPU 045) et volet sensibilisation et éducation (ASC PPU 040). Les renseignements personnels seront conservés conformément au calendrier de conservation. Vous pouvez également consulter Info Source pour obtenir des renseignements supplémentaires sur les fonctions, les programmes, les activités et des fonds de renseignements connexes des institutions fédérales visées par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, toute personne peut, sur demande, avoir accès à ses renseignements personnels et demander la correction de ceux-ci.

Les demandeurs doivent également noter que les renseignements relatifs à l'Entente de financement pourraient être divulgués publiquement conformément aux lois, aux politiques et aux directives du gouvernement du Canada.

Pour plus d'informations concernant le présent énoncé, veuillez communiquer avec :

9. Symposium E2

Symposium E2 est une compétition internationale d'étudiants qui a lieu dans le cadre de l'IAC et dans laquelle les étudiants de premier cycle et d'études supérieures (de 28 ans ou moins) présentent un article technique sur un projet dans le domaine des sciences spatiales, de l'industrie spatiale ou de la technologie spatiale.

Deux étudiants commandités par l'ASC seront invités à participer à cet événement. Les demandeurs peuvent, de façon volontaire, indiquer dans leur formulaire de demande (section G) s'ils souhaitent participer à cet événement. Si le nombre de demandeurs souhaitant y participer excède la quantité de places offertes, les étudiants devront alors soumettre une courte vidéo YouTube à l'ASC dans laquelle ils parleront de leurs recherches et expliqueront pourquoi ils devraient être sélectionnés pour la compétition. Ce processus informel de sélection aura lieu en août 2020.

Remarques importantes :

• La réponse à cette question n'aura pas d'incidence sur l'évaluation de la demande du demandeur.
• La participation à l'activité Symposium E2 n'engagera pas de coûts supplémentaires, c'est pourquoi aucun support financier additionnel ne sera offert au bénéficiaire;
• Dans le cas d'un conflit d'horaire entre l'activité Symposium E2 et la présentation technique de l'étudiant, il est de la responsabilité de l'étudiant de mettre en priorité la présentation technique.

10. Activités de sensibilisation

À leur retour, les demandeurs sélectionnés pour participer à l'IAC 2020 sont encouragés à participer à des activités de sensibilisation afin de partager leur expérience avec d'autres étudiants. Les demandeurs peuvent consulter la section J du formulaire de demande pour indiquer leur intérêt, s'ils sont sélectionnés, à participer à des activités de sensibilisation à leur retour.

Remarque importante :

• La réponse à cette question n'a pas d'incidence sur l'évaluation de la demande du demandeur.

11. Renseignements supplémentaires

1. Il est conseillé aux bénéficiaires de consulter leur fournisseur d'assurances (de voyage, médicales et autres) afin de vérifier l'étendue de leur couverture en matière de voyage à l'étranger et leur participation à l'IAC 2020. L'ASC ne fournira aucune protection à cet égard.
2. Il est aussi conseillé aux bénéficiaires de s'assurer d'avoir en leur possession tous les documents requis (un passeport ou un visa valide, selon le besoin) pour entrer aux ÉAU et que ces documents respectent les normes pour l'entrée et la sortie du pays. Pour plus de détails, consulter le site Web des Conseils et avertissements de voyage du Gouvernement du Canada.
3. L'IAC 2020, le SGC 2020, ainsi que les activités organisées par l'ISEB auront principalement lieu au Dubaï World Trade Center (DWTC) (en anglais seulement) ou à proximité.
4. Le bénéficiaire a l'entière responsabilité de planifier et de réserver ses arrangements de voyage, tant à l'étranger que localement.
5. Il lui incombe aussi de faire ses réservations pour l'hébergement. À cet effet, l'ASC fournira aux bénéficiaires le nom d'un hôtel où, pour une durée limitée, des chambres seront gardées disponibles pour les étudiants commandités par l'ASC.
6. Veuillez consulter le site Web officiel de l'IAC 2020 (en anglais seulement) pour obtenir de plus amples renseignements sur le programme technique de l'IAC.

12. Foire aux questions (FAQ)

Si cela s'avère nécessaire, il appartient au demandeur d'obtenir des précisions sur les exigences contenues dans la présente initiative avant de transmettre sa demande.

Pour toute question, les demandeurs doivent utiliser l'adresse de courriel générique suivante : stedia-dstemu@asc-csa.gc.ca. Les questions et les réponses liées au présent AOP seront affichées sur le site Web de l'ASC sous la rubrique « Foire aux questions » de l'AOP. L'ASC répondra aux questions reçues au plus tard à 17 h (HE) le 30 avril 2020.