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Comité consultatif des sciences du système Terre

Statuts

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Introduction

Le Comité consultatif des sciences du système Terre (COSST) est l'un des comités consultatifs chargés de fournir des conseils indépendants à l'Agence spatiale canadienne (ASC) sur ses disciplines scientifiques, leurs programmes et leurs applications. Comme son nom l'indique, le COSST s'intéresse aux sciences du système Terre, une approche visant l'étude multidisciplinaire de la Terre en tant que système. Cette approche consiste à étudier les processus et les interactions entre l'hydrosphère, la cryosphère, la biosphère et la géosphère ainsi que leur influence sur l'atmosphère. L'impact de l'activité humaine est implicitement inclus dans toutes ces sphères.

Les coprésidents du COSST se coordonnent avec ceux des autres comités consultatifs scientifiques de l'ASC tel qu'il est exigé par le Comité consultatif mixte des sciences spatiales (CCMSS) afin d'assurer une communication adéquate sur les sujets d'intérêt commun.

Mandat

Le COSST fournit des conseils sur les priorités des disciplines ayant un lien avec les politiques et stratégies du gouvernement du Canada, sur les appels à la communauté scientifique ainsi que sur les opportunités découlant des programmes et infrastructures nationaux et internationauxNote de bas de page 1.

Le COSST guide l'élaboration et soutient la planification, la validation et la mise à jour de la feuille de route de la communauté canadienne des sciences du système Terre. Il informe aussi l'ASC des retombées et de l'efficacité des programmes et initiatives de sciences du système Terre de l'Agence, si la Direction des sciences du système Soleil-Terre de l'ASC le juge nécessaireNote de bas de page 2.

Le COSST assure la liaison entre la communauté canadienne des sciences du système Terre et l'ASC.

Gouvernance

Le COSST soutient la Direction des sciences du système Soleil-Terre de l'ASC.

Les membres votants sont les membres externes, y compris ceux en début de carrière. Les membres de l'ASC et les membres d'office n'ont pas le droit de vote. Voir la section « Composition » pour plus de détails.

La prise de décisions au COSST se fait généralement par consensus. Lorsque le consensus n'est pas atteint, on procède à un vote à la majorité simple.

Pour tenir une réunion du COSST, il faut atteindre le quorum des deux tiers des membres votants, y compris soit le coprésident externe, soit le vice-président externe.

Membres du COSST

Composition

Le comité est constitué de sorte à assurer une représentation équitable des cinq sphères et de la communauté canadienne des sciences du système Terre.

Le comité comprend les postes suivants :

Tableau 1 : Membres du COSST
Catégorie Rôle Direction Votant
Externe Coprésident Oui Oui
Vice-président Oui Oui
Membre (Sphère 1 – Hydrosphère) - Oui
Membre (Sphère 2 – Cryosphère) - Oui
Membre (Sphère 3 – Biosphère) - Oui
Membre (Sphère 4 – Géosphère) - Oui
Membre (Sphère 5 – Influence sur l'atmosphère) - Oui
Externe (début de carrière) Membre (Sphère 1 – Hydrosphère) - Oui
Membre (Sphère 2 – Cryosphère) - Oui
Membre (Sphère 3 – Biosphère) - Oui
Membre (Sphère 4 – Géosphère) - Oui
Membre (Sphère 5 – Influence sur l'atmosphère) - Oui
ASC Coprésident Oui -
Secrétaire Oui -
Analyste scientifique - -
Observateurs - -
Membre d'office Membres d'office - -

Les trois catégories de membres sont les suivantes.

  • Membres externes : Cinq (5) membres externes, représentant les cinq sphères des sciences du système Terre, dont deux (2) occupent les fonctions de coprésident et de vice-président. Tous les membres externes sont des membres votants. Les membres externes sont proposés par un comité des candidatures (voir plus loin) et désignés par l'ASC en fonction de leur expertise et de leur expérience, et des principes d'équité, de diversité et d'inclusion (EDI)Note de bas de page 3.
  • Membres externes en début de carrièreNote de bas de page 4 : Jusqu'à cinq (5) membres externes en début de carrière, représentant les cinq (5) sphères des sciences du système Terre. Tous les membres externes en début de carrière sont des membres votants. Les membres externes en début de carrière sont proposés par un comité des candidatures (voir plus loin) et désignés par l'ASC en fonction de leur expertise et de leur expérience, et des principes d'EDI.
  • Membres de l'ASC : Les membres de l'ASC incluent un coprésident, un secrétaire, un analyste scientifique et un nombre indéterminé d'observateurs. Les membres de l'ASC n'ont pas le droit de vote. Tous les membres de l'ASC sont désignés par l'ASC. La sélection des membres sera guidée par l'expertise, les considérations opérationnelles et les principes d'EDI.
    • Analyste scientifique : Membre du personnel de l'ASC nommé par la Direction des sciences du système Soleil-Terre de l'ASC. L'analyste scientifique :
      • fournit en temps opportun des analyses de fond faisant autorité ainsi que de l'information aux membres du COSST pour les aider à réaliser leur mandat et à faire leur travail, en particulier au moment d'élaborer la feuille de route de la communauté canadienne des sciences du système Terre;
      • soutient les activités de collecte d'information auprès des experts des parties intéressées externes;
      • effectue des examens, des analyses, des évaluations des besoins ou des synthèses des connaissances en soutien aux objectifs du COSST.

Comité de direction

Le comité de direction est essentiel pour assurer le fonctionnement efficace et le succès des activités du COSST. Il est formé du coprésident externe, du coprésident de l'ASC, du vice-président externe et du secrétaire de l'ASC.

  • Coprésident externe : Désigné par le COSST parmi les membres externes et retenu par consensus des membres externes. Le mandat prévu est de deux (2) ans. Le coprésident externe :
    • dirige les activités du comité, établit une orientation, les objectifs et les priorités, et s'assure de l'efficacité du comité;
    • facilite l'atteinte des consensus et l'élaboration de recommandations, et aide à résoudre les problèmes au sein du comité;
    • établit l'ordre du jour des rencontres conjointement avec le coprésident de l'ASC, et est responsable, avec le vice-président externe, de la logistique des rencontres tenues ailleurs qu'à l'ASC;
    • facilite les consultations avec la communauté canadienne des sciences du système Terre, en collaboration avec le vice-président externe;
    • représente le comité au sein des comités consultatifs qui s'intéressent à la communauté spatiale élargie, tel que le CCMSS.
  • Coprésident de l'ASC : Désigné par la Direction des sciences du système Soleil-Terre de l'ASC parmi les membres de l'ASC. Le coprésident de l'ASC :
    • assure la liaison entre le comité et l'ASC (en particulier avec la Direction des sciences du système Soleil-Terre de l'ASC) et s'assure que le travail du comité s'aligne avec les objectifs de l'ASC;
    • établit l'ordre du jour des rencontres conjointement avec le coprésident externe et est responsable de la logistique des rencontres tenues au siège de l'ASC ainsi que des rencontres virtuelles;
    • aide à coordonner les activités des membres du comité en lien avec les sous-comités ou les groupes de travail sur des questions précises, et facilite la participation des parties intéressées.
  • Vice-président externe : Désigné par le COSST parmi les membres externes et retenu par consensus des membres externes. Le mandat prévu est de deux (2) ans. Le vice-président externe :
    • assiste le coprésident dans son travail;
    • coordonne les activités des membres du comité en lien avec les sous-comités ou les groupes de travail sur des questions précises;
    • aide le coprésident de l'ASC à s'occuper de la logistique des rencontres tenues ailleurs qu'à l'ASC;
    • facilite les consultations avec la communauté canadienne des sciences du système Terre, en collaboration avec le coprésident externe;
    • remplace le coprésident externe aux réunions des autres comités consultatifs de l'ASC quand ce dernier n'est pas disponible.
  • Secrétaire de l'ASC : Désigné par la Direction des sciences du système Soleil-Terre de l'ASC parmi les membres de l'ASC. Le secrétaire de l'ASC :
    • voit au bon déroulement des activités du comité et s'assure que les décisions, recommandations et mesures à prendre sont bien documentées, conservées et accessibles aux parties intéressées;
    • consigne les présences, rédige les procès-verbaux et maintient un registre permanent des activités du comité ainsi qu'une liste des sous-comités et des parties intéressées;
    • fait un suivi sur les mesures proposées et assignées pendant les rencontres pour s'assurer qu'elles ont été prises; tient le comité informé des échéances et responsabilités importantes;
    • transmet l'information aux membres du comité et aux parties intéressées, et travaille avec le personnel des Communications de l'ASC pour publier la documentation, s'il y a lieu, sur le site Web du gouvernement du Canada;
    • fournit un soutien administratif et logistique pour préparer les lieux de rencontres, et voit à la planification des ateliers, conférences et autres rendez-vous d'envergure.

Membres d'office

Les membres d'office, selon leur champ d'expertise respectif, assurent la représentation des programmes des parties intéressées, des comités thématiques, des groupes de travail ou des spécialistes et contribuent ainsi à l'efficacité et à la pertinence du comité.

  • Membre d'office : Proposé par le COSST et désigné par l'ASC pour apporter une expertise et une expérience que le comité ne pourrait obtenir autrement. Les membres d'office n'ont pas le droit de vote.

Comité des candidatures

Le comité des candidatures est désigné par la Direction des sciences du système Soleil-Terre de l'ASC et formé des membres de l'ASC, d'anciens membres du COSST et d'experts externes intéressés. Le comité des candidatures est composé de quatre à huit membres ayant la tâche de proposer les candidats les plus qualifiés, impartiaux et diversifiés du domaine des sciences du système Terre à partir d'une liste de candidats externes créée à la suite d'un appel de candidatures ouvert. Le comité peut être mis sur pied dès qu'il est nécessaire de désigner de nouveaux membres du COSST. Toutefois, si un membre part avant la fin de son mandat, l'ASC peut le remplacer par un candidat du bassin établi à partir de l'appel de candidatures le plus récent. Le comité de nomination peut suggérer à la Direction des Sciences du Système Soleil-Terre de l'ASC jusqu'à trois (3) candidats qualifiés par sphère, y compris un candidat en début de carrière (optionnel).

Les membres potentiels sont proposés conformément aux critères établis par le comité des candidatures et aux lignes directrices de l'ASC relatives aux comités des candidatures. Les critères doivent refléter la diversité de la communauté (p. ex. milieu universitaire/industrie/gouvernement, enseignement/recherche/gestion, représentation géographique canadienne, diversité linguistique, stade de carrière, femmes/Autochtones/personnes en situation de handicap/personnes issues d'une minorité visible), et représenter autant de disciplines des sciences du système Terre que possible.

Sélection des candidats

Les candidats externes sont désignés par la Direction des sciences du système Soleil-Terre de l'ASC selon les recommandations du comité des candidatures.

Tous les membres doivent se soumettre à une enquête de sécurité et obtenir la cote de fiabilité avant leur nomination. Cette enquête est requise par l'ASC afin de permettre l'échange d'information gouvernementale (jusqu'à « Protégé B ») avec les membres et pour leur permettre de participer à des réunions au siège de l'ASC. Les membres pourraient devoir signer une entente de confidentialité concernant certains points à l'ordre du jour et certains documents de travail ainsi qu'une déclaration sur les conflits d'intérêts.

Durée des fonctions

Les membres externes, y compris ceux en début de carrière, sont désignés pour un mandat de trois (3) ans. Leur mandat peut être prolongé d'un (1) an. Un certain nombre de postes feront l'objet d'une désignation, d'une prolongation ou d'une alternance chaque année afin de maintenir une représentation appropriée dans le comité tout en assurant le maintien de l'expérience et la continuité.

Les membres d'office peuvent siéger au comité tant que leur expertise et leur expérience particulières sont requises.

Réunions

Les réunions ont lieu généralement deux à quatre (2-4) fois par année. De brèves réunions pour faire le point et des consultations peuvent avoir lieu lorsque c'est nécessaire. Les dates des réunions sont choisies pour s'arrimer avec le cycle de planification de l'ASC. Le comité tient les rencontres en personne, de manière hybride ou en virtuel.

Les communications se font par courriel ou par Microsoft Teams (ou équivalent). Des réunions en mode hybride peuvent être organisées au besoin. Les coprésidents sont responsables de la logistique des réunions.

L'ordre du jour des réunions est préparé conjointement par les coprésidents (externe et de l'ASC). L'ébauche de l'ordre du jour est transmise au moins (20) jours ouvrables avant la réunion. Les membres de la communauté des sciences du système Terre sont invités à proposer des points à ajouter à l'ordre du jour.

Le procès-verbal des réunions (compte rendu des décisions et des mesures à prendre) est préparé par le secrétaire. Le procès-verbal est transmis aux membres du comité dans les dix (10) jours ouvrables suivant la réunion. Le secrétaire assure le suivi des réunions.

Rémunération

Le travail lié aux activités du comité n'est pas rémunéré. Les membres externes, y compris ceux en début de carrière, et les membres d'office peuvent demander un soutien financier pour leurs déplacements quand ils doivent assister aux réunions en personne. Les employés de l'ASC sont admissibles au remboursement de leurs frais de déplacement pour les rencontres du COSST à l'extérieur de leur lieu de travail, mais les autres employés du gouvernement pourraient ne pas y être admissibles.

Rapports et communications

Le registre des réunions comprend ce qui suit.

  1. L'ordre du jour final, la liste des personnes présentes et le procès-verbal de la réunion.
  2. Le compte rendu des opinions ou des recommandations soumises à la Direction des sciences du système Soleil-Terre de l'ASC, sur demande.
  3. La revue des documents de planification et de sollicitation de l'ASC en lien avec les sciences du système Terre, comme la feuille de route de la communauté des sciences du système Terre, sur demande.
  4. Les observations sur les ateliers organisés par l'ASC (planification, programmation ou participation), sur demande.

Aucun membre autre que les coprésidents ne peut représenter le comité ou s'exprimer en son nom, à moins d'une demande expresse des coprésidents.

Les rapports du comité ne doivent pas être rendus publics sans le consentement à la fois de l'ASC et du comité.

Registre

En plus des procès-verbaux des réunions, le secrétaire crée et maintient un registre permanent des activités du comité, y compris un exemplaire des présentations, des rapports du comité et des rapports remis au comité ainsi que la liste des membres.

Approbation

Le présent document est approuvé par le soussigné.

Version originale signée par Guennadi Kroupnik, Directeur général, Utilisation de l'espace, Agence spatiale canadienne le

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