Résumé exécutif Campagne de recrutement des astronautes 2016

Amendement au Rapport d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de 2008

Introduction

1. À propos de la Campagne de recrutement

   La Campagne de recrutement des astronautes de 2016 (CRA 2016) est la quatrième organisée par l'Agence spatiale canadienne (ASC). Elle consiste en la tenue des activités nécessaires à la sélection des prochains astronautes canadiens. En tout, le Canada a recruté 12 astronautes au cours des trois campagnes précédentes: 8 de ces personnes ont participé à 16 missions spatiales.

   Les astronautes canadiens soutiennent les missions spatiales en cours et se préparent à de futures missions en suivant des formations. Leur travail se déroule principalement au Centre spatial Johnson de la NASA, à Houston, au Texas. Toutefois, ils reviennent périodiquement au Canada pour participer à diverses activités et encourager les jeunes Canadiens à poursuivre leurs études dans les domaines des sciences, de la technologie, de l'ingénierie et des mathématiques.

   L'actuel corps des astronautes canadiens, formé lors de la dernière campagne de 2008, compte présentement deux personnes, soit Jeremy Hansen et David Saint-Jacques. Le prochain astronaute à se rendre à la Station spatiale internationale sera David Saint-Jacques en 2018.

   La CRA 2016 est donc une activité qui permettra à l'ASC de répondre à ses obligations opérationnelles et de recruter deux nouveaux astronautes en prévision de leur participation à la formation de base des candidats-astronautes (ASCAN) de la NASA qui débutera en août 2017.

2. Objectifs de l'évaluation des risques relatifs à la vie privée

   Toutes les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels qui créent, parrainent ou financent des programmes, des projets ou des initiatives qui impliquent la collecte, l'utilisation ou le partage de renseignements personnels sont responsables de réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). La Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) appuie les institutions dans cette activité.

   La présente EFVP doit être lue de concert avec le Rapport d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée / Recrutement des astronautes – 2008 en raison du fait qu'elle se veut un amendement de celle-ci. Cette EFVP avait été réalisée lors de la tenue de la campagne de recrutement d'astronautes de 2008.

   Les objectifs du présent EFVP sont les suivants :

   • De faire état des changements qui ont mené à l'amendement de l'EFVP antérieure;
   • De résumer les activités de la CRA 2016;
   • De fournir une analyse des questions de protection de la vie privée à toutes les étapes du projet de la CRA 2016;
   • De démontrer que les résultats de cette EFVP ont cerné et réglé de façon adéquate les problèmes touchant au respect de la vie privée;
   • De créer un fichier de renseignements personnels portant sur les activités visant le recrutement des astronautes.

3. Protection des renseignements personnels

   Une atteinte à la vie privée suppose la collecte, l'usage, la communication, la conservation ou le retrait inapproprié ou non autorisé de renseignements personnels. L'activité ayant donné lieu à la présente EFVP n'est pas nouvelle en soi. En effet, trois campagnes de recrutement ont eu lieu depuis la fondation de l'ASC. Qui plus est, les mêmes renseignements personnels sont colligés depuis les deux dernières campagnes.

   En 2008 lors de la campagne de recrutement précédente, une nouvelle EFVP des facteurs relatifs à la vie privée avait été produite. Puisque l'activité de recrutement de 2016 a connu quelques changements aux moyens de collecte et de transmission de données, il a été statué par le SCT que ceci représentait des changements majeurs à l'activité et que des modifications devaient être apportées à l'EFVP antérieure.

   Comme précisé, cet amendement est dû essentiellement à l'utilisation du Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP) de la Commission de la fonction publique (CFP) et du Système d'information de santé des Forces canadiennes de la Défense nationale pour sauvegarder les informations de nature médicale des candidats. Ces deux systèmes ont déjà fait l'objet d'évaluations lors de leur création. Les EFVP de ces systèmes peuvent être consultées ici :

   • Système de ressourcement de la fonction publique, addendum sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (CFP)
   • Système d'information de santé des Forces canadiennes (DND)

4. Constatations et conclusions

   Le présent EFVP a permis d'établir que les renseignements personnels sont maintenant colligés et enregistrés par le biais de deux nouveaux systèmes électroniques. Ces systèmes, relevant de deux ministères partenaires à la CRA 2016, ont déjà été eux-mêmes évalués afin d'en déterminer les risques d'atteintes à la vie privée.

   Pour sa part, l'ASC a mis en œuvre et a maintenu au fil des années des procédures et des contrôles suffisants pour garder au minimum la possibilité d'atteinte à la vie privée en lien avec l'activité de recrutement des astronautes. Donc, la présente analyse des risques, les conclusions des EFVP des systèmes tenus par la CFP et de DND, de concert avec les Lignes directrices de l'Agence spatiale canadienne (ASC) sur les atteintes à la vie privée et le Protocole de protection des renseignements personnels de l'Agence spatiale canadienne nous permettent d'évaluer que le risque d'atteinte à la vie privée dans le cadre de cette activité est négligeable au même titre que les autres activités exercées par l'ASC le sont.

   L'Agence et ses partenaires ont mis en place les outils et les politiques nécessaires à une collecte, une utilisation, une conservation et une destruction en respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En plus d'avoir accès à un nouveau fichier qui précise les renseignements personnels retenus dans le cadre des activités de la campagne, les candidats peuvent aussi exercer leur droit d'obtenir leurs propres renseignements personnels et d'en demander la correction au besoin.

5. Nouveau fichier de renseignements personnels

   Tel que mentionné, l'ASC a créé et enregistré auprès du SCT un nouveau fichier de renseignements personnels pour l'activité de recrutement.

   • Recrutement des astronautes
     Description : Ce fichier décrit des renseignements personnels nécessaires à l'administration des campagnes de recrutement des astronautes de l'Agence spatiale canadienne. Les renseignements personnels peuvent inclure : nom, adresse, coordonnées, renseignements biographiques, renseignements médicaux, renseignements académiques, renseignements liés aux résultats de tests et évaluations.
     Catégorie de personnes : Candidats astronautes et astronautes canadiens.
     But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur l'Agence spatiale canadienne et de ses articles 16. (2), (3) et (4) qui représentent les fondements juridiques permettant à l'Agence d'entreprendre cette activité de recrutement.
     Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués à des fins de sélection des astronautes canadiens, de sécurité ou de communication. Les renseignements personnels peuvent aussi être partagés avec le ministère de la Défense nationale (DND PPE 810 et DND PPE 811) puis la Commission de la fonction publique (CFP PCU 025).
     Normes de conservation et de destruction : Les documents seront conservés pendant deux années après la dernière modification administrative.
     No. ADD : AD 2017/003
     Renvoi au document no. : ASC SEC 030, ASC SEC 025
     Enregistrement (SCT) : 20170148
     Numéro de fichier : ASC PPU 040