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Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers - Non auditée

Agence spatiale canadienne

Exercice 2015-2016

1. Introduction

Ce document présente de l'information sommaire sur les mesures prises par l'Agence spatiale canadienne (ASC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur la Loi sur l'Agence spatiale canadienne, son mandat et ses activités de programme se retrouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement 2015-2016 et dans le Rapport sur les plans et priorités 2015-2016.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

L'ASC est dotée d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne ce qui favorise l'amélioration continue. Le Cadre pour la gestion du contrôle interne de l'ASC, qui énonce l'objectif, les résultats attendus, les principes et l'approche ainsi que les rôles et responsabilités relativement aux contrôles internes, a été approuvé par le président le 19 juin 2013.

Le cadre pour la gestion du contrôle interne de l'ASC englobe les éléments suivants :

L'ASC a établi un Comité d'audit (CA) en 2010.  Ce dernier est composé du Président de l'ASC et de trois membres externes dont un préside le Comité. De plus, le Vice-président, la Dirigeante principale des finances et la Dirigeante principale, vérification et évaluation assistent à toutes les réunions. Le CA prodigue des conseils au Président sur la pertinence et le fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l'Agence. Il examine entre autres le système de contrôle interne de l'ASC, notamment par la mise à jour des résultats des évaluations et les plans d'action relatifs au système de CIRF ainsi que les rapports financiers. En 2015-2016, le CA s'est réuni quatre fois et a participé à deux téléconférences.

2.2 Ententes de services pertinentes par rapport aux états financiers

L'ASC a recours à d'autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers :

Ententes courantes :

Ententes particulières :

3. Résultats de l'évaluation ministérielle de l'exercice 2015-2016

3.1 Contrôle clés nouveaux ou ayant fait l'objet de modifications importantes

Pendant l'exercice en cours, le processus de voyage a été modifié pour tenir compte de la mise en place du nouveau système électronique de voyage HRG. Des tests de l'efficacité conceptuelle ont été effectués sur ce nouveau processus. Aucun contrôle clé n'a été modifié de façon importante.

Suite à la mise en œuvre du nouveau système de paye Phénix le 21 avril 2016, le processus de la paie sera revu en 2016-2017. Ceci afin de s'assurer qu'il reflète les activités telles qu'elles se réalisent afin de se conformer à la politique sur le contrôle interne.

3.2 Programme de surveillance continue

En 2015-2016, l'ASC a procédé, conformément au plan cyclique de surveillance continue, à la réévaluation des contrôles clés dans le cadre des processus de la paie, l'évaluation du rendement des cadres supérieurs, les dépenses opérationnelles de voyage et d'accueil, la gestion des subventions et contributions (S&C) ainsi que les contrôles informatiques généraux reliés.

Les principaux contrôles financiers évalués, en ce qui a trait aux processus ci-dessus, fonctionnent de façon efficace afin de prévenir toute inexactitude importante dans les états financiers. Il n'y a eu aucune faiblesse de contrôle présentant un risque élevé. Quant aux constatations à risque faible qui furent notées, des mesures correctives ont déjà été ou seront mises en place en 2016-17 pour y remédier.

Faisant suite aux activités de surveillance continue, l'ASC a identifié les améliorations possibles suivantes afin de renforcer l'environnement de contrôle:

Paye

Voyage et Accueil

Paiements de transfert

4. Plan d'action de l'Agence spatiale canadienne

4.1 Progrès au cours de l'exercice 2015-2016

L'ASC a continué de mener ses activités de surveillance continue de son système de CIRF conformément au plan de l'exercice financier précédent. Les progrès réalisés par l'ASC d'après ce plan sont résumés ci-dessous :

Éléments dans le plan d'action de l'exercice précédent identifiés pour 2015-2016
Secteurs de contrôles clés Surveillance continue État de l'avancement des travaux
Contrôles au niveau de l'entité
Évaluation du rendement des cadres supérieurs Oui Les tests de surveillance continue sont terminés et une observation a été communiquée. L'amélioration a été mise en oeuvre.
Contrôles informatiques généraux
Contrôles informatiques généraux Oui Les tests de surveillance continue ont été effectués. Aucune lacune n'a été identifiée.
Contrôles au niveau des processus
Paye Oui Les tests de surveillance continue ont été effectués et des lacunes ont été identifiées. Des mesures correctives sont en voie de développement.
Dépenses opérationnelles - Voyage et Accueil Oui Les tests de surveillance continue ont été effectués et des lacunes ont été identifiées. Les mesures correctives ont été mises en oeuvre.
Paiement de transfert Oui Des tests de surveillance continue ont été effectués et une lacune a été identifiée. La mesure corrective est en voie de développement.

En 2015-16, en plus d'accomplir des progrès relativement à la surveillance continue, l'ASC a réalisé les tests de l'efficacité conceptuelle pour le nouveau système électronique de voyage HRG.

4.2 Plan d'action pour le prochain exercice et les années suivantes

Le plan cyclique triennal de surveillance continue axée sur les risques de l'ASC est présenté dans le tableau suivant. Il est établi annuellement suite à une validation de nos processus et contrôles à risques élevés.

Le plan cyclique de surveillance continue axée sur les risquesNote de tableau 1
Secteurs de contrôles clés 2016-2017 2017-2018 2018-2019
Contrôles au niveau de l'entité
Gestion du risque organisationnel Oui    
Évaluation du rendement et Formation indispensable     Oui
Instrument de délégation et attribution des pouvoirs délégués Oui    
Établissement des budgets et Suivis prévisionnels   Oui  
Contrôles informatiques généraux
Contrôles informatiques généraux Oui Oui Oui
Contrôles au niveau des processus
Paye Note de tableau 2 Oui Oui Oui
Dépenses opérationnelles - Voyages et Accueil     Oui
Dépenses opérationnelles - Approvisionnement au paiement   Oui  
Radiation et aliénation   Oui  
Travaux en cours - immobilisations   Oui  
Paiements de transfert Oui    
Procédures de fin de mois / année et rapports financiers Oui    

Outre que le plan cyclique de surveillance continue, l'ASC entend réaliser les activités d'évaluation pour les contrôles clés nouveaux ou grandement modifiés liés au processus de la paie suite au transfert de la paie dans le nouveau système Phénix.

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