Rapport annuel au Parlement 2021-2022 - Loi sur l'accès à l'information

Mandat de l'Agence spatiale canadienne

Afin de permettre une meilleure compréhension du contexte dans lequel la Loi est appliquée à l'ASC, cette section présente une vue d'ensemble des objectifs et des activités de l'institution.

L'ASC se rapporte au ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique. Son mandat, tel que défini dans la Loi sur l'Agence spatiale canadienne, est « de promouvoir l'exploitation et le développement pacifiques de l'espace, de faire progresser la connaissance de l'espace au moyen de la science et de faire en sorte que les Canadiens tirent profit des sciences et des technologies spatiales tant sur les plans social qu'économique. »

Mission

L'ASC se veut à l'avant-garde du développement et de l'application des connaissances spatiales pour le mieux-être des Canadiens et de l'humanité.

Pour mener à bien cette mission, l'ASC :

• vise l'excellence collectivement;
• préconise une attitude axée sur la clientèle;
• appuie des méthodes axées sur les employés et la communication ouverte;
• mise sur la responsabilisation et l'obligation de rendre compte;
• s'engage à collaborer et à travailler avec ses partenaires pour notre bénéfice mutuel.

L'ASC est une source d'inspiration pour les Canadiens et les Canadiennes depuis sa création en 1989. En plus de regrouper les principaux programmes spatiaux fédéraux, elle coordonne tous les éléments du Programme spatial canadien et administre les principales activités canadiennes liées au domaine de l'espace.

La nouvelle Stratégie spatiale pour le Canada (PDF, 1,66 mo) lancée en 2019 a mis en avant-plan l'importance de l'espace en tant qu'actif stratégique national et a identifié une priorité sur l'exploitation des sciences et des technologies de l'espace pour résoudre des enjeux importants sur Terre. Ce nouveau plan a permis à l'ASC d'entreprendre une série d'initiatives dans le but d'appuyer l'industrie spatiale canadienne pour qu'elle tire pleinement profit de la croissance du secteur spatial mondial, tout en veillant à ce que le Canada suive la cadence.

Pour plus d'information sur les activités de l'ASC, veuillez consulter son site Internet à l'adresse suivante : www.asc-csa.gc.ca

Délégations de pouvoirs

Aux termes de la Loi, le responsable de l'ASC est le ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique. En juin 2016, certains des pouvoirs en vertu de la Loi ont été délégués par celui-ci au titulaire du poste de vice-président de l'ASC, au titulaire du poste de dirigeant principal de l'information, de même qu'au titulaire du poste de coordonnateur de l'accès à l'information et du gouvernement ouvert.

Au courant de l'année 2020-2021, des changements organisationnels ont été mis en place ce qui a eu pour effet que les délégations de pouvoirs reposaient sur les postes du dirigeant principal de l'information et du coordonnateur de l'accès à l'information. À la suite de ces changements survenus en septembre 2020, la Direction de la gestion de l'information et des technologies, dont le Bureau de l'accès à l'information et des renseignements personnels (BAIPRP) fait partie, relève maintenant directement de la présidente de l'ASC.

Les délégations de pouvoirs modifiées ont été approuvées par le ministre en mai 2021 (voir l'annexe). La grille de délégation des pouvoirs en annexe identifie ces pouvoirs délégués.

Le coordonnateur de l'accès à l'information et du gouvernement ouvert est responsable de la mise en œuvre de la Loi au quotidien qui rend compte au dirigeant principal de l'information.

Le BAIPRP, sous la supervision du directeur de la cybersécurité et gestion de l'information, est composé du coordonnateur de l'accès à l'information et du gouvernement ouvert, d'un agent principal d'accès à l'information et d'un agent junior.

Ce bureau travaille en étroite relation avec l'ensemble des secteurs de l'ASC pour faire appliquer et respecter la Loi.

Finalement, la Loi permet aux institutions fédérales de fournir des services relatifs à l'accès à l'information à une autre institution fédérale placée sous l'autorité ou la responsabilité du même ministre ou bien de recevoir elles-mêmes de tels services d'une telle institution. Toutefois, aucune entente pour de tels services, comme stipulé à l'article 96 de la Loi, n'a été conclue avec une autre institution fédérale.

Évolution du rôle du BAIPRP

En 2016-2017, le BAIPRP a reçu le mandat non seulement de traiter les demandes d'accès à l'information et de rendre compte sur l'application de la Loi, mais aussi de mettre en œuvre les initiatives du gouvernement ouvert.

La mise en place d'un gouvernement ouvert devient une priorité à l'échelle mondiale afin d'améliorer la transparence et de veiller à ce que les renseignements soient plus aisément accessibles au public. Le gouvernement du Canada ne fait pas exception à la règle et a mis en place une série d'engagements auxquels les ministères et les agences participent. En somme, l'objectif est de diffuser le maximum de données et d'information de façon accessible, interopérable et réutilisable par le public. Cette vision de transparence est intimement liée à celle de l'application de la Loi.

Cette décision de jumeler les activités d'accès à l'information et celles du gouvernement ouvert et de la science ouverte a permis au BAIPRP de devenir un guichet unique qui sert tant les employés de l'ASC qui souhaitent diffuser des données et des informations, que le public qui souhaite les obtenir.

Ce jumelage innovant et efficace en raison de la centralisation des activités a permis d'optimiser l'acquisition et l'application des connaissances.

Processus de traitement des demandes

Lorsqu'il reçoit une demande en vertu de la Loi, le BAIPRP consulte le bureau de première responsabilité concerné, et lorsque nécessaire et selon le cas, Justice Canada, les communautés de pratiques de l'information, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) ou d'autres institutions.

Un système électronique de traitement des demandes d'accès est utilisé pour répertorier les actions administratives prises dans le traitement des demandes, pour réviser les documents visés, puis pour appliquer, le cas échéant, les exceptions et les exclusions.

Différentes consultations peuvent avoir lieu en cours de traitement des demandes d'accès. Majoritairement, le BAIPRP effectue des consultations auprès de tiers puisque l'ASC détient plusieurs documents contenant de l'information à leur sujet. C'est ainsi que le BAIPRP valide auprès de ces tiers l'aspect confidentiel de l'information sous sa gouverne. Ces groupes consultés sont la plupart du temps d'autres ministères ou des partenaires et contractuels de l'ASC. Lorsqu'un document est considéré comme devant être exclu en vertu de la Loi, l'ASC entreprend aussi des consultations auprès de Justice Canada qui, au besoin, demande l'avis du Bureau du Conseil privé pour s'assurer qu'il s'agit bien d'un document exclu.

Une fois les documents analysés et les consultations tenues, le BAIPRP recommande l'application des exceptions à la dirigeante principale de l'information de l'ASC. Celle-ci est responsable d'approuver la communication des documents diffusés en vertu de la Loi.

Les documents en réponse aux demandes d'accès sont ensuite transmis aux demandeurs. Et finalement, un sommaire des demandes d'accès complétées est par la suite diffusé mensuellement sur le portail du gouvernement ouvert.

Demandes reçues et traitées

Le nombre de demandes d'accès à l'information reçues par l'ASC au cours du présent exercice est similaire à l'année précédente. En effet, les demandes reçues sont passées de 57 en 2020-2021 à 58 en 2021-2022.

Aux demandes reçues en 2021-2022 se sont ajoutées 8 demandes reportées de l'année précédente. De ces 8 demandes, la moitié (4) a été répondue dans les délais législatifs prescrits. Ainsi, au total, l'ASC a traité 58 demandes en 2021-2022 tandis que 8 demandes ont été reportées au prochain exercice.

Nous remarquons que le nombre de demandes traitées a constamment augmenté depuis 2017, mais semble maintenant se stabiliser. Le tableau suivant illustre cette tendance :

Sources des demandes

Les demandes sont catégorisées selon six sources (médias, public, secteur académique, secteur privé, organisation et refus de s'identifier).

La proportion de demandeurs appartenant à la catégorie des médias représente 33% de toutes les demandes reçues, tandis qu'en 2020-2021, cette proportion était de 56 %. Ceci représente une diminution de 43 % pour cette catégorie de demandeurs. Quant aux demandes provenant du public, cette année demeure semblable à l'année précédente (19%). Nous avons noté une augmentation du nombre de demandes provenant du secteur académique, soit 34 %. Cette proportion était de 9 % l'année dernière. Tandis que pour la catégorie du secteur privé, elle a été utilisée par 2 % des demandeurs comparativement à 4 % l'année dernière. Pour la catégorie « refus de s'identifier », elle a été utilisée dans 12 % des cas, alors que l'année dernière seulement 5% des demandeurs ont utilisé cette catégorie. Durant la période 2021-2022, aucun demandeur n'a utilisé les catégories « organisation ».

Le tableau suivant présente la provenance des demandes :

Demandes informelles

Les demandes informelles sont des demandes qui ne sont pas déposées ou traitées en vertu de la Loi par une institution fédérale. Ces demandes peuvent porter, par exemple, sur des documents divulgués en réponse à des demandes d'accès précédentes. La publication mensuelle de la liste des sommaires des demandes d'accès à l'information complétées sur le portail du gouvernement ouvert permet aux demandeurs de retrouver plus facilement les demandes qui leur sont d'intérêt, pour ensuite en faire la requête auprès de l'ASC. Aucun frais ne peut être imposé et ce type de demande n'est soumis à aucun délai de réponse. De plus, la Loi n'accorde pas au demandeur le droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à l'information pour des demandes informelles.

L'ASC a noté depuis 2013-2014 un accroissement de ce type de demandes d'accès. Toutefois, une augmentation plus prononcée en 2016-2017 a coïncidé avec la mise en application de la diffusion des sommaires des demandes d'accès complétées sur le du gouvernement portail ouvert. Ce guichet unique semble avoir contribué de façon notable à l'augmentation des demandes puisque les requérants peuvent notamment y effectuer de façon électronique une demande, facilitant ainsi l'accès aux documents déjà publiés.

La majorité (99%) des demandes traitées de façon informelle sont justement des demandes subséquentes faisant suite à la diffusion des sommaires des demandes d'accès complétées. De ce lot, 99 % ont été reçues via le portail du gouvernement ouvert.

Le nombre de demandes informelles traitées en 2021-2022 a doublé comparativement à l'année précédente. En effet, 99 demandes ont été reçues cette année tandis que seulement 50 demandes avaient été reçues l'année dernière.

Au total, 82 % des demandes ont été traitées dans un délai de 15 jours ou moins, 17 % ont trouvé réponse dans un délai de 16 à 30 jours, tandis que 1 % ont été traitées dans un délai de 61 à 120 jours.

Le graphique suivant indique les variances liées aux demandes informelles depuis que les institutions fédérales doivent comptabiliser celles-ci pour leur rapport statistique :

Motifs pour ne pas donner suite à une demande

Les modifications apportées à la Loi permet aux institutions de demander l'autorisation au Commissaire à l'information de ne pas répondre à une demande si elle est vexatoire, entachée de mauvaise foi ou constitue un abus de droit d'accès (article 6.1). L'ASC n'a pas déposé de demande en ce sens auprès du Commissaire à l'information en 2021-2022.

Délais de traitement

La Loi prévoit que les demandes d'accès doivent normalement trouver réponse en deçà de 30 jours civils. Parmi celles traitées en 2021-2022, 26 demandes (45 %) ont trouvé réponse en respectant ces délais. Ce taux est principalement dû aux prolongations nécessaires pour effectuer les consultations requises pour le traitement des demandes. Le tableau suivant illustre les délais de traitement au cours de la présente année :

Il est toutefois important de noter que la Loi prévoit la prolongation de délais pour des consultations auprès de tiers ou d'autres organismes. Compte tenu de la nature des documents demandés à l'ASC en 2021-2022, 30 demandes traitées ont nécessité de telles consultations. Donc, si l'on tient compte des prorogations autorisées par la Loi, 82,8 % des demandes ont été répondues dans les délais prescrits.

Dispositions des demandes

Sur les 58 demandes traitées cette année :

• 25 demandes (43 %) l'ont été en totalité;
• 22 demandes (38 %) ont été divulguées en partie;
• 1 demande (2%) a été exemptée en entier.

Quant aux 10 autres demandes, 3 ont été abandonnées par les demandeurs, pour 5 demandes aucun document n'a été trouvé et 2 ont été transférées à d'autres ministères puisque les documents demandés concernaient davantage ces institutions et que celles-ci ont consenti à répondre à la demande.

Le tableau suivant présente les dispositions invoquées :

Exceptions et exclusions invoquées

Sur les 58 demandes traitées cette année, 23 demandes ont nécessité l'application d'exceptions.

Le tableau suivant présente la fréquence des exceptions et des exclusions invoquées en 2021-2022 pour les 23 demandes divulguées en partie incluant la demande visée par une exception totale. Il est à noter qu'une même demande peut entraîner l'application de plus d'un article.

Support utilisé pour les documents divulgués

En 2021-2022, 48 demandes ont entraîné la communication de documents. La totalité de ces demandes a été transmise de façon électronique. À l'instar des années précédentes, aucun examen des documents n'a eu lieu dans la salle de lecture de l'ASC.

Pages examinées et divulguées

Le nombre de pages divulguées peut varier considérablement d'une année à l'autre, et ce, en fonction de l'objet des demandes et de la quantité de documents pertinents détenus par l'ASC.

Cette année, le nombre de pages divulguées a doublé comparativement à l'année dernière. En effet, 1665 pages ont été divulguées pour l'année 2021-2022 tandis que seulement 814 pages ont été divulguées en 2020-2021. Cette augmentation se reflète également dans la moyenne de pages divulguées par demande. En effet, en 2020-2021, la moyenne était de 20 pages tandis que pour 2021-2022, elle est de 35 pages par demande.

La plus grande proportion des demandes traitées comptait moins de 100 pages (88%), ce qui constitue une légère diminution par rapport au taux de l'année dernière qui était de 93 %. Cette année 2 demandes comptaient plus de 501 pages.

Consultations et prorogations

L'ASC récolte plusieurs renseignements de tiers en raison de ses relations avec différents partenaires dans le cadre de ses projets.

Il est donc habituel que les demandes traitées entraînent la consultation de ces tiers et, par le fait même, des prorogations du délai prévu par la Loi. L'ASC consulte ces tiers et parfois d'autres institutions fédérales dans le but de fournir autant de renseignements que possible, et ce, conformément à l'esprit et à la lettre de la Loi. Le niveau de complexité est également illustré par le fait que certaines des demandes requièrent plus d'une entité consultée.

En 2021-2022, 30 demandes traitées comportaient un certain niveau de complexité en raison de consultations ou d'avis juridiques qui ont été nécessaires. Cette situation est plus importante que l'an dernier où 11 demandes avaient nécessité des consultations. Toutes les demandes traitées comportant un certain niveau de complexité ont nécessité une consultation externe.

Les demandeurs de chacune de ces demandes ont été avisés de la prolongation du délai, tel que précisé par la Loi.

Consultations reçues d'autres institutions fédérales

En 2021-2022, l'ASC a reçu 38 demandes de consultation provenant d'autres institutions fédérales et autres organisations comparativement à 22 demandes en 2020-2021. Ceci représente une augmentation de 73 % par rapport à l'année précédente.

Aux demandes de consultation reçues en 2021-2022 s'est ajoutée une demande reportée de l'année précédente. Ainsi, au total, l'ASC a traité 38 demandes en 2021-2022 tandis qu'une demande a été reportée au prochain exercice.

De plus, le nombre de pages traitées dans le cadre de ces consultations a nettement augmenté, passant de 564 pages en 2020-2021 à 3176 pages en 2021-2022. Ceci représente une augmentation de près de 5.5 fois le nombre de pages traitées l'année dernière. Cette augmentation a eu une incidence sur la moyenne des pages traitées. En effet, en 2020-2021, la moyenne se situait à 25 pages par demande tandis que pour l'année 2021-2022, la moyenne a été de 83 pages par demande.

Les délais nécessaires à l'ASC pour le traitement de ces consultations se situaient en majorité (89 %) en deçà de 30 jours. Plus spécifiquement :

• 24 demandes (63%) ont été répondues dans un délai de 1 à 15 jours;
• 10 consultations (26 %) ont été répondues dans un délai de 16 à 30 jours;
• 2 consultations (5 %) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours;
•  1 consultation (3 %) a reçu une réponse dans un délai de 61 à 120 jours; et
• 1 consultation (3%) a reçu une réponse dans un délai de plus de 120 jours.

Le graphique suivant indique les variations liées aux demandes de consultations traitées depuis les cinq dernières années :

Consultations en matière de confidences du Cabinet

Cette année, 3 demandes adressées aux Services juridiques et à Justice Canada ont nécessité des consultations pour déterminer l'application d'exclusions. Ces consultations ont nécessité un délai de traitement de 61 à 120 jours.

Incidence de la COVID-19

Tout au cours l'année, l'ASC a été en mesure de recevoir et de traiter les demandes, et ce, malgré la situation exceptionnelle entourant la COVID-19. Les processus de traitement des demandes avaient déjà fait l'objet d'une transition numérique avant la pandémie. Ceci a donc permis de poursuivre le traitement avec des ressources en télétravail. Le traitement des demandes a été possible, peu importe les canaux de transmission, le niveau de classification de l'information et le format des documents à traiter.

Plaintes

Cette année deux plaintes ont été transmises à l'ASC en vertu de l'article 32 de la Loi sous motifs que l'ASC n'aurait pas répondu aux demandes dans les délais prévus.

En 2022-2023, pour l'une des plaintes, le bureau du commissaire à l'information a cessé de faire enquête suite à la divulgation de l'information demandée dans les délais de la prorogation. L'autre plainte demeure toujours active. Il n'y a aucune plainte active issue des années financières précédentes.

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu des paragraphes 95(1) de la Loi sur l'accès à l'information et 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de l'Industrie délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre d'Industrie Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Section 2 – Demandes informelles

Section 3 – Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

Section 5 – Prorogations

Section 6 – Frais

Section 7 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Section 9 – Enquêtes et compte rendus de conclusion

Section 10 – Recours judiciaire

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information