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Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers - Non auditée

Agence spatiale canadienne

Exercice -

1. Introduction

Ce document présente de l'information sommaire sur les mesures prises par l'Agence spatiale canadienne (ASC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur la Loi sur l'Agence spatiale canadienne, son mandat et ses activités de programme se retrouvent dans le Rapport sur les résultats ministériels - et dans le Plan ministériel -.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

L'ASC est dotée d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne ce qui favorise l'amélioration continue. Le Cadre pour la gestion du contrôle interne de l'ASC, qui énonce l'objectif, les résultats attendus, les principes et l'approche ainsi que les rôles et responsabilités relativement aux contrôles internes, a été approuvé par le président.

Le cadre pour la gestion du contrôle interne de l'ASC englobe les éléments suivants :

  • des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle interne;
  • un Code de valeurs et d'éthique de l'ASC;
  • des communications et des formations continues concernant les exigences législatives, les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers efficaces pour gérer les risques;
  • la surveillance et la mise à jour de la gestion des contrôles internes qui sont effectuées par la communication annuelle du plan de contrôles internes à la haute gestion et par la communication des résultats des évaluations et des plans d'action aux directeurs généraux visés par les tests, ainsi qu'au dirigeant principal des finances. De plus, les résultats des évaluations et les plans d'action sont communiqués deux fois par année au Comité d'audit.

L'ASC a établi un Comité d'audit (CA) en .  Ce dernier est composé du Président de l'ASC et de trois membres externes dont un préside le Comité. De plus, le Vice-président, le Dirigeant principal des finances et la Dirigeante principale, vérification et évaluation assistent à toutes les réunions. Le CA prodigue des conseils au Président sur la pertinence et le fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l'Agence. Il examine entre autres le système de contrôle interne de l'ASC, notamment par la revue des résultats des évaluations et les plans d'action relatifs au système de CIRF ainsi que par la revue des rapports financiers. En -, le CA s'est réuni quatre fois et a participé à trois téléconférences.

2.2 Ententes de services pertinentes par rapport aux états financiers

L'ASC a recours à d'autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers :

Ententes courantes :

  • Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) gère centralement le versement des salaires et l'acquisition de biens et services en fonction des pouvoirs délégués du ministère et fournit des services relatifs aux installations;
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit à l'ASC les renseignements nécessaires pour calculer les charges à payer et les provisions, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
  • Le ministère de la Justice fournit les services juridiques à l'ASC;
  • Services partagés Canada (SPC) fournit des services d'infrastructure de technologie de l'information (TI) à l'ASC dans les domaines des centres de données et des réseaux.

Ententes particulières :

  • Le ministère de l'Agriculture et Agroalimentaire fournit à l'ASC une plateforme financière du système SAP pour saisir et déclarer toutes les transactions financières.
  • Le ministère de Transport Canada fournit à l'ASC des services de soutien du système de gestion des ressources humaines.

3. Résultats de l'évaluation ministérielle de l'exercice -

3.1 Contrôle clés nouveaux ou ayant fait l'objet de modifications importantes

Au cours de l'exercice, aucun nouveau processus n'a été développé et aucun contrôle clé des processus existants n'a été modifié de façon importante nécessitant une réévaluation de l'efficacité de la conception et de l'efficacité opérationnelle.

3.2 Programme de surveillance continue

En -, l'ASC a procédé, conformément au plan cyclique de surveillance continue, à la réévaluation des contrôles clés dans le cadre des processus de l'établissement des budgets, des suivis prévisionnels, de la paie ainsi que des contrôles informatiques généraux.

Les principaux contrôles financiers évalués, en ce qui a trait aux processus ci-dessus, fonctionnent de façon efficace afin de prévenir toute inexactitude importante dans les états financiers. Il n'y a eu aucune faiblesse de contrôle présentant un risque élevé. Quant aux constatations qui furent notées, des mesures correctives ont déjà été ou seront mises en place en - pour y remédier.

L'ASC a identifié les améliorations possibles suivantes afin de renforcer l'environnement de contrôle:

Établissement des budgets

  • Impliquer une deuxième personne dans le processus de validation des données financières afin de réduire le risque d'erreur lors de l'exercice de la Mise à jour annuelle des niveaux de références (MJANR) ainsi que dans les situations financières mensuelles.

Les améliorations sont en voie de développement dans ce secteur de contrôle.

Paie

  • Fournir une piste de vérification complète pour démontrer que les transactions générées par le système de paie ont été vérifiées et utiliser la même signature que celle inscrite sur les spécimens de délégation des pouvoirs financiers.
  • Sensibiliser les employés responsables quant à l'importance de valider les délégations requises pour traiter les transactions de paie.
  • Récupérer un trop payé de faible valeur et corriger un paiement insuffisant également de faible valeur, pour la prime au bilinguisme d'employés ayant quitté la fonction publique.

Les améliorations sont en voie de développement dans ce secteur de contrôle.

4. Plan d'action de l'Agence spatiale canadienne

4.1 Progrès au cours de l'exercice -

L'ASC a continué de mener ses activités de surveillance continue de son système de CIRF conformément au plan de l'exercice financier précédent. Les activités réalisées par l'ASC d'après ce plan sont résumés ci-dessous :

Éléments dans le plan d'action de l'exercice précédent identifiés pour -
Secteurs de contrôles clés Surveillance continue État de l'avancement des travaux
Contrôles au niveau de l'entité
Établissement des budgets Oui Les tests de surveillance continue ont été effectués et des lacunes ont été identifiées. Des mesures correctives sont en voie de développement.
Suivis prévisionnels Oui Les tests de surveillance continue ont été effectués. Aucune lacune n'a été identifiée.
Contrôles informatiques généraux
Contrôles informatiques généraux Oui Les tests de surveillance continue ont été effectués. Aucune lacune n'a été identifiée.
Contrôles au niveau des processus
Paie Oui Les tests de surveillance continue ont été effectués et des lacunes ont été identifiées. Des mesures correctives sont en voie de développement.

En plus d'effectuer nos activités de surveillance continue, nous avons analysé et soumis trimestriellement les paiements excédentaires et les paiements insuffisants non-résolus découlant de la mise-en-œuvre de Phénix au Bureau du contrôleur général. De plus, nous avons soulevé des cas problématiques au groupe de la rémunération de l'ASC pour leur analyse et correction.

4.2 Plan d'action pour le prochain exercice et les années suivantes

Le plan cyclique triennal de surveillance continue axée sur les risques de l'ASC est présenté dans le tableau suivant. Il est établi annuellement suite à une validation des risques, des résultats des tests et du plan d'audit.

Le plan cyclique de surveillance continue axée sur les risquesNote de tableau 1
Secteurs de contrôles clés - - - et plus
Contrôles au niveau de l'entité
Gestion du risque organisationnel   Oui    
Formation indispensable   Oui    
Évaluation du rendement     Oui  
Instrument de délégation et attribution des pouvoirs délégués     Oui  
Établissement des budgets   Oui    
Suivis prévisionnels       Oui
Contrôles informatiques généraux
Contrôles informatiques généraux Oui Oui Oui Oui
Contrôles au niveau des processus
Paie Note de tableau 2 Oui Oui Oui Oui
Dépenses opérationnelles - Voyages et Accueil     Oui  
Dépenses opérationnelles - Approvisionnement au paiement Oui      
Radiation et aliénation Oui      
Travaux en cours - immobilisations       Oui
Paiements de transfert     Oui  
Procédures de fin de mois / année et rapports financiers       Oui

Outre le plan cyclique de surveillance continue, l'ASC effectuera le suivi des améliorations selon les constatations énumérées à la section 3 Résultats de l'évaluation ministérielle de l'exercice -.

L'ASC poursuivra également la révision du processus de la paie conformément à la Ligne directrice sur la gestion financière de l'administration de la paye publiée le et continuera à analyser des cas problématiques reliés au système Phénix pour la paie des employés de l'Agence. Nous analyserons et préparerons aussi un plan d'action à la direction pour assurer la mise en œuvre des recommandations émises par le Bureau du vérificateur général sur la gestion de la paye suite à l'audit des états financiers consolidés de du gouvernement du Canada.

Nous effectuerons également les tests d'efficacité de la conception et de l'efficacité opérationnelle de deux nouveaux processus, soit l'établissement des coûts et l'attestation du Dirigeant principal des finances au courant de l'année -.

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