Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers – Non auditée - Exercice 2022-2023

2.1 Gestion du contrôle interne

L'ASC est dotée d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne.

Un cadre ministériel de gestion des contrôles internes a été adopté et englobe :

• Des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du ministère liés à la gestion des contrôles dans leur domaine de responsabilité;
• Les valeurs et l'éthique;
• La communication et de la formation continue concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
• La surveillance et la mise à jour de la gestion des contrôles internes qui sont effectuées par la communication annuelle du plan de contrôles internes, à l'administrateur général et aux cadres supérieurs du ministère, et par la communication des résultats des évaluations et des plans d'action aux cadres supérieurs visés par les tests ainsi qu'à l'administrateur général. De plus, les résultats des évaluations et les plans d'action sont communiqués deux fois par année au comité ministériel d'audit.

Le comité ministériel d'audit fournit des conseils à l'administrateur général quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère.

2.2 Ententes de services pertinentes aux états financiers

L'ASC compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui figurent dans ses états financiers, comme le présentent les paragraphes suivants.

3.1 Contrôles clés nouveaux ou considérablement modifiés

Au cours de l'exercice, il n'y a eu aucune modification importante des contrôles clés dans les processus existants qui nécessitaient une réévaluation. L'avenir du travail à l'ASC sera un hybride de travail à domicile et au bureau. Dans la mesure du possible, nous continuons à encourager la documentation électronique des preuves d'exécution des contrôles.

3.2 Programme de surveillance continue

Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, l'ASC a procédé à une réévaluation de ses contrôles internes sur les rapports financiers et ses contrôles internes sur la gestion financière, incorporés dans les processus opérationnels suivants:

• Paiements de transfert
• Paie
• Contrôles TI propres aux processus opérationnels
• Prévisions

En général, les principaux contrôles financiers évalués fonctionnent de façon efficace, afin de prévenir toute inexactitude importante dans les états financiers et assurer une utilisation prudente des ressources publiques. Les faiblesses constatées sont mineures et peu fréquentes, et touchent principalement :

• La documentation incomplète de certains contrôles.
• Absence d'approbation par une autorité déléguée.
• Sous-paiements salariaux non matériels découlant de processus d'entrée manuelle.
• Demande tardive de remboursement d'avance de salaire due à des délais au niveau de transfert de dossiers de paie phénix entre ministères.
• Incohérences concernant les transferts d'avances salariales entre les ministères.
• Manque de preuve de vérification de paiement finaux de subventions et contributions.

Des plans d'action de la direction ont été élaborés par le responsable des processus opérationnels afin de donner suite aux recommandations.