Audit santé et sécurité au travail

Critère 1

Un cadre de gestion des activités de SST est en place à l'ASC.

Conditions

Conclusion sur le critère 

Notre audit a démontré que le cadre de gestion des activités de SST est en bonne partie conforme au Code canadien du travail (CCT) partie II et autres directives et règlements en vigueur. Cependant, certaines lacunes ont été identifiées.

Les rôles et responsabilités sont établis et appliqués

Politique en matière de SST

Une Politique en matière de SST ainsi qu'un document de gouvernance décrivant en détail les rôles et responsabilités organisationnels en matière de SST ont été produits et approuvés par le comité exécutif de l'ASC en 2015. Ces documents énoncent clairement les objectifs de l'organisation et le cadre de responsabilisation à l'égard des fonctions liées à la santé et à la sécurité. Bien que l'ASC n'ait pas communiqué ces documents aux employés, elle a publié sur l'Intranet un cadre de santé, sécurité et mieux-être au travail qui résume les grandes lignes de la Politique en matière de SST de l'ASC. Le fait de ne pas avoir partagé la politique et le document de gouvernance aux employés est ressorti lors d'entrevues menées dans le cadre de cet audit. En effet, plusieurs employés nous ont mentionné qu'ils aimeraient que l'ASC leur énonce plus clairement ce que l'on attend d'eux en matière de SST, et ce, entre autres, en clarifiant leurs rôles et responsabilités en ce qui concerne le développement et l'approbation des plans de santé et sécurité, le suivi des lacunes identifiées lors des inspections et le rôle du coordonnateur de SST.

Comité d'orientation et comités locaux

Le CCT exige que l'employeur constitue un comité d'orientation (COSST) ainsi que des comités locaux de santé et sécurité au travail (CLSST). L'ASC est conforme à cette exigence. On y retrouve un COSST ainsi que trois comités locaux de SST (CLSST) (St-Hubert, Gatineau, LDF) . Le CCT identifie les rôles et responsabilités des comités. Notamment, il y est mentionné que le COSST participe à l'élaboration d'orientations et de programmes en matière de santé et sécurité et les CLSST participent à toutes les enquêtes, études et inspections en matière de SST. Le CCT mentionne également que le comité d'orientation étudie et tranche rapidement les questions en matière de santé et sécurité que soulèvent ses membres ou qui lui sont présentées par un comité local. Nous avons constaté que les rapports annuels des CLSST contenant les enjeux soulevés au cours de l'année 2016 n'ont pas été présenté au COSST. Afin d'assurer une conformité au CCT et une gouvernance efficace des enjeux de SST, les rapports annuels ainsi que les enjeux soulevés par les CLSST devraient être présentés et discutés périodiquement au COSST.

Une autre exigence du CCT mentionne que le COSST doit se rencontrer au moins une fois tous les trois mois. Or, le comité ne s'est rencontré officiellement qu'une fois au cours de 2016-2017. La raison invoquée fut le manque de disponibilité des membres, le quorum n'ayant pas été obtenu une fois les rencontres convoquées. La situation s'est améliorée pour 2017-2018, alors que le COSST s'est rencontré tous les trimestres tels que requis par le CCT.

Les programmes en matière de SST sont mis en œuvre

Programmes

Le CCT exige qu'un programme de prévention des risques (PPR) soit élaboré et mis en œuvre et qu'au besoin, un programme de fourniture de matériel, d'équipement, de dispositifs ou de vêtements de protections personnels soit mis en place. Nous avons constaté qu'un PPR a été élaboré et approuvé au printemps 2017. Suite à l'élaboration du PPR, le recensement et l'évaluation des risques ont été effectués et un plan d'action incluant des mesures correctives en SST a été élaboré et est présentement mis en œuvre. Il est prévu que la mise en œuvre soit complétées en mars 2019.

Tous les employés de l'ASC ont accès aux fournitures, équipements, dispositifs ou vêtements de protections personnels nécessaires afin d'assurer la sécurité au travail et, dans plusieurs cas, des procédures sont en place pour leur utilisation. De plus, l'information sur l'équipement se retrouve dans certains plans de SST. Tel que mentionné dans Politique en matière de SST de l'ASC, il est prévu qu'un programme formel de fournitures, équipements, dispositifs ou vêtements de protections personnels soit élaboré.

Plans de santé et sécurité au travail

Les différents secteurs de l'ASC ont développé et implanté des plans de santé et sécurité au travail ou mis en place les mesures préventives nécessaires pour assurer la sécurité des lieux et des individus. Nous avons toutefois constaté que certains plans de santé et sécurité développés ou mis à jour par les secteurs n'ont pas été approuvés.

Autres exigences du CCT

L'ASC prend des mesures afin que tous les ouvrages et les bâtiments soient conformes aux normes réglementaires.

Le CCT énumère également certaines exigences en ce qui trait aux premiers soins, à l'ergonomie et aux matières dangereuses. Nous avons constaté que l'ASC est conforme à ces exigences. En ce qui concerne les premiers soins, elle fournit des installations de premiers soins à ses employés. Pour ce qui est des normes règlementaires d'ergonomie, nous avons constaté que les employés de l'ASC ont des ressources à leur disposition. Selon sa Politique en matière de SST, l'ASC prévoit élaborer des programmes formels d'ergonomie et de secourisme. Nous avons également constaté que l'ASC rencontre les exigences du CCT en ce qui concerne les matières dangereuses. Afin de contrôler les matières dangereuses, l'ASC utilise un système informatisé qui lui permet de répertorier et d'avoir une fiche signalétique pour tous les produits dangereux. Ce système est mis à jour chaque fois qu'une modification à un produit est effectuée.

En ce qui concerne la prévention de la violence au travail, nous avons constaté que l'ASC a en place une Politique et procédure sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail. De plus, une Politique de prévention de la violence a été élaborée au cours de l'année et approuvée en mars 2018. La mise en œuvre de cette politique permettra à l'ASC de rencontrer l'ensemble des exigences du CCT et du Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail (RCCT) en matière de violence au travail.

Nous avons également constaté que certains secteurs ont développé des procédures afin d'encadrer certains types de travaux spécialisés tels que le travail en hauteur, le travail en espaces clos et le cadenassage. L'ASC a travaillé avec un consultant à la révision de ces procédures et l'établissement de programmes formels. L'ébauche de trois (3) programmes est complétée soit, le programme de cadenassage, le programme de travail en espaces clos et le programme de manutention manuelle des matériaux.

Les dangers et les risques de SST sont identifiés et les mesures préventives nécessaires sont mises en œuvre

Tel que mentionné précédemment, les différents secteurs de l'ASC ont développé et implanté des plans de santé et sécurité au travail ou ont mis en place les mesures préventives nécessaires pour assurer la sécurité des lieux et des individus. De plus, tous les risques présents à l'ASC ont été répertoriés et identifiés par types de risques dans le programme de prévention des risques.

En ce qui concerne les entrepreneurs effectuant des travaux à l'ASC, nous avons constaté qu'ils ont à leur disposition de la documentation identifiant les risques et les mesures préventives. Selon le lieu et le type de travail, une formation est donnée aux entrepreneurs et ces derniers doivent signer un document certifiant qu'ils ont suivi la formation et pris connaissance des dangers et des risques liés au travail qu'ils doivent effectuer. Nous avons également constaté que depuis l'année dernière, l'ASC embauche des firmes externes spécialisées en SST afin de surveiller les chantiers de construction dont les travaux sont effectués par des entrepreneurs.

Les employés reçoivent la formation requise en SST

Nous avons constaté que les employés de l'ASC reçoivent la formation requise en SST. En effet, les employés et superviseurs doivent suivre certaines formations obligatoires. De plus, les superviseurs s'assurent que les employés détiennent les cartes de compétences requises comme preuves que la formation a été suivi. Par exemple pour effectuer du travail en hauteur, un employé doit avoir suivi la formation travail en hauteur. Si un employé n'a pas sa carte de compétence, il ne peut pas travailler sur un échafaudage. Nous avons aussi constaté que certains lieux de travail ont des registres officiels de formations. Au cours de la prochaine année, l'ASC prévoit produire un registre unique des formations obligatoires en SST pour tous les employés et tous les lieux de travail, de façon à faciliter l'accès à cette information pour l'ensemble de l'ASC.

En ce qui a trait aux entrepreneurs, ils doivent avoir leurs cartes de compétence à jour démontrant qu'ils possèdent les qualifications pour effectuer le travail. Les exigences pour les formations sont spécifiées dans l'appel d'offres et doivent être démontrées dans les soumissions. Pour un des trois lieux de travail de l'ASC, les entrepreneurs doivent également suivre une formation en matière de SST dans les locaux de l'ASC avant de débuter les travaux.

Les informations pertinentes en matière de SST sont communiquées et affichées

L'ASC communique de l'information et effectue des campagnes de sensibilisation en matière de SST auprès des employés, soit par courriel, sur le site Intranet ou sur les babillards.

Plusieurs exigences du CCT en matière d'affichage sont rencontrées tel que l'affichage du CCT partie II et les imprimés règlementaires. Certaines lacunes ont toutefois été constatées. En effet, la Politique en matière de SST ainsi que le rapport annuel du CLSST pour un lieu de travail ne sont pas affichés tel que requis par le CCT. De plus, au moment de l'audit, la liste affichée des membres du comité local et des représentants n'était pas à jour pour un lieu de travail. Ceci a toutefois été corrigé récemment. D'autre part, nous avons constaté que la responsabilité quant à l'affichage n'est pas clairement définie au niveau des rôles et responsabilités des différentes parties prenantes en matière de SST.

Organisation

Direction des services corporatifs et RH

Fonction

Directeur exécutif, Services corporatifs et ressources humaines

Détails du plan d'action

1. La politique de SST a été ajustée pour tenir compte de l'initiative de réinitialisation des politiques du SCT et de l'initiative de standardisation du programme de SST de l'ASC. Une consultation sur la version révisée sera faite auprès des comités de santé et sécurité et le document sera ensuite communiquée aux employés. Échéance : Septembre 2018
2. Compléter la mise en place des mesures inscrites dans le plan d'action sur les mesures correctives découlant du programme de prévention des risques en santé et sécurité au travail (PPRSST), incluant l'élaboration du programme sur la fourniture de matériel et d'équipement de sécurité. Échéance : Mars 2019
3. Mettre en œuvre une procédure pour confirmer l'approbation des plans de santé et sécurité. Échéance : Septembre 2018

Critère 2

Des processus de surveillance et de contrôle en matière de SST sont mis en œuvre.

Conditions

Conclusion sur le critère

Notre audit a démontré que, de façon générale, des processus de surveillance et de contrôle en matière de SST sont en place et sont conformes avec les directives et règlements en vigueur. Certaines lacunes ont toutefois été identifiées.

Une surveillance des pratiques en matière de SST est effectuée de façon continue

Le CCT mentionne que les comités locaux de SST doivent inspecter chaque mois tout ou en partie le lieu de travail, de façon à ce que celui-ci soit inspecté au complet au moins une fois par année. Pour 2016, nous avons constaté que l'inspection des lieux de travail a été effectuée à 100% pour un lieu, à 90% pour un deuxième lieu et, pour ce qui est du troisième, l'information n'a pas été compilée. Les raisons invoquées pour cette non-conformité à l'exigence du CCT sont le manque de temps et l'accès limité aux locaux. Pour 2017 en date du 1er mars 2018, une amélioration a été constatée, toutefois, certains éléments sont à finaliser afin d'en arriver à une conformité complète au CTT à cet égard.

Une procédure d'inspection ainsi que des outils tels que des grilles d'inspection sont disponibles. Toutefois, les inspecteurs ne procèdent pas aux inspections de façon uniforme et l'utilisation des grilles varie d'un inspecteur à l'autre.

Une fois les inspections effectuées, des recommandations sont émises et un plan d'action est élaboré pour répondre aux non-conformités ou aux améliorations identifiées en matière de SST. Nous avons constaté que pour deux des lieux de travail, le comité local fait un suivi des actions à prendre suite aux inspections. Toutefois, pour un lieu de travail où certaines mesures correctives devaient être effectuées, aucune information n'était disponible pour certaines des situations problématiques identifiées afin de déterminer si elles avaient été corrigées. Il est à noter que pour 2016, parmi les situations problématiques identifiées, aucune n'était classifié comme comportant un risque élevé pour les travailleurs.

Un processus formel pour la gestion des plaintes, des incidents et des accidents est en place et les enquêtes sont effectuées par des personnes qualifiées

Nous avons constaté qu'un processus formel pour la gestion des plaintes, des incidents et des accidents est en place et que les enquêtes sont effectuées par des personnes qualifiées. L'examen du processus d'enquête a permis de constater que très peu d'incidents ou d'accidents arrivent chaque année sur les lieux de travail de l'ASC. Nous avons noté qu'un nouveau processus a été mis en place en septembre 2017, que des outils sont offerts à l'employeur et aux employés lorsqu'une enquête doit être effectuée et que ce processus est facilement accessible.

Organisation

Direction des services corporatifs et RH

Fonction

Directeur exécutif, Services corporatifs et ressources humaines

Détails du plan d'action

4. Confirmer l'inventaire des locaux et mettre en place un système de suivis périodiques sur la réalisation du calendrier des inspections annuelles auprès des comités locaux en SST pour assurer une couverture à 100% des lieux de travail qui doivent être inspectés. Échéance : Mai 2018
5. Rappel aux intervenants concernés relativement à la procédure d'inspection et les outils disponibles à utiliser. Échéance : Mai 2018
6. Mise en place d'un système de suivis des mesures correctives à appliquer suite aux inspections. Échéance : Juin 2018

Critère 3

Les activités de SST font l'objet d'une reddition de compte

Conditions

Conclusion sur le critère 

Notre audit a démontré que les activités de SST font l'objet d'une reddition de compte conformément aux exigences.

Les résultats en matière de SST sont rapportés selon les exigences du Programme du travail du ministère Emploi et développement social Canada (EDSC)

Nous avons constaté que l'ASC rencontre les exigences en matière de reddition de compte. Les CLSST ont produit des rapports annuels et le COSST a produit des procès-verbaux suite aux rencontres du comité. De plus, le rapport annuel de l'employeur pour les situations comportant des risques et les rapports suite aux enquêtes ont été produits. Un formulaire de promesse de conformité volontaire a été ratifié par l'ASC en octobre 2017, suite à l'inspection générale en SST effectuée par le ministère du Travail. Tous les documents mentionnés ci-dessus ont été envoyés au ministère d'EDSC – ministère du Travail, tel qu'exigé.

Les progrès réalisés suite à la mise en œuvre des plans de travail sont communiqués

Nous avons constaté qu'un plan de travail pour le programme de prévention des risques de l'ASC a été élaboré en 2016-2017. Une fois par mois, un rapport sur le PPR est produit et soumis au directeur général des services corporatifs de l'ASC. Des rencontres périodiques de mise à jour et de suivis sont tenues avec les DG depuis 2017 pour discuter de la santé et la sécurité au travail.

Nous avons toutefois constaté qu'il n'y a pas de plan de travail englobant les différents éléments du programme de SST de l'ASC en cours de mise en œuvre. Puisque plusieurs programmes et procédures sont en développement ou en révision, un plan de travail global pour l'ensemble des composantes en SST qui sont en développement permettrait de suivre plus facilement l'avancement de la mise en œuvre des différents éléments et faciliterait le rendre compte périodique aux comités de SST et à la haute gestion.

Organisation

Direction des Services corporatifs et RH

Fonction

Directeur exécutif, Services corporatifs et ressources humaines

Détails du plan d'action

S/O

Échéance : S/O

Critère 4

De bonnes pratiques en matière de mieux-être sont mises en œuvre et font l'objet d'une reddition de compte.

Conditions

Conclusion sur le critère 

Notre audit a démontré que de bonnes pratiques en matière de mieux-être sont mises en œuvre et font l'objet d'une reddition de compte.

Des formations, de l'information et des activités en matière de mieux-être sont offertes aux employés

L'ASC a commencé la mise en place de bonnes pratiques en matière de mieux-être, il y a environ 10 ans. Elle base ses pratiques sur la notion de « Brain Friendly » et sur les grandes idées de la neuroscience. Nous avons constaté que les employés de l'ASC reçoivent de l'information en matière de mieux-être via des courriels, des affichages sur les babillards de l'ASC ou sur l'Intranet. L'information touche la santé mentale et le mieux-être, le programme d'aide aux employés, le programme de santé et mieux-être « Brain Friendly », la journée d'apprentissage en santé et mieux-être (JASME), les capsules pleine conscience, le milieu de travail sain, pour n' en nommer que quelques-uns. Nous avons constaté que des formations non obligatoires sont également offertes aux employés dans le cadre de bonnes pratiques en matière de mieux-être. Les employés peuvent, entre autres, suivre un atelier de sensibilisation et une formation sur les premiers soins en santé mentale. De plus, l'ASC offre à ses employés plusieurs activités en matière de mieux-être, tel que la compétition de mieux-être offerte deux fois par année, l'activité « du sofa au 5km » et les capsules audio de méditation. Nous avons aussi constaté que deux programmes du cadre de SST et mieux-être de l'ASC ont été mis en place, soit le programme de santé et mieux-être au travail et le programme de gestion de l'incapacité et du retour au travail.

Les résultats en matière de mieux-être sont rapportés selon les exigences

Nous avons constaté que les résultats en matière de mieux-être sont rapportés selon les exigences. En effet, l'ASC rend compte en matière de mieux-être et santé mentale dans la composante « gestion des personnes » du cadre de responsabilité de gestion (CRG).

De plus, une fois par mois, un rapport sur les activités du programme de santé et mieux-être est produit et est soumis au directeur général des services corporatifs.

Organisation

S/O

Fonction

S/O

Détails du plan d'action

S/O

Échéance : S/O