Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers – Non auditée - Exercice -
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Exercice -
1. Introduction
Le présent document fournit de l'information sommaire sur les mesures prises par l'Agence spatiale canadienne (ASC) pour conserver un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les responsabilités essentielles du ministère se trouvent dans le Plan ministériel de l'exercice - et dans le Rapport sur les résultats ministériels de l'exercice -.
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
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2.1 Gestion du contrôle interne
L'ASC est dotée d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne.
Un cadre ministériel de gestion des contrôles internes a été adopté et englobe :
- Des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du ministère liés à la gestion des contrôles dans leur domaine de responsabilité;
- Les valeurs et l'éthique;
- La communication et de la formation continue concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
- La surveillance et la mise à jour de la gestion des contrôles internes qui sont effectuées par la communication annuelle du plan de contrôles internes, à l'administrateur général et aux cadres supérieurs du ministère, et par la communication des résultats des évaluations et des plans d'action aux cadres supérieurs visés par les tests ainsi qu'à l'administrateur général.
Les résultats des évaluations et les plans d'action sont communiqués deux fois par année au comité ministériel d'audit (CMA). Le CMA fournit des conseils à l'administrateur général quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère.
2.2 Ententes de services pertinentes aux états financiers
L'ASC compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers, voici la liste des principaux services offerts :
2.2.1 Dispositions relatives aux services communs
- Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) qui gère le paiement des salaires et l'acquisition de biens et de services, et qui fournit des services de gestion des locaux;
- Services partagés Canada, qui offre des services d'infrastructure de technologie de l'information (TI);
- Le ministère de la Justice Canada, qui fournit des services juridiques;
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, qui fournit des renseignements sur l'assurance de la fonction publique et qui gère centralement le paiement de la part de l'employeur des cotisations aux régimes d'avantages sociaux des employés prévus par la loi;
Les lecteurs du présent document peuvent consulter les annexes à la déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers des ministères susmentionnés pour mieux comprendre les systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers liés à ces services en particulier.
2.2.2 Dispositions particulières
- Le ministère de l'Agriculture et Agroalimentaire Canada fournit à l'ASC une plateforme de système financier pour consigner et déclarer toutes les opérations financières.
- Le ministère de Transport Canada fournit à l'ASC des services de soutien du système de gestion des ressources humaines.
3. Résultats de l'évaluation ministérielle de l'exercice à
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L'agence est à l'étape de la surveillance continue pour tous ses processus de contrôle interne en matière de rapports financiers et de gestion financière. Le tableau suivant résume l'état des activités de surveillance continue selon le plan cyclique de l'exercice précédent :
| Secteurs de contrôles clés | Surveillance continue | État de l'avancement des travaux |
|---|---|---|
| CONTRÔLES EN MATIÈRE DE RAPPORTS FINANCIERS | ||
| CONTRÔLES INFORMATIQUES GÉNÉRAUX | ||
| Contrôles TI propres aux processus opérationnels | Oui | Les tests de contrôle au niveau du système financier sont intégrés dans le cadre du processus maitre au moment de la surveillance continue. |
| CONTRÔLES AU NIVEAU DES PROCESSUS | ||
| Paie | Oui | Exécuté comme prévu; Aucune lacune significative n'a été identifiée |
| Voyages et accueil | Oui | Exécuté comme prévu; Aucune lacune significative n'a été identifiée |
| Radiation et aliénation d'immobilisations | Oui | Exécuté comme prévu; Aucune lacune significative n'a été identifiée |
| CONTRÔLES EN MATIÈRE DE LA GESTION FINANCIÈRE | ||
| Attestation du dirigeant principal des finances | Oui | Exécuté comme prévu; Aucune lacune n'a été identifiée. |
| Établissement des coûts | Oui | Exécuté comme prévu; Aucune lacune n'a été identifiée. |
| Planification des investissements | Oui | Exécuté comme prévu; Aucune lacune n'a été identifiée. |
Les principales conclusions et les rajustements importants requis découlant des activités d'évaluation de l'exercice en cours sont résumés aux sous-sections 3.1 et 3.2.
3.1 Contrôles clés nouveaux ou considérablement modifiés
Au cours de l'exercice, il n'y a eu aucune modification importante des contrôles clés dans les processus existants qui nécessitaient une réévaluation. L'avenir du travail à l'ASC sera un modèle hybride de travail à domicile et au bureau. Dans la mesure du possible, nous continuons à encourager la documentation électronique des preuves d'exécution des contrôles.
3.2 Programme de surveillance continue
Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, l'ASC a procédé à la réévaluation de ses contrôles internes en matière de rapports financiers et de gestion financière, et ce pour tous les processus identifiés dans le plan.
En général, les contrôles clés évalués ont été jugés efficaces pour assurer la production d'informations financières fiables. Des recommandations ont été partagées lorsque nécessaire. Aucune déficience ou faiblesse importante, susceptible d'entraîner une anomalie significative dans les états financiers, n'a été identifiée.
4. Plan d'action ministériel pour le prochain exercice et les exercices subséquents
Le plan cyclique de surveillance continue de l'ASC au cours des prochains exercices est présenté dans le tableau suivant. Il est fondé sur les éléments suivants :
- Une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé.
- Changements majeurs dans les processus ou le déploiement de nouvelles technologies.
- Les rajustements connexes au plan de surveillance continue, s'il y a lieu.
| Secteurs de contrôles clés | - | - | - | - et plus |
|---|---|---|---|---|
| CONTRÔLES EN MATIÈRE DE RAPPORTS FINANCIERS | ||||
| CONTRÔLES AU NIVEAU DE L'ENTITÉ | ||||
| Formation indispensable | Oui | - | - | - |
| Évaluation du rendement | - | - | Oui | - |
| Instrument de délégation et attribution des pouvoirs délégués | Oui | - | - | - |
| Gestion du risque organisationnel | Oui | - | - | - |
| CONTRÔLES INFORMATIQUES GÉNÉRAUX | ||||
| SAP - Contrôle d'accès | - | Oui | - | - |
| Contrôles TI propres aux processus opérationnels Note de bas de page 2 | Oui | Oui | Oui | Oui |
| CONTRÔLES AU NIVEAU DES PROCESSUS | ||||
| Paie Note de bas de page 3 | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Approvisionnement au paiement | - | - | Oui | - |
| Paiements de transfert | - | - | Oui | Oui |
| Radiation et aliénation d'immobilisations | - | - | - | Oui |
| Voyages et Accueil | - | Oui | - | - |
| Procédures de fin de mois / année et rapports financiers | - | Oui | - | - |
| CONTRÔLES EN MATIÈRE DE LA GESTION FINANCIÈRE | ||||
| Attestation du Dirigeant principal des finances | - | - | Oui | - |
| Établissement des coûts | - | - | Oui | - |
| Planification des investissements | - | - | Oui | - |
| Contrôle et prévision budgétaires | - | - | - | Oui |
| La planification et l'établissement du budget | - | Oui | - | - |
| Gestion de projet | Oui | - | - | - |
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