Audit du cadre de gestion des activités d'exploration spatiale liées à la science et à l'utilisation de la station spatiale internationale

Conclusion sur le critère 

Une planification à court et à long terme des activités est effectuée en fonction des priorités et des résultats attendus.

Les activités du programme sont alignées avec les priorités de l'ASC et sont établies suite à une analyse des opportunités

L'audit a permis de constater que le programme planifie efficacement les activités liées à la science et à l'utilisation de la station spatiale internationale (SSI), que ce soit à court ou long terme. Le programme dispose d'un plan de travail qui détaille et priorise les activités. À la base, un exercice de planification global effectué en 2019 a orienté le plan de travail qui est actuellement mis en œuvre et qui s'étale jusqu'à la fin du présent cycle d'activités de la SSI en 2024-2025. Le plan de travail présente une vue détaillée sur l'ensemble des activités et les ressources financières planifiées. Le plan est ajusté au besoin dans le cadre de la mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR). De plus, nous avons constaté que les activités sont priorisées suite à une analyse rigoureuse de l'environnement interne et externe de l'ASC. Le programme consulte et collabore avec plusieurs parties prenantes internes et externes afin de prioriser les créneaux scientifiques qui permettent à l'ASC d'atteindre ses objectifs, de poursuivre le rôle du Canada auprès des partenaires internationaux et de faire progresser la compréhension des problèmes de santé sur Terre. Plus spécifiquement, les activités sont planifiées en fonction du taux d'allocation de 2,3% d'utilisation de la SSI octroyé au Canada. Bien qu'il s'agit d'un important défi, nous avons constaté que le programme réussit à maximiser l'utilisation du temps disponible et même plus en profitant des opportunités de collaborations scientifiques avec les partenaires internationaux.  

En ce qui a trait au futur des activités au-delà de 2024-2025, nous avons constaté qu'au moment de cet audit, un travail de planification était en cours afin de déterminer les orientations et les activités à venir du programme. Un « Roadmap » des missions d'exploration spatiale est utilisé pour planifier les activités sur un horizon à plus long terme. Le roadmap est mis à jour sur une base annuelle. Les activités prévues dans ce roadmap sont éclairées par les comités de consultation sur l'exploration spatiale de l'ASC, les groupes de travail internationaux, les plans et stratégies des organismes spatiaux étrangers, des dialogues avec les partenaires internationaux, des ateliers nationaux et des publications scientifiques. Nous avons constaté que le programme utilise plusieurs méthodes pour identifier les tendances majeures ainsi que les faiblesses dans le domaine de la recherche en santé afin de déterminer les opportunités de recherche. Nous avons également constaté qu'une proposition d'investissement en lien avec les sciences de la santé qui se concentre sur l'utilisation de la SSI au-delà de 2024 est en cours de préparation. Actuellement, les recherches en sciences de la santé prennent 30 mois pour se développer, de l'annonce de l'opportunité à la préparation des opérations. Le programme prépare actuellement cette proposition afin d'être prêt à maximiser le temps d'allocation sur la SSI après 2024. Des exercices de planification en lien avec l'utilisation du Gateway et en lien avec Health Beyond, un projet de contribution en soins de santé pour les futurs vols spatiaux habités, sont également en cours.

Le programme planifie les ressources financières de manière efficace en fonction des activités prévues

L'examen des activités nous a permis de constater que les ressources financières sont planifiées en fonction des activités prévues. Le plan de travail du programme identifie les ressources financières planifiées pour chaque activité ainsi que les montants à risques de ne pas être utilisés pour l'année en cours. Les prévisions financières sont entrées dans le logiciel SAP et sont approuvées en conformité avec le Guide de gestion des ressources financières de l'ASC, et ce, sur une base mensuelle. Un document de type « One pager » est réalisé à chaque fin de mois et explique tout écart entre les prévisions et les dépenses réelles. De plus, les demandes de changement pour les activités font l'objet d'une analyse des impacts sur l'échéancier, les coûts ainsi que les résultats attendus de l'investissement et, lorsque requis, les nouveaux paramètres sont présentés au Comité de Revue et d'intégration des investissements (CRII) pour approbation. Compte tenu de la nature de ses activités et de l'incertitude qui en découle, conformément aux pratiques organisationnelles, le programme effectue une planification rigoureuse à l'aide des outils mis à la disposition des secteurs. Malgré la planification rigoureuse effectuée, nous observons tout de même une différence entre les prévisions au début de l'exercice financier et les dépenses réelles de 35% et 25% pour les années financières 2019-2020 et 2020-2021 respectivement. Les prévisions sont ajustées sur une base mensuelle et certains fonds sont relâchés en cours d'année, afin que d'autres secteurs de l'ASC puissent les utiliser. Une partie des écarts s'explique par des délais occasionnés par la pandémie de la Covid-19 et par des retards dans le développement de technologies supportant la recherche scientifique. Nous avons également constaté que les surplus du fond de contributions du programme sont transférés à un autre programme. Les fonds non utilisés n'ont toutefois pas empêché le programme d'atteindre ses objectifs comme prévu dans son Profil d'information sur le rendement.  

Au moment de cet audit, le programme évaluait les options pour développer un outil intégré de gestion de portefeuille, dans le but d'optimiser l'utilisation des ressources qui lui sont allouées tout en tenant compte de sa capacité.  

Une planification de la relève est effectuée

Le programme évolue dans les domaines de la médecine spatiale opérationnelle et les sciences de la vie. Cet environnement requiert plusieurs expertises spécialisées. Actuellement, les données démographiques indiquent que, sur les 49 employés du programme, 6 personnes sont actuellement éligibles à la retraite. En ce sens, nous avons examiné les mécanismes mis en place afin d'assurer la succession pour ces postes et avons constaté qu'une planification de la relève appropriée est effectuée. Nous avons constaté que le programme a un plan de gestion des ressources humaines qui s'étale jusqu'à 2022-2023, dans lequel il prévoit et priorise les postes vacants à combler à court terme. Par la suite , nous avons observé que le programme effectue une analyse des besoins futurs en ressources humaines. Quatre (4) postes d'entrée ont été créés dans la dernière année afin de répondre à ces besoins.  

D'autre part, nous avons constaté que le programme adresse présentement des enjeux en lien avec la structure organisationnelle. En raison des exigences qui découlent de la classification des postes, la répartition des responsabilités de gestion ne permet pas toujours aux spécialistes techniques de concentrer pleinement leurs énergies sur les activités scientifiques à valeur ajoutée. Des démarches ont été entamées par la direction pour proposer et implanter des solutions à ces enjeux.  

Par ailleurs, nous avons observé que le programme audité contribue à l'atteinte des cibles en ce qui a trait à la représentativité de l'ASC pour deux groupes cibles, soit, les femmes et les minorités visibles.

Conclusion sur le critère :

Des contrôles efficaces sont en place au sein du programme et permettent un suivi adéquat des activités

Les activités sont surveillées et contrôlées de façon efficace

L'examen des projets a permis de démontrer que des contrôles efficaces sont en place et permettent un suivi adéquat des activités. De plus, les pratiques du programme en termes de gestion de projet sont conformes avec la directive interne de gestion d'investissements de l'ASC, soit le cadre de gouvernance et de surveillance des investissements (CGSI). Nous avons constaté que les projets sont gérés en fonction de leur niveau de risque et de complexité. De plus, des contrôles adéquats sont en place pour valider la pertinence des investissements tout au long de leur durée de vie. Les résultats attendus sont clairement établis et documentés durant la phase de planification et sont comparés avec les résultats anticipés tout au long du cycle de vie. Nous avons également observé que des informations fiables relativement à l'état des projets sont produites en temps opportun et supportent la prise de décision. Par ailleurs, les prévisions financières du programme sont révisées et mises à jour sur une base mensuelle.  

Afin de déterminer si les activités sont surveillées et contrôlées efficacement, nous avons également analysé le respect des coûts et des échéanciers pour la gestion des projets du programme. Nous avons conclu que la majorité de ceux-ci respectent les coûts et les délais prévus. Les quelques écarts qui ont été observés sont dus à la pandémie de la Covid-19 et un délai lié aux développements des technologies pour un projet particulier. Nous avons constaté qu'une analyse des impacts sur les résultats attendus a été effectuée afin de déterminer le meilleur scénario pour aller de l'avant dans les cas observés. De plus, la nature incertaine des recherches scientifiques a requis un prolongement des ententes de subventions et contributions afin de terminer les recherches dans certains cas.  

Les marchés et les ententes de contributions sont octroyés et administrés conformément aux modalités des programmes de l'ASC ainsi qu'aux lois, politiques, règlements et directives applicables.

Notre examen a permis de constater que les marchés et ententes de contributions sont octroyés et administrés conformément aux lois, politiques, règlements et directives applicables.  

Nous avons examiné l'octroi d'un échantillon de 7 marchés et nous avons constaté que ceux-ci respectent les exigences de la Politique sur les marchés. De plus, parmi les sept (7) marchés d'approvisionnement qui ont été examinés, deux (2) ont été émis en source unique. Nous avons constaté que la justification de la stratégie d'approvisionnement pour chacun de ces deux marchés était adéquate.

Nous avons également examiné l'octroi d'un échantillon de trois ententes de subventions et contributions et nous avons constaté que ceux-ci respectent les modalités du programme global de subventions et contributions de l'ASC. Nous avons constaté que la préparation des avis d'offre de participation (AOP) ainsi que la réception, l'analyse, l'évaluation et la sélection des propositions sont effectuées en conformité avec les procédures prévues. Par ailleurs, nous avons également constaté que les avis d'offres de participation pour les initiatives d'études scientifiques font l'objet d'un contrôle par le Centre d'expertise en subventions et contributions de l'ASC. En effet, ces initiatives, dont l'objectif est d'octroyer des ententes de contributions à des chercheurs canadiens, font l'objet de consultations pour s'assurer qu'il s'agit du mécanisme de financement adéquat. Des outils de planification des avis d'offre de participation sont également à la disposition du programme et un formulaire de justification du mécanisme de financement est rempli dès le début de la phase de planification.

Finalement, nous avons examiné un échantillon de paiements pour chaque marché et entente de subventions et contributions sélectionnées et nous avons constaté que les dépenses sont autorisées et approuvées conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques (articles 32, 33 et 34). De plus, nous avons observé que les dépenses sont comptabilisées de façon appropriée et que les dépenses ainsi que toute modification de plus de 75 000$ par la suite font l'objet d'une approbation au CRII.

Conclusion sur le critère :

L'audit a démontré que l'ensemble des activités du programme font l'objet d'une reddition de compte.

Reddition de compte à court terme  

Nous avons constaté que le programme effectue une reddition de compte à court terme pour l'ensemble de ses activités. Un tableau de bord mensuel est préparé et présenté au DG, Exploration spatiale, et fournit des informations sur les indicateurs de rendement des projets (coûts, échéancier, portée et risques). Ces informations servent également à la préparation d'un tableau de bord trimestriel qui est préparé à l'intention de la haute gestion de l'ASC. Les contrats octroyés font également l'objet de rapports d'avancement mensuels de l'entrepreneur. De plus, un suivi de mi-parcours est effectué auprès des récipiendaires de contributions afin de s'assurer de l'avancement des projets. Le programme est conforme avec les lignes directrices du Conseil du trésor concernant la divulgation proactive des marchés et des subventions et contributions.

Les activités du programme sont promues auprès des Canadiens et Canadiennes.

Nous avons observé que les activités du programme font l'objet de promotion auprès des Canadiens et Canadiennes. En effet, plusieurs mécanismes et canaux de communication sont utilisés pour promouvoir les activités du programme et susciter l'intérêt des Canadiens et Canadiennes envers la science. Une variété d'activités de communication sont réalisées telles que des blogues sur la page internet de l'ASC, des séances virtuelles de type « questions et réponses » avec les astronautes, des publications sur les réseaux sociaux et des conférences de presse. L'objectif de ces communications est de sensibiliser les jeunes à l'importance des STIM (sciences, technologies, ingénierie et mathématique) dans leur quotidien et à mettre en évidence les retombées terrestres des expériences scientifiques réalisées sur la SSI. Bien qu'il n'y ait pas de plan global de communication pour le programme, nous avons constaté qu'une approche « projet par projet » est utilisée et que le groupe des communications de l'ASC est consulté lors de la planification de chaque initiative d'investissement, dans le but de coordonner les activités de communications.  

Reddition de compte à long terme  

L'audit a permis de constater que le programme effectue une reddition de compte à long terme appropriée pour l'ensemble de ses activités. Le programme possède un profil d'information sur le rendement (PIR) qui présente différentes cibles à atteindre afin de rencontrer ses objectifs. Pour l'année 2019-2020, nous avons constaté que le programme a atteint, et dans certains cas surpassé ses objectifs. Des intervenants du programme nous ont fait part d'un défi lié à la mesure de certains indicateurs, telle que le nombre de publications scientifiques revues par les pairs résultant du financement de l'ASC. En effet, il y a une certaine difficulté à suivre les résultats de ces publications, qui surviennent souvent après la période de financement des études. Cet indicateur est toutefois jugé important, car il permet de comparer le rendement du programme avec celui des programmes de même nature à l'international. En ce sens, nous avons constaté que des démarches sont en cours par le programme pour développer une méthodologie de bibliométrie dans le but d'effectuer un meilleur suivi de ces publications.