Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers - Non auditée

2.1 Gestion du contrôle interne

L'ASC est dotée d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne ce qui favorise l'amélioration continue. Le Cadre pour la gestion du contrôle interne de l'ASC, qui énonce l'objectif, les résultats attendus, les principes et l'approche ainsi que les rôles et responsabilités relativement aux contrôles internes, a été approuvé par le président le 19 juin 2013.

Le cadre pour la gestion du contrôle interne de l'ASC englobe les éléments suivants :

• des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle interne;
• un Code de valeurs et d'éthique de l'ASC;
• des communications et des formations continues concernant les exigences législatives, les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers efficaces pour gérer les risques;
• des moyens de surveillance et des mises à jour régulières, au moins deux fois par année, ainsi que la présentation des résultats d'évaluation des contrôles et des plans d'action au président, au dirigeant principal des finances, aux membres du Comité exécutif et aux membres du Comité d'audit.

L'ASC a établi un Comité d'audit (CA) en 2010.  Ce dernier est composé du Président de l'ASC et de trois membres externes dont un préside le Comité. De plus, le Vice-président, la Dirigeante principale des finances et la Dirigeante principale, vérification et évaluation assistent à toutes les réunions. Le CA prodigue des conseils au Président sur la pertinence et le fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l'Agence. Il examine entre autres le système de contrôle interne de l'ASC, notamment par la mise à jour des résultats des évaluations et les plans d'action relatifs au système de CIRF ainsi que les rapports financiers. En 2016-2017, le CA s'est réuni trois fois et a participé à deux téléconférences.

2.2 Ententes de services pertinentes par rapport aux états financiers

L'ASC a recours à d'autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers :

Ententes courantes :

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) gère centralement le versement des salaires et l'acquisition de biens et services en fonction des pouvoirs délégués du ministère et fournit des services relatifs aux installations;
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit à l'ASC les renseignements nécessaires pour calculer les charges à payer et les provisions, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
• Le ministère de la Justice fournit les services juridiques à l'ASC;
• Services partagés Canada (SPC) fournit des services d'infrastructure de technologie de l'information (TI) à l'ASC dans les domaines des centres de données et des réseaux.

Ententes particulières :

• Le ministère de l'Agriculture et Agroalimentaire fournit à l'ASC une plateforme financière du système SAP pour saisir et déclarer toutes les transactions financières.
• Le ministère de Transport Canada fournit à l'ASC des services de soutien du système de gestion des ressources humaines.

3.1 Contrôle clés nouveaux ou ayant fait l'objet de modifications importantes

Suite à la mise en œuvre du nouveau système de paye Phénix le 21 avril 2016, le processus de la paie a été revu afin de s'assurer qu'il reflète les activités telles qu'elles se réalisent. Certaines étapes ont été ajoutées ou retirées dans le processus de la paie et nous avons ajouté quelques contrôles clés pour renforcer la vérification de la paie avant le paiement.

3.2 Programme de surveillance continue

En 2016-2017, l'ASC a procédé, conformément au plan cyclique de surveillance continue, à la réévaluation des contrôles clés dans le cadre des processus; de la gestion des risques organisationnels, de l'instrument de délégation, de l'attribution des pouvoirs délégués, des contrôles informatiques (l'accès à l'application de SAP et la continuité des opérations de SAP), de la paie, des paiements de transfert (contributions à l'Agence Spatiale Européenne), des procédures de fin de mois/d'année et des rapports financiers (des créditeurs à la fin d'exercice (CAFE), de l'établissement et suivi des retenues de garantie) ainsi que les contrôles informatiques généraux reliés aux processus énumérés

Les principaux contrôles financiers évalués, en ce qui a trait aux processus ci-dessus, fonctionnent de façon efficace afin de prévenir toute inexactitude importante dans les états financiers. Il n'y a eu aucune faiblesse de contrôle présentant un risque élevé. Quant aux constatations à risque faible qui furent notées, des mesures correctives ont déjà été mises en place pour y remédier.

Faisant suite aux activités de surveillance continue, l'ASC a identifié les améliorations possibles suivantes afin de renforcer l'environnement de contrôle:

Attribution des pouvoirs délégués

• Améliorer les communications entre le secteur des ressources humaines et des finances pour la mise à jour des formations indispensables requises pour conserver la délégation financière.
• Assurer la mise à jour en temps opportun du fichier maître des spécimens de signatures et informer les responsables du traitement des paiements des ajouts ou retraits des spécimens de signature
  • Les améliorations pour toutes les constatations ont été mises en œuvre dans ce secteur de contrôle.

Établissement et suivi des retenues de garantie

• Assurer que la retenue de garantie inscrite sur la facture respecte les clauses du contrat.
  • Les améliorations ont été mises en œuvre dans ce secteur de contrôle.

Procédure de fin d'année

• Sensibiliser les employés responsables de l'importance de signer et dater tous les certificats de confirmation des soldes de Grand Livre pour attester que la revue est effectuée.
  • Les améliorations ont été mises en œuvre dans ce secteur de contrôle.

4.1 Progrès au cours de l'exercice 2016-2017

L'ASC a continué de mener ses activités de surveillance continue de son système de CIRF conformément au plan de l'exercice financier précédent. Les activités réalisées par l'ASC d'après ce plan sont résumés ci-dessous :

En 2016-17, en plus d'effectuer nos activités de surveillance continue, l'ASC a réalisé des tests de l'efficacité conceptuelle pour le nouveau système Phénix. Suite aux répercussions financières des problèmes de paye de Phénix, à 3 reprises, soit en septembre 2016, décembre 2016 et mars 2017, nous avons soumis au Bureau du contrôleur général, les renseignements sur le nombre total d'employés qui ont été soit trop-payés ou sous-payés, ainsi que les montants en cause. De plus, nous avons soulevé des cas problématiques au Centre de service de paye à Matane pour leur analyse et correction.

4.2 Plan d'action pour le prochain exercice et les années suivantes

Le plan cyclique triennal de surveillance continue axée sur les risques de l'ASC est présenté dans le tableau suivant. Il est établi annuellement suite à une validation de nos risques, des résultats des tests et du plan d'audit.

Outre le plan cyclique de surveillance continue, l'ASC continuera d'exécuter des analyses de cas problématiques de paie des employés de l'Agence liés au système de Phénix.

En plus, des modifications ont été apportées à la Politique sur la gestion financière ainsi que les directives et les normes qui sont maintenant en vigueur depuis le 1er avril 2017. Nous analyserons les tableaux de concordance des exigences des nouvelles politiques ou directives et modifierons les processus, au besoin. Nous attendons également les nouvelles lignes directrices du SCT sur la surveillance continue des contrôles internes (prévu pour l'été 2017) afin d'ajuster notre travail selon leur exigence.