Participation d'étudiants canadiens à l'Assemblée scientifique de 2020 du Comité pour la Recherche spatiale (COSPAR)

Avis d'offre de participation

Date de publication : 13 janvier 2020

Date limite de soumission : 28 février 2020

1. Introduction

Cette année, l'Agence spatiale canadienne (ASC) offrira des subventions à des étudiants qui souhaitent participer à la 43e édition de l'Assemblée scientifique du Comité pour la Recherche spatiale (COSPAR) (COSPAR 2020 [en anglais seulement]) qui se tiendra à Sydney en Australie du 16 août au 21 août 2020.

L'objectif du COSPAR est de promouvoir la recherche scientifique dans l'espace à l'échelle internationale, l'accent étant mis sur l'échange de résultats, d'information et d'opinions. De plus, le COSPAR vise à offrir à tous les scientifiques un forum ouvert à la discussion concernant des problèmes qui pourraient perturber la recherche scientifique dans le domaine spatial. COSPAR 2020 offrira aux étudiants l'occasion unique d'approfondir leurs connaissances en matière de sciences spatiales, d'élargir leur réseau international et de présenter leur recherche, et ce, dans le contexte d'un forum bien établi et prestigieux qui est fréquenté par un auditoire de renom.

Dans le cadre de son engagement à soutenir le développement de la prochaine génération de professionnels dans le domaine spatial au Canada, l'ASC invite les étudiants de niveau universitaire (de deuxième ou troisième cycle) à présenter une demande de subvention afin de pouvoir participer à cette assemblée.

2. Critères d'admissibilité

Pour présenter une demande de subvention dans le cadre de l'initiative pour la participation des étudiants à COSPAR 2020, les candidats doivent répondre aux critères d'admissibilité suivants :

1. Être citoyen canadien ou résident permanent;
2. Être inscrit à une université canadienne à titre d'étudiant à temps plein (programme de deuxième ou de troisième cycle) pour le trimestre d'hiver 2020 (de janvier à avril 2020);
3. Avoir soumis un résumé au COSPAR (en anglais seulement) pour un événement d'une Commission scientifique à COSPAR 2020.

3. Comment présenter une demande

Les candidats doivent compléter les trois étapes suivantes pour présenter leur demande de subvention dans le cadre de l'initiative pour la participation des étudiants à COSPAR 2020 :

1. Télécharger et remplir le formulaire de demande;
2. Une demande complète doit inclure ce qui suit :
   
   • Un formulaire de demande original, rempli et signé par le demandeur;
   • Une copie de la preuve de citoyenneté (un passeport canadien, par exemple) ou de la carte de résident permanent du demandeur;
   • Une preuve d'inscription de l'étudiant à temps plein dans un programme d'études supérieures d'une université canadienne pour le trimestre d'hiver 2020 (p. ex. une lettre d'attestation de l'université);
   • Une lettre de motivation (maximum de 1 000 mots) écrite par le demandeur (consulter la section 4.3 de l'avis d'offre de participation (AOP) ou l'annexe 1 du formulaire de demande pour connaître les éléments souhaités dans la lettre de motivation);
   • Une lettre de recommandation (maximum de 1 000 mots) de la part d'un professeur titulaire d'un poste du corps professoral à l'université du demandeur (consulter la section 4.3 de l'AOP ou l'annexe 1 du formulaire de demande pour connaître les éléments souhaités dans la lettre de recommandation). La lettre de recommandation doit être un document distinct et elle peut être présentée dans une enveloppe scellée (à la discrétion du professeur); cependant, elle doit être incluse dans le dossier de candidature;
   • Une copie du résumé que le demandeur a soumis au COSPAR pour COSPAR 2020 (pour plus de détails concernant la présentation d'un résumé, veuillez consulter COSPAR Abstract Submission [en anglais seulement]);
   • Le curriculum vitæ du demandeur.
3. Postez votre demande à l'ASC à l'adresse ci-dessous :

   Participation des étudiants à COSPAR 2020
   a/s de Natasha Isloor
   Agente de programme, Développement académique
   Agence spatiale canadienne
   6767, route de l'Aéroport
   Saint-Hubert (Québec) J3Y 8Y9

Remarques importantes :

• L'ASC doit recevoir les demandes au plus tard le vendredi 28 février 2020 à 12 h (HE);
• Les remises de demandes en personne ne seront acceptées que durant les heures d'ouverture. Personne n'est disponible pour recevoir les demandes la fin de semaine;
• Les demandes envoyées par courriel seront refusées;
• Les demandes incomplètes pourraient ne pas être prises en considération.

4. Processus d'évaluation

4.1 Acceptation ou refus des résumés par COSPAR

Pour être admissible à une subvention prévue dans le cadre de l'initiative pour la participation des étudiants à COSPAR 2020, le demandeur doit avoir soumis un résumé au COSPAR pour un événement d'une Commission scientifique. Le 15 avril 2020, le Secrétariat de l'Assemblée du COSPAR présentera directement à l'ASC une liste des résumés acceptés et refusés. Ces renseignements sont requis pour permettre à l'ASC de compléter le processus d'évaluation (consulter la section 4.3 de l'AOP et l'annexe 1 du formulaire de demande).

4.2 Admissibilité

Les demandes feront d'abord l'objet d'une évaluation de leur admissibilité par l'ASC afin de vérifier si elles respectent les critères d'admissibilité énumérés à la section 2 de l'AOP. Seules les demandes qui auront satisfait aux critères d'admissibilité continueront d'être examinées.

4.3 Évaluation par l'ASC

Une fois le respect des critères d'admissibilité confirmé, des évaluateurs de l'ASC examineront les demandes présélectionnées à la lumière des critères énumérés ci-après, dans le tableau 1. Les candidats devront fournir les documents appropriés, comme il est indiqué dans la colonne intitulée « Preuves » et demandé à la section 3 de l'AOP afin de démontrer de quelle manière chaque critère d'évaluation est respecté. Seules les demandes ayant obtenu une note minimale de 70 % continueront d'être examinées.

Remarques :

• La note globale, qui correspond au total des notes pour chacun des critères, sera utilisée afin d'établir le classement des demandes.
• L'ASC peut, à sa discrétion, rejeter toute demande n'ayant pas réussi l'évaluation.

4.4 Sélection finale

Pour la sélection finale, l'ASC prendra d'abord en considération les demandeurs affichant le meilleur pointage global. Compte tenu des fonds limités, la priorité sera accordée :

1. Aux étudiants dont le résumé a été sélectionné pour COSPAR 2020 et qui n'ont pas déjà reçu de subvention directement de l'ASC pour participer à une conférence. Si une quantité insuffisante de demandes respecte ces exigences, alors l'ASC prendra aussi en considération :
2. Les étudiants dont le résumé a été sélectionné pour COSPAR 2020 et qui ont déjà reçu une subvention directement de l'ASC pour participer à une conférence. Si une quantité insuffisante de demandes respecte ces exigences, alors l'ASC prendra aussi en considération :
3. Les étudiants dont le résumé n'a pas été sélectionné pour COSPAR 2020 et qui n'ont pas déjà reçu de subvention directement de l'ASC pour participer à une conférence.

Les étudiants peuvent présenter un résumé rédigé de façon collaborative pour recevoir une subvention, cependant, l'ASC n'offrira qu'une seule subvention par résumé.

L'ASC pourrait aussi prendre en considération des facteurs tel qu'une répartition équilibrée des candidats sélectionnés à travers le Canada ainsi qu'une représentation diversifiée qui reflète la représentativité des quatre groupes désignés. À cet égard, l'ASC encourage les demandeurs à indiquer dans le formulaire de demande, de façon volontaire, s'ils font partie de l'un des groupes suivants : les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres de minorités visibles. Veuillez consulter le site Équité en matière d'emploi pour une définition complète de chacun des groupes.

Prenez note que les résultats attribués par le comité d'évaluation de l'initiative pour la participation des étudiants à COSPAR 2020 sont définitifs.

5. Normes de service

Les demandeurs seront informés par courriel des décisions concernant leur demande. L'ASC a élaboré les normes de service suivantes relatives au délai de traitement des demandes, notamment l'accusé de réception, la décision relative au financement et le processus de paiement (voir les dates importantes).

Accusé de réception : L'objectif de l'ASC est d'accuser réception des demandes dans les deux (2) semaines suivant la date limite de soumission de l'AOP.

Décisions : L'objectif de l'ASC est d'informer les candidats dans les dix (10) semaines suivant la date limite de soumission de l'AOP et d'envoyer aux étudiants sélectionnés l'entente de subvention dans les trois (3) semaines après la réponse.

Paiement : L'objectif de l'ASC est d'émettre le paiement dans un délai de quatre (4) semaines qui suivent la réception de l'entente de subvention signée par l'étudiant.

Le respect de ces normes de service est cependant une responsabilité partagée. Les demandeurs doivent fournir tous les documents exigés en temps opportun.

Dates importantes

• 28 février 2020 : Date limite pour la réception des soumissions à l'ASC;
• 13 mars 2020 : Date limite d'envoi des accusés de réception des soumissions;
• 8 mai 2020 : Date limite de divulgation des demandeurs sélectionnés pour l'octroi d'une subvention par l'ASC;
• 29 mai 2020 : Date limite d'envoi des ententes de subvention aux étudiants sélectionnés par l'ASC.

6. Financement et coûts admissibles

Le montant maximal de chaque subvention est de 4 510 $. Le budget total disponible du présent AOP devrait suffire au soutien d'un maximum de onze (11) étudiants. L'ASC se réserve le droit de rejeter des demandes ou de réduire le montant d'une subvention, et ce, à son entière discrétion.

Le bénéficiaire devra accepter d'utiliser la subvention accordée pour couvrir (en partie ou en totalité) les coûts associés à sa participation à COSPAR 2020. Le financement devrait servir à payer les dépenses suivantes :

• Le billet d'avion aller-retour entre la ville de départ du bénéficiaire et Sydney en Australie;
• Les frais d'inscription de l'étudiant à COSPAR 2020;
• L'hébergement à Sydney en Australie pour la durée de COSPAR 2020;
• Les frais de déplacement locaux durant COSPAR 2020;
• Les repas durant COSPAR 2020 et durant les déplacements entre la ville de départ et Sydney en Australie.

Tous les autres coûts dépassant le montant de la subvention octroyée par l'ASC devront être assumés par le bénéficiaire.

Chaque bénéficiaire recevra :

• 290 $ par nuitée^{Note de bas de page 1} durant son séjour à Sydney en Australie afin de couvrir son hébergement, ses déplacements locaux et ses repas (un minimum de 3 nuits et un maximum de 9 nuits entre le 14 et le 23 août 2020 pour un maximum de 2 610 $); et
• Un forfait de 1 900 $ pour toutes les autres dépenses (billets d'avion, frais d'inscription, repas durant les déplacements et l'aller-retour à l'aéroport).

7. Entente de subvention

L'ASC et chaque demandeur retenu signeront une entente de subvention. Cette condition doit être respectée pour que l'ASC puisse effectuer le versement. Une telle entente comprendra des conditions concernant la participation obligatoire du bénéficiaire aux activités prévues au sein de la Commission scientifique dans laquelle leur recherche sera présentée à COSPAR 2020, à moins de présenter d'avance des justifications valables à l'ASC.

7.1 Paiement

Le paiement sera effectué sous forme de paiement unique, comme indiqué dans l'entente de subvention signée. Le bénéficiaire s'engage à informer l'ASC par écrit de tout changement dans les conditions servant à déterminer son admissibilité à la subvention.

7.2 Rapport final

Dans les 30 jours suivant la fin de COSPAR 2020, chaque bénéficiaire devra présenter un rapport à l'ASC en utilisant le modèle que l'ASC rendra disponible à l'avance.

8. Confidentialité

L'ASC gère et protège les informations fournies par le demandeur en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l'accès à l'information. En soumettant vos renseignements personnels, vous consentez à leur collecte, leur utilisation et leur divulgation conformément à l'Énoncé de confidentialité qui suit et qui explique comment les renseignements sur le demandeur seront traités.

Les renseignements sont recueillis conformément au Programme global de subventions et contributions de l'ASC à l'appui de la sensibilisation, de la recherche et de l'éducation – volet Recherche (ASC PPU 045) et volet sensibilisation et éducation (ASC PPU 040). Ces renseignements seront utilisés à des fins d'administration et d'évaluation des demandes. Les renseignements personnels seront conservés conformément au calendrier de conservation. Vous pouvez également consulter Info Source pour obtenir des renseignements supplémentaires sur les fonctions, les programmes, les activités et des fonds de renseignements connexes des institutions fédérales visées par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, toute personne peut, sur demande, avoir accès à ses renseignements personnels et demander la correction de ceux-ci.

Les demandeurs doivent également noter que les renseignements relatifs à l'Entente de financement pourraient être divulgués publiquement conformément aux lois, aux politiques et aux directives du gouvernement du Canada.

Pour plus d'informations concernant le présent énoncé, veuillez communiquer avec :

9. Activités de sensibilisation

À leur retour, les demandeurs sélectionnés pour participer à COSPAR 2020 sont encouragés à participer à des activités de sensibilisation afin de partager leur expérience avec d'autres étudiants. Les demandeurs peuvent consulter la section J du formulaire de demande pour indiquer leur intérêt, s'ils sont sélectionnés, à participer à des activités de sensibilisation à leur retour.

Remarque importante :

• La réponse à cette question n'a pas d'incidence sur l'évaluation de la demande du demandeur.

10. Renseignements supplémentaires

1. Il est conseillé aux bénéficiaires de consulter leur fournisseur d'assurances (de voyage, médicales et autres) afin de vérifier l'étendue de leur couverture en matière de voyage à l'étranger et leur participation à COSPAR 2020. L'ASC ne fournira aucune protection à cet égard.
2. Il est aussi conseillé aux bénéficiaires de s'assurer d'avoir en leur possession tous les documents requis (un passeport ou un visa valide, selon le besoin) pour entrer en Australie, et que ces documents respectent les normes pour l'entrée et la sortie du pays. Pour plus de détails, consulter le site Web du ministère des Affaires étrangères du Canada.
3. COSPAR 2020 aura lieu au Centre de congrès international à Sydney en Australie.
4. Le bénéficiaire a l'entière responsabilité de planifier et de réserver ses arrangements de voyage, tant à l'étranger que localement. Pour l'hébergement, le bénéficiaire peut consulter le site Web de COSPAR 2020 (en anglais seulement) pour des options à rabais.
5. Veuillez consulter le site Web officiel de COSPAR 2020 (en anglais seulement) pour obtenir de plus amples renseignements sur le programme scientifique de COSPAR.

11. Foire aux questions (FAQ)

Si cela s'avère nécessaire, il appartient au demandeur d'obtenir des précisions sur les exigences contenues dans la présente initiative avant de transmettre sa demande.

Pour toute question, les demandeurs doivent utiliser l'adresse de courriel générique suivante : stedia-dstemu@asc-csa.gc.ca. Les questions et les réponses liées au présent AOP seront affichées sur le site Web de l'ASC sous la rubrique « Foire aux questions » de l'AOP. L'ASC répondra aux questions reçues au plus tard à 17 h (HE) le 14 février 2020.