Mandat du Comité consultatif sur les sciences Soleil-Terre (CCSSoT)

Développement de l'Utilisation de l'espace

1. Introduction

Le CCSSoT est l'un des comités devant fournir à l'Agence spatiale canadienne (ASC) un avis indépendant sur les disciplines scientifiques de la direction générale d'Utilisation de l'espace (UE) et sur les programmes qui y sont reliés. Le comité devra se pencher sur les disciplines scientifiques des sciences Soleil-Terre (SST) : l'étude de l'environnement spatial de la Terre, comment il est affecté par le Soleil, et ses interactions avec la Terre et l'atmosphère terrestre.

Les coprésidents du CCSSoT coordonneront avec les coprésidents des comités consultatifs sur les sciences atmosphériques et les sciences système Terre dans le but d'assurer une communication adéquate sur des sujets d'intérêts communs.

2. Mandat

Le CCSSoT donne des conseils sur les priorités des diverses disciplines, sur les demandes de soumissions adressées à la communauté scientifique et sur les possibilités provenant de programmes et d'infrastructures tant de niveaux nationaux qu'internationaux^{Note de bas de page 1}.

Selon les besoins exprimés par le directeur du Développement de l'UE (D-UE), le CCSSoT appuie la planification, la validation et la mise à jour de feuilles de route à long terme et de stratégies de programmes relatives aux disciplines^{Note de bas de page 2}.

Le CCSSoT effectue un suivi des répercussions et de l'efficacité des programmes et des initiatives de l'ASC en fonction des disciplines et fournit une rétroaction à l'ASC et à la Division de la physique atmosphérique et de l'espace (DPAE) de l'Association canadienne des physiciens.

Le CCSSoT agit en tant que Comité national canadien (CNC) du « Scientific Committee on Solar Terrestrial Physics (SCOSTEP) ».

Le CCSSoT se rapporte au directeur du D-UE.

3. Membres du comité

3.1 Composition

Les membres du comité sont choisis afin d'obtenir une bonne représentation de la communauté canadienne des SST. Ce comité agira à titre de lien entre la DPAE et l'ASC. Le comité sera formé de cinq types de membres :

Membres externes :

Après la mise en place du comité par l'ASC, les membres externes seront proposés par la DPAE et choisis par l'ASC en fonction de leur expertise, leur expérience et de leur intérêt. Six membres externes seront nommés, dont un qui servira en tant que Représentant national canadien (RNC) du SCOSTEP.

Membres supplémentaires :

Ils seront choisis par l'ASC afin de fournir l'expertise et l'expérience qui n'est pas disponible ailleurs dans le comité. Le nombre de membres supplémentaires nommés ne dépassera pas deux.

Membres d'office :

Ces membres seront proposés par le comité et choisis par l'ASC afin d'assurer une représentation des programmes des divers intervenants, des comités et des groupes de travail. Le directeur du D-UE se réserve le droit de limiter le nombre de membres d'office pour des raisons financières.^{Note de bas de page 3}

Observateurs :

Ces membres seront proposés par le comité et choisis par l'ASC afin d'assurer l'expertise et l'expérience qui n'est pas disponible ailleurs dans le comité.

Membres de l'ASC :

Ces membres seront choisis par l'ASC. Tous ces membres seront considérés comme étant des observateurs à moins qu'ils n'aient un poste exécutif dans le comité.

Les membres externes et supplémentaires ont droit de vote alors que les membres d'office, les observateurs et les membres de l'ASC n'ont pas de droit de vote.

3.2 Nomination

Après la mise en place du comité par l'ASC, les membres externes seront proposés par la DPAE et choisis par l'ASC en fonction de leur expertise, leur expérience et leur intérêt pour le mandat du comité. Les membres seront choisis pour refléter la diversité sociale et géographique du Canada (milieu académique, industrie, gouvernements, enseignement, recherche, gestion, début de carrière, femmes, peuples autochtones, personnes handicapées, minorités visibles), et pour représenter les sous-disciplines des SST dans la mesure du possible.

Tous les membres devront se soumettre à une enquête de sécurité avant leur nomination. Cette enquête est requise par l'ASC afin de permettre le partage d'information gouvernementale avec les membres et pour permettre aux membres de participer à des réunions au siège social de l'ASC. On pourra aussi demander que les membres signent une entente de confidentialité pour discuter de certains points à l'ordre du jour.

Le directeur du D-UE est chargé de la nomination de tous les membres.

3.3 Durée des fonctions

Les Membres externes sont nommés pour un mandat renouvelable de trois (3) ans. Le renouvellement de plus de deux mandats consécutifs n'est toutefois pas souhaitable. Un certain nombre de membres seront nommés ou renouvelés chaque année afin de maintenir une représentation appropriée au sein du comité tout en assurant la continuité et le maintien de l'expérience du comité. Le mandat du RNC de SCOSTEP sera synchronisé avec le processus d'élection de l'exécutif de SCOSTEP et pourra excéder trois ans.

Les Membres supplémentaires peuvent être en fonction pour aussi longtemps que l'ASC juge que leur expertise particulière et leur expérience sont requises pour le comité.

Les Membres d'office et les Observateurs peuvent être en fonction pour aussi longtemps que le comité juge que leur expertise particulière et leur expérience sont requises.

3.4 Exécutif

Le Comité exécutif est formé de deux coprésidents et d'un secrétaire administratif.

Coprésident externe :

Est choisi par le comité parmi les membres externes normalement pour un mandat de deux (2) ans. Le coprésident externe doit préparer l'ordre du jour des réunions en collaboration avec le coprésident de l'ASC. Il est aussi responsable de la logistique des réunions qui n'ont pas lieu à l'ASC. Le coprésident externe peut aussi être sollicité pour représenter le comité sur des comités consultatifs qui s'adressent à la communauté élargie des sciences spatiales.

Coprésident de l'ASC :

Est désigné par le directeur du D-UE parmi les membres de l'ASC. Le coprésident de l'ASC doit préparer l'ordre du jour des réunions en collaboration avec le coprésident externe. Il est aussi responsable de la logistique des réunions qui ont lieu à l'ASC ainsi que des réunions par téléconférence ou par vidéoconférence.

Secrétaire administratif :

Est désigné par le directeur du D-UE parmi les Membres de l'ASC. Le secrétaire administratif doit noter l'assiduité des membres, préparer le procès-verbal des réunions et maintenir les registres des activités du comité.

4. Réunions

Les réunions ont normalement lieu deux (2) fois par année. Les dates des réunions seront choisies pour s'arrimer avec le cycle de planification de l'ASC et avec la réunion annuelle de la DPAE. Des réunions supplémentaires pourront être organisées au besoin.

Les communications seront transmises par courriel, par téléconférence et par WebEx. Les réunions par téléconférence ou par vidéoconférence seront organisées au besoin. Les coprésidents sont responsables de la logistique des réunions.

L'ordre du jour des réunions est préparé conjointement par les coprésidents. L'ébauche de l'ordre du jour est rendue publique pas moins de vingt (20) jours ouvrables avant la réunion. Les membres de la communauté des SST sont invités à proposer des points à être ajoutés à l'ordre du jour.

Les procès-verbaux des réunions sont préparés par le secrétaire administratif et sont rendus disponibles aux membres du comité dans les dix (10) jours ouvrables suivants la réunion.

5. Rémunération

Le travail relié aux activités du comité n'est pas rémunéré. Les membres externes, supplémentaires et d'office peuvent demander un appui financier pour les voyages requis pour les réunions en personne. Pour des raisons budgétaires, les observateurs ne peuvent pas se prévaloir de cet appui financier.

6. Rapport et communications

Le registre des réunions devrait contenir :

1. L'ordre du jour final, la liste des personnes présentes et le procès-verbal de la réunion.
2. Le compte rendu des opinions ou des recommandations soumises au directeur du D-UE, si requis.
3. Une révision des documents de planification et des demandes en lien avec les SST, si requise.
4. Des commentaires sur la planification, le programme ou la participation aux ateliers organisés par l'ASC, si requis.

Personne, hormis les coprésidents, ne peut représenter ou parler au nom du comité à moins de demande expresse des coprésidents.

Les rapports du comité ne pourront être partagés publiquement sans le consentement mutuel de l'ASC et du comité.

7. SCOSTEP

Sous les dispositions de la participation du Canada dans les organismes internationaux sous la tutelle de l'International Council for Science (ICSU), gérée par le Conseil national de la recherche (CNR), tous les organismes de ce genre doivent avoir un CNC afin de coordonner les intérêts nationaux. Dans le cas de SCOSTEP, l'ASC est l'agence canadienne appuyant l'affiliation et le CNR agit en tant que membre canadien adhérent qui doit payer la cotisation annuelle. Le CCSSoT agira à titre de CNC pour SCOSTEP. Plus spécifiquement, le comité va collaborer avec le RNC pour :

• Recueillir et concilier les opinions de membres canadiens de la communauté des SST à propos des problèmes avec SCOSTEP;
• Identifier, représenter et promouvoir la capacité et les compétences spécifiques de la communauté des SST dans le cadre de SCOSTEP;
• Renforcer la portée et l'étendue de la participation de la communauté canadienne des SST dans les activités et les événements de SCOSTEP;
• Établir les mécanismes de communication avec la communauté canadienne des SST pour transmettre le point de vue et les activités de SCOSTEP;
• Proposer des événements internationaux en lien avec SCOSTEP qui ont de l'importance pour la communauté canadienne des SST;
• Recommander au directeur général d'UE et au Bureau des relations internationales du CNR, la nomination d'un délégué canadien à l'assemblée générale ou à la réunion du conseil de SCOSTEP (habituellement le RNC);
• Recommander au directeur général d'UE une personne (habituellement le RNC) qui pourra participer à l'atelier des agents du CNC organisé régulièrement par le bureau des relations internationales du CNR.

Chaque réunion du comité comportera donc un point à l'ordre du jour portant sur les activités de SCOSTEP. Chaque année, un rapport du comité soulignant les activités relatives à SCOSTEP sera attaché au rapport annuel pour le CNR.

8. Registres

En plus des procès-verbaux des réunions, le secrétaire administratif doit produire et entretenir un registre permanent présentant les activités du comité et comportant une copie des présentations, les rapports produits pour et par le comité ainsi que le registre des membres.

9. Approbation

Les termes du mandat sont approuvés par le soussigné :