Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers – Non auditée - Exercice 2020-2021
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Exercice -
1. Introduction
Le présent document fournit de l'information sommaire sur les mesures prises par l'Agence spatiale canadienne (ASC) pour conserver un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les responsabilités essentielles du ministère se trouvent dans le Plan ministériel de l'exercice à et dans le Rapport sur les résultats ministériels de l'exercice à .
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
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2.1 Gestion du contrôle interne
L'ASC est dotée d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion des contrôles internes, approuvé par l'administrateur général, a été adopté et englobe :
- des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du ministère liés à la gestion des contrôles dans leur domaine de responsabilité;
- les valeurs et l'éthique;
- la communication et de la formation continue concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
- la surveillance et la mise à jour de la gestion des contrôles internes qui sont effectuées par la communication annuelle du plan de contrôles internes, à l'administrateur général et aux cadres supérieurs du ministère, et par la communication des résultats des évaluations et des plans d'action aux cadres supérieurs visés par les tests ainsi qu'à l'administrateur général. De plus, les résultats des évaluations et les plans d'action sont communiqués deux fois par année au comité ministériel d'audit.
Le comité ministériel d'audit fournit des conseils à l'administrateur général quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère.
2.2 Ententes de services pertinentes aux états financiers
L'ASC compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui figurent dans ses états financiers, comme le présentent les paragraphes suivants.
2.2.1 Dispositions relatives aux services communs :
- Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) qui gère le paiement des salaires et l'acquisition de biens et de services, et qui fournit des services de gestion des locaux;
- Services partagés Canada, qui offre des services d'infrastructure de technologie de l'information (TI);
- Le ministère de la Justice Canada, qui fournit des services juridiques;
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada , qui fournit des renseignements sur l'assurance de la fonction publique et qui gère centralement le paiement de la part de l'employeur des cotisations aux régimes d'avantages sociaux des employés prévus par la loi;
Les lecteurs du présent document peuvent consulter les annexes à la déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers des ministères susmentionnés pour mieux comprendre les systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers liés à ces services en particulier.
2.2.2 Dispositions particulières :
- Le ministère de l'Agriculture et Agroalimentaire fournit à l'ASC des services de soutien du système financier SAP;
- Le ministère de Transport Canada fournit à l'ASC des services de soutien du système de gestion des ressources humaines.
3. Résultats de l'évaluation ministérielle de l'exercice à
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Le tableau suivant résume l'état des activités de surveillance continue selon le plan cyclique de l'exercice précédent.
| Secteurs de contrôles clés | Surveillance continue | État de l'avancement des travaux |
|---|---|---|
| CONTRÔLES EN MATIÈRE DE RAPPORTS FINANCIERS | ||
| CONTRÔLES AU NIVEAU DE L'ENTITÉ | ||
| Évaluation du rendement | Oui | Les tests de surveillance continue ont été effectués. Aucune lacune n'a été identifiée. |
| Instrument de délégation et attribution des pouvoirs délégués | Oui | Les tests de surveillance continue ont été effectués. Aucune lacune n'a été identifiée. |
| CONTRÔLES INFORMATIQUES GÉNÉRAUX | ||
| Contrôles informatiques généraux | Oui | Les tests de surveillance continue ont été effectués. Aucune lacune n'a été identifiée. |
| CONTRÔLES AU NIVEAU DES PROCESSUS | ||
| Paie | Oui | Les tests de surveillance continue ont été effectués et des lacunes ont été identifiées. Des mesures correctives ont été mises en œuvre. |
| Dépenses opérationnelles - Voyages et Accueil | Oui | Les tests de surveillance continue ont été effectués et des lacunes ont été identifiées. Des mesures correctives ont été mises en œuvre. |
| Travaux en cours - immobilisations, investissements en projet | Oui | Les tests de surveillance continue ont été effectués et des lacunes ont été identifiées. Des mesures correctives sont en voie de développement. |
En plus d'effectuer nos activités de surveillance continue, nous avons analysé et soumis des rapports sur les paiements excédentaires et les paiements insuffisants découlant de la mise-en-œuvre de Phénix au Bureau du contrôleur général. De plus, nous avons soulevé des cas problématiques au groupe de la rémunération de l'ASC pour leur analyse et correction.
Nous avons également analysé et préparé un plan d'action à la direction pour assurer la mise en œuvre d'une nouvelle recommandation émise par le Bureau du vérificateur général du Canada sur la gestion de la paie suite à l'audit des états financiers consolidés de du gouvernement du Canada.
Aussi, en raison de la pandémie et de son impact possible sur la validité, l'exactitude et l'exhaustivité des états financiers, des vérifications supplémentaires ont été effectuées pour les processus d'approvisionnement au paiement, gestion des subventions et contributions ainsi que des procédures de fin de mois/ année et rapports financiers. Aucune faiblesse de contrôle présentant un risque élevé au niveau de la validité, de l'exactitude et de l'exhaustivité des états financiers n'a été observée lors des vérifications supplémentaires.
Les principales conclusions et les rajustements importants requis découlant des activités d'évaluation de l'exercice en cours sont résumés aux sous-sections 3.1 et 3.2.
3.1 Contrôles clés nouveaux ou considérablement modifiés
Au cours de l'exercice en cours, il n'y a eu aucune modification importante des contrôles clés dans les processus existants qui nécessitaient une réévaluation.
3.2 Programme de surveillance continue
Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, l'ASC a procédé à la réévaluation de ses contrôles au niveau de l'entité et de ses contrôles financiers dans le contexte des processus opérationnels tels que l'évaluation du rendement, l'instrument de délégation et l'attribution des pouvoirs délégués, les voyages et l'accueil, les travaux en cours, la paie ainsi que les contrôles informatiques généraux.
Les principaux contrôles financiers évalués, en ce qui a trait aux processus ci-dessus, fonctionnent de façon efficace afin de prévenir toute inexactitude importante dans les états financiers.
Bien qu'aucune faiblesse de contrôle présentant un risque élevé n'ait été observée, l'ASC a identifié quelques transactions en erreur qui ont mené à des propositions d'améliorations afin de renforcer l'environnement de contrôle. Des plans d'action ont été élaborés par les responsables des processus afin de donner suite aux recommandations. Des mesures correctives ont été mises en œuvre ou sont en voie de développement comme suit :
Voyages
- Vérifier que les autorisations générales de voyager (AGV) soient complètes, particulièrement quant aux types de dépenses autorisés, et qu'elles soient conservées adéquatement.
Des mesures correctives ont été mises en œuvre.
Travaux en cours - immobilisations, investissements en projet
- Sensibiliser les employés à l'importance de confirmer avec exactitude les coûts de fermeture de projet et à coordonner le transfert en actif en temps opportun.
Des mesures correctives sont en voie de développement.
Paie
- Offrir de la formation spécifique pour le traitement de la rémunération d'employés à temps partiel et porter une attention au traitement de la rémunération de ceux-ci, afin de déceler et de corriger les erreurs rapidement.
- Sensibiliser les gestionnaires délégués en matière de dotation, à approuver les affectations intérimaires conformément à leur pouvoir délégué, le plus tôt possible avant la date d'entrée en fonction de l'employé. Ceci afin de diminuer les retards de paiement à l'employé, le risque d'erreur et la charge de travail de l'équipe de la rémunération.
Des mesures correctives ont été mises en œuvre.
4. Plan d'action ministériel pour le prochain exercice et les exercices subséquents
Le plan cyclique de surveillance continue de l'ASC au cours des prochains exercices est présenté dans le tableau suivant. Il est fondé sur les éléments suivants :
- Une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé;
- Les rajustements connexes au plan de surveillance continue, s'il y a lieu.
| Secteurs de contrôles clés | - | - | - | et plus |
|---|---|---|---|---|
| CONTRÔLES EN MATIÈRE DE RAPPORTS FINANCIERS | ||||
| CONTRÔLES AU NIVEAU DE L'ENTITÉ | ||||
| Budgétisation et suivis prévisionnels | - | Oui | - | - |
| Gestion du risque organisationnel | - | Oui | - | - |
| Formation indispensable | - | - | - | Oui |
| Évaluation du rendement | - | - | - | Oui |
| Instrument de délégation et attribution des pouvoirs délégués | - | - | - | Oui |
| CONTRÔLES INFORMATIQUES GÉNÉRAUX | ||||
| Contrôles informatiques généraux | Oui | Oui | Oui | Oui |
| CONTRÔLES AU NIVEAU DES PROCESSUS | ||||
| Paie Note de bas de page 2 | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Dépenses opérationnelles - Voyages et Accueil | - | - | Oui | - |
| Dépenses opérationnelles - Approvisionnement au paiement | Oui | - | - | - |
| Radiation et aliénation | - | Oui | - | - |
| Travaux en cours - immobilisations, investissements en projet | - | - | - | Oui |
| Paiements de transfert | - | Oui | - | - |
| Procédures de fin de mois / année et rapports financiers | - | - | - | Oui |
| CONTRÔLES EN MATIÈRE DE LA GESTION FINANCIÈRE | ||||
| Attestation du Dirigeant principal des finances | - | - | Oui | - |
| Planification et établissement des budgets | Oui | - | - | - |
| Établissement des coûts | - | - | Oui | - |
| Planification des investissements | - | Oui | - | - |
Outre le plan cyclique de surveillance continue du système de contrôles internes, l'ASC effectuera le suivi des mesures correctives selon les constatations énumérées à la section 3.2 Programme de surveillance continue.
De plus, l'ASC continuera d'exécuter des analyses de cas problématiques reliés au système Phénix pour les employés de l'Agence.
Finalement, le travail à distance en raison de la pandémie a un impact sur les processus existants. À ce moment-ci, nous estimons que le niveau de risques des processus en place n'est pas affecté par cette situation puisqu'il n'y a pas eu de changements importants au niveau des employés qui exécutent les tâches habituelles ni de variations de volume ou de type de transactions à effectuer. Les tests de - porteront une attention particulière aux modifications de processus et à l'application des contrôles clés, nouveaux ou existants, appropriés.
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