Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers - Non auditée

2.1 Gestion du contrôle interne

L'ASC est dotée d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne ce qui favorise l'amélioration continue. Le Cadre pour la gestion du contrôle interne de l'ASC, qui énonce l'objectif, les résultats attendus, les principes et l'approche ainsi que les rôles et responsabilités relativement aux contrôles internes, a été approuvé par le président.

Le cadre pour la gestion du contrôle interne de l'ASC englobe les éléments suivants :

• des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle interne;
• un Code de valeurs et d'éthique de l'ASC;
• des communications et des formations continues concernant les exigences législatives, les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers efficaces pour gérer les risques;
• la surveillance et la mise à jour de la gestion des contrôles internes qui sont effectuées par la communication annuelle du plan de contrôles internes à la haute gestion et par la communication des résultats des évaluations et des plans d'action aux directeurs généraux visés par les tests, ainsi qu'au dirigeant principal des finances. De plus, les résultats des évaluations et les plans d'action sont communiqués deux fois par année au Comité d'audit.

L'ASC a établi un Comité d'audit (CA) en 2010.  Ce dernier est composé du Président de l'ASC et de trois membres externes dont un préside le Comité. De plus, le Vice-président, le Dirigeant principal des finances et la Dirigeante principale, vérification et évaluation assistent à toutes les réunions. Le CA prodigue des conseils au Président sur la pertinence et le fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l'Agence. Il examine entre autres le système de contrôle interne de l'ASC, notamment par la revue des résultats des évaluations et les plans d'action relatifs aux contrôles internes ainsi que par la revue des rapports financiers. En 2018-2019, le CA s'est réuni trois fois, a participé à cinq téléconférences ainsi qu'à une consultation par courrier électronique.

2.2 Ententes de services pertinentes par rapport aux états financiers

L'ASC a recours à d'autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers :

Ententes courantes :

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) gère centralement le versement des salaires et l'acquisition de biens et services en fonction des pouvoirs délégués du ministère et fournit des services relatifs aux installations;
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit à l'ASC les renseignements nécessaires pour calculer les charges à payer et les provisions, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
• Le ministère de la Justice fournit les services juridiques à l'ASC;
• Services partagés Canada (SPC) fournit des services d'infrastructure de technologie de l'information (TI) à l'ASC dans les domaines des centres de données et des réseaux.

Ententes particulières :

• Le ministère de l'Agriculture et Agroalimentaire fournit à l'ASC des services de soutien du système financier SAP.
• Le ministère de Transport Canada fournit à l'ASC des services de soutien du système de gestion des ressources humaines.

3.1 Contrôle clés nouveaux ou ayant fait l'objet de modifications importantes

Au cours de l'exercice, deux nouveaux processus de la gestion financière ont été développés et testés. Il s'agit de l'attestation du dirigeant principal des finances et de l'établissement des coûts. Les principaux contrôles financiers, évalués lors des tests d'efficacité de la conception et de l'efficacité opérationnelle, fonctionnent de façon efficace afin d'appuyer la prise de décision.

Bien qu'aucune faiblesse de contrôle présentant un risque élevé n'ait été observée, l'ASC a identifié des améliorations possibles afin de renforcer l'environnement de contrôle et des mesures correctives ont déjà ou seront mises en place en 2019-2020 pour y remédier comme suit :

Attestation du dirigeant principal des finances (DPF)

• Conserver, pour référence ultérieure, l'information financière disponible au DPF lors de l'exercice du contrôle diligent.

La mesure corrective a été mise en œuvre.

Établissement des coûts

• Développer un outil pour consigner et communiquer efficacement au DPF les hypothèses et l'information financière pertinentes en appui à la prise de décision interne.

L'amélioration est en voie de développement dans ce secteur de contrôle.

3.2 Programme de surveillance continue

En 2018-2019, l'ASC a procédé, conformément au plan cyclique de surveillance continue, à la réévaluation des contrôles clés dans le cadre des processus de radiation et aliénation, des dépenses opérationnelles (approvisionnement au paiement), de la paie ainsi que des contrôles informatiques généraux.

Les principaux contrôles financiers évalués, en ce qui a trait aux processus ci-dessus, fonctionnent de façon efficace afin de prévenir toute inexactitude importante dans les états financiers.

Bien qu'aucune faiblesse de contrôle présentant un risque élevé n'ait été observée, l'ASC a identifié quelques transactions en erreur qui ont menées à des propositions d'améliorations afin de renforcer l'environnement de contrôle. Des mesures correctives ont déjà ou seront mises en place en 2019-2020 pour y remédier comme suit :

Dépenses opérationnelles - approvisionnement au paiement

• Ajuster la procédure de divulgation proactive pour valider et vérifier les données publiées.
• Conserver la documentation complète au dossier contractuel.
• Fournir une piste de vérification complète comme preuve de vérification des comptes.

Les mesures correctives ont été mises en œuvres.

Radiation et aliénation

• Valider et vérifier les délégations requises pour traiter les aliénations de matériel.
• Accroître l'utilisation des données du système financier pour contrôler les actifs en fonction du matériel disposé.

Les mesures correctives ont été mises en œuvres.

Paie

• Vérifier les demandes d'interventions de paie pour confirmer l'admissibilité à la rémunération. Vérifier également les transactions générées par le système de paie pour assurer l'exactitude des paiements.
• Ajouter un contrôle, au processus de traitement des demandes de temps supplémentaire, pour valider le statut d'emploi de l'employé et communiquer, aux employés et gestionnaires concernés, les règles de rémunération relatives au temps supplémentaire des employés à temps partiel.

Les améliorations sont en voie de développement dans ce secteur de contrôle.

4.1 Progrès au cours de l'exercice 2018-2019

L'ASC a continué de mener ses activités de surveillance continue de son système de contrôles internes conformément au plan de l'exercice financier précédent. Les activités réalisées par l'ASC d'après ce plan sont résumés ci-dessous :

En plus d'effectuer nos activités de surveillance continue, nous avons analysé et soumis trimestriellement les paiements excédentaires et les paiements insuffisants découlant de la mise-en-œuvre de Phénix au Bureau du contrôleur général. De plus, nous avons soulevé des cas problématiques au groupe de la rémunération de l'ASC pour leur analyse et correction.

Nous avons également analysé et préparé un plan d'action à la direction pour assurer la mise en œuvre des recommandations émises par le Bureau du vérificateur général du Canada sur la gestion de la paye suite à l'audit des états financiers consolidés de 2017 du gouvernement du Canada.

4.2 Plan d'action pour le prochain exercice et les années suivantes

Le plan cyclique triennal de surveillance continue axée sur les risques de l'ASC est présenté dans le tableau suivant. Il est établi annuellement suite à une validation des risques, des résultats des tests et du plan d'audit.

Outre le plan cyclique de surveillance continue du système de contrôles internes, l'ASC effectuera le suivi des mesures correctives selon les constatations énumérées à la section 3 Résultats de l'évaluation ministérielle de l'exercice 2018-2019.

De plus, l'ASC continuera d'exécuter des analyses de cas problématiques reliés au système Phénix pour les employés de l'Agence.