Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers – Non auditée - Exercice 2021-2022

2.1 Gestion du contrôle interne

L'ASC est dotée d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion des contrôles internes, approuvé par l'administrateur général, a été adopté et englobe :

• des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du ministère liés à la gestion des contrôles dans leur domaine de responsabilité;
• les valeurs et l'éthique;
• la communication et de la formation continue concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
• la surveillance et la mise à jour de la gestion des contrôles internes qui sont effectuées par la communication annuelle du plan de contrôles internes, à l'administrateur général et aux cadres supérieurs du ministère, et par la communication des résultats des évaluations et des plans d'action aux cadres supérieurs visés par les tests ainsi qu'à l'administrateur général. De plus, les résultats des évaluations et les plans d'action sont communiqués deux fois par année au comité ministériel d'audit.

Le comité ministériel d'audit fournit des conseils à l'administrateur général quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère.

2.2 Ententes de services pertinentes aux états financiers

L'ASC compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui figurent dans ses états financiers, comme le présentent les paragraphes suivants.

3.1 Contrôles clés nouveaux ou considérablement modifiés

Au cours de l'exercice, il n'y a eu aucune modification importante des contrôles clés dans les processus existants qui nécessitaient une réévaluation. L'avenir du travail à l'ASC sera un hybride de travail à domicile et au bureau. Dans la mesure du possible, nous continuons à encourager la documentation électronique des preuves d'exécution des contrôles.

3.2 Programme de surveillance continue

Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, l'ASC a procédé à une réévaluation des contrôles internes sur les rapports financiers et des contrôles internes sur la gestion financière incorporés dans les processus opérationnels suivants:

• Planification et établissement des budgets
• Approvisionnement au paiement
• Paie
• SAP-Contrôles d'accès à l'application.

En général, les principaux contrôles financiers évalués fonctionnent de façon efficace, afin de prévenir toute inexactitude importante dans les états financiers et assurer une utilisation prudente des ressources publiques. Les faiblesses constatées sont mineures et touchent principalement :

• La documentation insuffisante de certains contrôles et le retard dans son exécution.
• Le non-respect de certaines délégations
• Les retards dans l'exécution des contrôles (vérifications avant et après la paie)
• Des trop-payés salariaux de faible valeur
• Le retrait des accès au système financier au moment opportun
• Les erreurs dans la divulgation proactive des contrats.

Des plans d'action ont été élaborés par les responsables des processus afin de donner suite aux recommandations. Des mesures correctives ont été mises en œuvre ou sont en voie de développement comme suit :

• Rappel formel aux responsables de l'importance d'exécuter et de documenter les contrôles en temps opportun
• Revue périodique des accès SAP accordés et de la séparation des tâches
• Récupération des montants salariaux payés en trop
• Échantillonnage de contrats avant de de procéder à la divulgation proactive.