Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers - Non auditée

Exercice 2015-2016

1. Introduction

Ce document présente de l'information sommaire sur les mesures prises par l'Agence spatiale canadienne (ASC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur la Loi sur l'Agence spatiale canadienne, son mandat et ses activités de programme se retrouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement 2015-2016 et dans le Rapport sur les plans et priorités 2015-2016.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

L'ASC est dotée d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne ce qui favorise l'amélioration continue. Le Cadre pour la gestion du contrôle interne de l'ASC, qui énonce l'objectif, les résultats attendus, les principes et l'approche ainsi que les rôles et responsabilités relativement aux contrôles internes, a été approuvé par le président le 19 juin 2013.

Le cadre pour la gestion du contrôle interne de l'ASC englobe les éléments suivants :

• des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle interne;
• un Code de valeurs et d'éthique de l'ASC;
• des communications et des formations continues concernant les exigences législatives, les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers efficaces pour gérer les risques;
• des moyens de surveillance et des mises à jour régulières, au moins deux fois par année, ainsi que la présentation des résultats d'évaluation des contrôles et des plans d'action au président, au dirigeant principal des finances, aux membres du Comité exécutif et aux membres du Comité d'audit.

L'ASC a établi un Comité d'audit (CA) en 2010.  Ce dernier est composé du Président de l'ASC et de trois membres externes dont un préside le Comité. De plus, le Vice-président, la Dirigeante principale des finances et la Dirigeante principale, vérification et évaluation assistent à toutes les réunions. Le CA prodigue des conseils au Président sur la pertinence et le fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l'Agence. Il examine entre autres le système de contrôle interne de l'ASC, notamment par la mise à jour des résultats des évaluations et les plans d'action relatifs au système de CIRF ainsi que les rapports financiers. En 2015-2016, le CA s'est réuni quatre fois et a participé à deux téléconférences.

2.2 Ententes de services pertinentes par rapport aux états financiers

L'ASC a recours à d'autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers :

Ententes courantes :

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) gère centralement le versement des salaires et l'acquisition de biens et services en fonction des pouvoirs délégués du ministère et fournit des services relatifs aux installations;
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit à l'ASC les renseignements nécessaires pour calculer les charges à payer et les provisions, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
• Le ministère de la Justice fournit les services juridiques à l'ASC;
• Services partagés Canada (SPC) fournit des services de technologies de l'information à l'ASC dans les secteurs des courriels, des centres de données et de télécommunications. L'étendue et les responsabilités sont identifiées dans l'entente intergouvernementale entre SPC et l'ASC.

Ententes particulières :

• Le ministère de l'Agriculture et Agroalimentaire fournit à l'ASC une plateforme financière du système SAP pour saisir et déclarer toutes les transactions financières.
• Le ministère de Transport Canada fournit à l'ASC des services de soutien du système de gestion des ressources humaines.

3. Résultats de l'évaluation ministérielle de l'exercice 2015-2016

3.1 Contrôle clés nouveaux ou ayant fait l'objet de modifications importantes

Pendant l'exercice en cours, le processus de voyage a été modifié pour tenir compte de la mise en place du nouveau système électronique de voyage HRG. Des tests de l'efficacité conceptuelle ont été effectués sur ce nouveau processus. Aucun contrôle clé n'a été modifié de façon importante.

Suite à la mise en œuvre du nouveau système de paye Phénix le 21 avril 2016, le processus de la paie sera revu en 2016-2017. Ceci afin de s'assurer qu'il reflète les activités telles qu'elles se réalisent afin de se conformer à la politique sur le contrôle interne.

3.2 Programme de surveillance continue

En 2015-2016, l'ASC a procédé, conformément au plan cyclique de surveillance continue, à la réévaluation des contrôles clés dans le cadre des processus de la paie, l'évaluation du rendement des cadres supérieurs, les dépenses opérationnelles de voyage et d'accueil, la gestion des subventions et contributions (S&C) ainsi que les contrôles informatiques généraux reliés.

Les principaux contrôles financiers évalués, en ce qui a trait aux processus ci-dessus, fonctionnent de façon efficace afin de prévenir toute inexactitude importante dans les états financiers. Il n'y a eu aucune faiblesse de contrôle présentant un risque élevé. Quant aux constatations à risque faible qui furent notées, des mesures correctives ont déjà été ou seront mises en place en 2016-17 pour y remédier.

Faisant suite aux activités de surveillance continue, l'ASC a identifié les améliorations possibles suivantes afin de renforcer l'environnement de contrôle:

Paye

• Mettre à jour la charte des pouvoirs en matière de ressources humaines à l'égard du niveau de délégation requis pour l'autorisation des frais de cotisations professionnelles.
  • Des mesures correctives sont en voie de développement dans ce secteur de contrôle.

Voyage et Accueil

• Mettre en place un processus de vérification sur la conformité de l'utilisation du formulaire d'autorisation générale de voyager.
• S'assurer que toute la documentation pertinente soit incluse avec le rapport de dépenses du voyageur ainsi que la demande d'accueil afin de laisser une preuve de vérification complète.
• S'assurer que le gestionnaire fondé du pouvoir approprié approuve l'accueil.
  • Les améliorations ont été mises en œuvre dans ce secteur de contrôle.

Paiements de transfert

• S'assurer que la vérification de la réclamation pour les paiements de transfert a été effectuée par l'assurance qualité selon le plan d'échantillonnage approuvé.
  • La mesure corrective est en voie de développement dans ce secteur de contrôle.

4. Plan d'action de l'Agence spatiale canadienne

4.1 Progrès au cours de l'exercice 2015-2016

L'ASC a continué de mener ses activités de surveillance continue de son système de CIRF conformément au plan de l'exercice financier précédent. Les progrès réalisés par l'ASC d'après ce plan sont résumés ci-dessous :

En 2015-16, en plus d'accomplir des progrès relativement à la surveillance continue, l'ASC a réalisé les tests de l'efficacité conceptuelle pour le nouveau système électronique de voyage HRG.

4.2 Plan d'action pour le prochain exercice et les années suivantes

Le plan cyclique triennal de surveillance continue axée sur les risques de l'ASC est présenté dans le tableau suivant. Il est établi annuellement suite à une validation de nos processus et contrôles à risques élevés.

Outre que le plan cyclique de surveillance continue, l'ASC entend réaliser les activités d'évaluation pour les contrôles clés nouveaux ou grandement modifiés liés au processus de la paie suite au transfert de la paie dans le nouveau système Phénix.