Rapport annuel au Parlement 2018-2019 - Loi sur l'accès à l'information

Table des matières

• Introduction
  • Mandat de l'Agence spatiale canadienne
  • Mission
• Structure organisationnelle
  • Délégations de pouvoirs
  • Évolution du rôle du BAIPRP
  • Processus de traitement des demandes
• Faits saillants du rapport statistique 2018-2109
  • Demandes reçues et traitées
  • Sources des demandes
  • Demandes informelles
  • Dispositions et délais de traitement
  • Exceptions et exclusions invoquées
  • Support utilisé pour les documents divulgués
  • Pages examinées et divulguées
  • Consultations et prorogations
  • Consultations reçues d'autres institutions fédérales
  • Consultations en matière de confidences du Cabinet
• Rapports sur les frais d'accès à l'information aux fins de la Loi sur les frais de service
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
  • Mises à jour
• Sommaire des enjeux clés et des mesures prises à l'égard des plaintes ou des vérifications
  • Plainte
  • Audit
  • Suivi de la conformité
• Conclusion
• Arrêté sur la délégation
• Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information (Loi) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.

Celle-ci donne aux Canadiens, aux résidents permanents et à toute personne présente au Canada, un droit général d'accès à l'information contenue dans les dossiers du gouvernement, sous réserve de certaines exceptions.

Conformément à l'article 72, chaque responsable d'institution fédérale doit préparer un rapport annuel sur l'application de cette loi au sein de son institution. Ce rapport est soumis au Parlement à la fin de chaque exercice financier.

Le présent rapport rend donc compte des activités de l'Agence spatiale canadienne (ASC) associées à l'application de cette loi au cours de la période 2018-2019.

Mandat de l'Agence spatiale canadienne

Afin de permettre une meilleure compréhension du contexte dans lequel la Loi est appliquée à l'ASC, cette section présente une vue d'ensemble des objectifs et des activités de l'institution.

L'ASC se rapporte au ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique. Son mandat, tel qu'il est défini dans la Loi sur l'Agence spatiale canadienne, est « de promouvoir l'exploitation et le développement pacifiques de l'espace, de faire progresser la connaissance de l'espace au moyen de la science et de faire en sorte que les Canadiens tirent profit des sciences et des technologies spatiales tant sur les plans social qu'économique. »

Mission

L'ASC se veut à l'avant-garde du développement et de l'application des connaissances spatiales pour le mieux-être des Canadiens et de l'humanité.

Pour mener à bien cette mission, l'ASC :

• vise l'excellence collectivement;
• préconise une attitude axée sur la clientèle;
• appuie des méthodes axées sur les employés et la communication ouverte;
• mise sur la responsabilisation et l'obligation de rendre compte;
• s'engage à collaborer et à travailler avec ses partenaires pour notre bénéfice mutuel.

L'ASC est une source d'inspiration pour les Canadiens et les Canadiennes depuis plus de 25 ans. En plus de regrouper les principaux programmes spatiaux fédéraux, elle coordonne tous les éléments du Programme spatial canadien et administre les principales activités canadiennes liées au domaine de l'espace. L'ASC a les compétences voulues pour demeurer à la fine pointe des connaissances dans les domaines spécialisés où le Canada excelle, tout en parrainant, en appuyant et en encourageant les sociétés et les institutions canadiennes prometteuses et aptes à voir leurs réalisations se concrétiser dans l'espace.

Pour plus d'information sur les activités de l'ASC, veuillez consulter son site Internet à l'adresse suivante : www.asc-csa.gc.ca

Structure organisationnelle

Délégations de pouvoirs

Le responsable de l'institution aux termes de la Loi est le ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique. En juin 2016, certains des pouvoirs en vertu de la Loi ont été délégués par celui-ci au titulaire du poste de vice-président de l'ASC, au titulaire du poste de dirigeant principal de l'information, de même qu'au titulaire du poste de coordonnateur de l'accès à l'information et des données ouvertes. La grille de délégation des pouvoirs en annexe identifie ces pouvoirs délégués.

La responsabilité de la mise en œuvre de la Loi au quotidien relève du coordonnateur de l'accès à l'information et des données ouvertes, qui rend compte au vice-président et au dirigeant principal de l'information.

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (BAIPRP) est géré par le coordonnateur de l'accès à l'information et des données ouvertes puis est sous l'autorité du dirigeant principal de l'information. Ce bureau compte deux employés qui travaillent en étroite relation avec l'ensemble des secteurs de l'ASC pour faire appliquer et respecter la Loi.

Évolution du rôle du BAIPRP

En 2016-2017, le BAIPRP a reçu le mandat non seulement de traiter les demandes d'accès à l'information et de rendre compte sur l'application de la Loi, mais aussi de mettre en œuvre l'initiative Gouvernement ouvert.

La mise en place d'un gouvernement ouvert devient une priorité à l'échelle mondiale afin d'améliorer la transparence et veiller à ce que les renseignements soient plus aisément accessibles au public. Le Gouvernement du Canada ne fait pas exception à la règle et a mis en place une série d'engagements auxquels les ministères et agences participent. En somme, l'objectif est de diffuser le maximum de données et d'information au public, soit une activité qui peut être intimement liée à celles de l'application de la Loi.

Cette décision de jumeler les activités d'accès et celles du gouvernement ouvert a permis au BAIPRP de devenir un guichet unique qui sert tant les employés de l'ASC qui souhaitent diffuser des renseignements, que le public qui souhaite les obtenir.

Ce jumelage innovant et efficace en raison de la centralisation des activités a permis d'optimiser l'acquisition et l'application des connaissances. Toutefois, afin d'assurer le respect des normes de services en matière d'accès à l'information en tenant compte de l'ajout de ce second mandat, un employé à temps plein supplémentaire a été alloué aux activités liées à l'accès à l'information et aux données ouvertes.

Processus de traitement des demandes

Lorsqu'il reçoit une demande en vertu de la Loi, le BAIPRP consulte le bureau de première responsabilité de l'ASC, et lorsque nécessaire et selon le cas, Justice Canada, les communautés de pratiques de l'information, le Secrétariat du Conseil du Trésor ou d'autres institutions.

Un système informatisé de traitement des demandes d'accès est utilisé pour répertorier les actions administratives prises dans le traitement des demandes, pour réviser les documents visés, puis pour appliquer, le cas échéant, les exceptions et les exemptions.

Différentes consultations peuvent avoir lieu en cours de traitement des demandes d'accès. Majoritairement, le BAIPRP effectue des consultations auprès de tiers puisque l'ASC détient plusieurs de leurs documents. C'est ainsi que le BAIPRP valide auprès de ces tiers l'aspect confidentiel de l'information sous sa gouverne. Ces groupes consultés sont la plupart du temps d'autres ministères ou des partenaires et contractuels de l'ASC. Lorsqu'un document est considéré comme devant être exclu en vertu de la Loi, l'ASC entreprend aussi des consultations auprès de Justice Canada qui, au besoin, demande l'avis du Bureau du Conseil privé pour s'assurer qu'il s'agit bien d'un document exclu.

Une fois les documents analysés et les consultations tenues, l'ASC recommande l'application des exemptions au vice-président et au dirigeant principal de l'information de l'ASC qui sont responsables de l'approbation de la communication des documents diffusés en vertu de la Loi.

Les documents en réponse aux demandes d'accès sont ensuite transmis aux demandeurs. Et finalement, un sommaire des demandes d'accès complétées est par la suite diffusé mensuellement sur ouvert.canada.ca.

Faits saillants du rapport statistique 2018-2109

Le rapport statistique pour la période allant du 1er avril 2018 au 31 mars 2019 est inclus à la fin du présent chapitre.

Demandes reçues et traitées

Le nombre de demandes d'accès à l'information reçues par l'ASC au cours du présent exercice a augmenté par rapport à l'année précédente. En effet, les demandes reçues sont passées de 17 à 33 en cours d'année, ce qui représente une augmentation de 94% des demandes reçues.

Aux demandes reçues en 2018-2019 s'est ajoutée une demande reportée de l'année précédente. Ainsi, au total, l'ASC a traité 34 demandes en 2018-2019, tandis que cinq demandes ont été reportées au prochain exercice.

Le tableau suivant illustre la tendance des demandes reportées et reçues depuis les cinq derniers exercices :

Sources des demandes

La proportion des demandeurs ne souhaitant pas s'identifier a augmenté à 15% par rapport à l'an passé où le taux était de 6%. On note également cette année une diminution des demandes provenant du secteur commercial (9%) et du public (12%) alors que l'année dernière la proportion était de 24% et de 35% respectivement.  L'année dernière aucune demande n'avait été reçue du milieu académique tandis que cette année la proportion des demandes reçues est de 34%.

Quant aux demandes provenant des médias, la proportion a légèrement diminué, passant à 30% alors qu'elle était de 35% en 2017-2018.

Le tableau suivant présente la provenance des demandes :

Demandes informelles

Les demandes informelles sont des demandes par lesquelles on réclame de l'information qui a déjà été communiquée en vertu de la Loi. Aucuns frais ne peuvent être imposés et la demande n'est soumise à aucun délai de réponse. De plus, la Loi n'accorde pas au demandeur le droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à l'information.

L'ASC a noté une augmentation de ce type de demande d'accès suite à la diffusion, des sommaires des demandes complétées sur le portail ouvert.canada.ca. Ce guichet unique semble avoir contribué de façon notable à l'augmentation des demandes puisque les requérants peuvent notamment y effectuer de façon électronique une demande, facilitant ainsi l'accès aux documents déjà publiés.

La majorité des demandes informelles (87 %) reçue en 2018-2019 l'ont été via le portail du Gouvernement ouvert suivant la divulgation des sommaires des demandes d'accès à l'information complétées. Ce taux se situait à 88% en 2017-2018.

Le nombre de demandes informelles traitées en 2018-2019 a augmenté passant de 25 à 31 demandes (+24%).

Au total, 94% des demandes ont été traitées dans un délai de 15 jours ou moins, tandis que 6% ont trouvé réponse dans un délai de 16 à 30 jours.

Le graphique suivant indique les variances liées aux demandes informelles depuis les cinq dernières années :

Dispositions et délais de traitement

La Loi prévoit que les demandes d'accès doivent normalement trouver réponse en deçà de 30 jours civils. Parmi celles traitées en 2018-2019, 16 demandes (89%) ont trouvé réponse en respectant ces délais. Ce taux se chiffre à 69% cette année principalement en raison des consultations requises pour le traitement des demandes. Le tableau suivant illustre les délais de traitement au cours de la présente année.

Il est important de noter que la Loi prévoit que les délais de certaines demandes peuvent être prolongés pour des raisons de consultations auprès de tiers ou d'autres organismes. Compte tenu de la nature des documents demandés à l'ASC en 2018-2019, neuf demandes traitées ont nécessité de telles consultations. Donc, si l'on tient compte des prorogations autorisées par la Loi, 86 % des demandes ont été répondues dans les délais prescrits.

Sur les 29 demandes traitées cette année, 12 demandes (41%) ont été divulguées en partie, tandis que 9 demandes (31%) l'ont été en totalité. Quant aux autres demandes, soit les demandes elles-mêmes ont été abandonnées par les demandeurs, ou soit qu'aucun document de réponse n'existait. Dans un autre cas précis, l'ASC a dû invoquer une disposition spéciale qui permet de ne pas confirmer ou infirmer l'existence de documents afin de ne pas divulguer de renseignements préjudiciables par le simple fait de communiquer l'existence d'un document.  Le tableau suivant présente toutes ces dispositions invoquées.

Exceptions et exclusions invoquées

Sur les 29 demandes traitées cette année, une proportion de 41% a nécessité l'invocation d'exemptions. Deux de ces demandes ont aussi nécessité l'application d'exclusions et ont requis des consultations d'une durée de 16 à 30 jours auprès des Services juridiques.

Le tableau suivant présente la fréquence des exemptions et des exclusions invoquées en 2018-2019 pour les 12 demandes divulguées en partie. Il est à noter qu'une même demande peut entraîner l'application de plus d'un article.

Support utilisé pour les documents divulgués

En 2018-2019, un total de 21 demandes a entraîné la communication de documents. Une seule réponse a été divulguée en format papier, tandis que les autres demandes (95%) l'ont été par voie électronique. À l'instar des années précédentes, aucun examen des documents n'a eu lieu dans la salle de lecture de l'ASC.

Pages examinées et divulguées

Grâce à la mise en œuvre par le Secrétariat du Conseil du Trésor en 2011-2012 d'un nouveau rapport statistique détaillé, il est possible de comptabiliser la somme des pages examinées et de la comparer à la somme des pages divulguées.

Ces nombres de pages peuvent varier considérablement d'une année à l'autre, et ce, en fonction de l'objet des demandes et de la quantité de documents pertinents détenus par l'ASC.

L'augmentation des demandes a également entraîné une augmentation au niveau du nombre de pages divulguées, soit 2984 pages pour l'année 2018-2019. Ce qui a fait passer la moyenne des pages divulguées à 142 pages par demande comparativement à une moyenne de 78 pages en 2017-2018.

Il est également intéressant de comparer ces chiffres avec l'année record de 55 demandes traitée en 2016-2017. En effet, la moyenne de 113 pages traitées par demande en 2016-2017 a également été dépassée au cours de la présente année.

La plus grande proportion des demandes traitées comptait moins de 100 pages (75 %) ce qui équivaut à la même proportion que les deux dernières années. Il est aussi à noter que trois demandes de plus de 501 pages ont été traitées. L'effort nécessaire pour traiter les demandes a donc été plus grand comparativement à 2017-2018 puisque durant cette période aucune demande ne comptait plus de 501 pages.

Consultations et prorogations

L'ASC récolte plusieurs renseignements de tiers en raison de ses relations avec différents partenaires dans le cadre de divers projets.

Il n'est donc pas inhabituel que les demandes traitées entraînent la consultation de ces tiers et, par le fait même, des prorogations du délai prévu par la Loi. L'ASC consulte ces tiers et parfois d'autres institutions fédérales dans le but de fournir autant de renseignements que possible, et ce, conformément à l'esprit et à la lettre de la Loi. Le niveau de complexité est également illustré par le fait que certaines des demandes requièrent plus d'une entité consultée.

En 2018-2019, neuf demandes traitées comportaient un certain niveau de complexité en raison de consultations ou d'avis juridiques qui ont été nécessaires. Cette situation est plus élevée que l'an dernier où seulement 2 demandes ont nécessité des consultations.

Dans la majorité des cas (88%), les demandes traitées ont nécessité une consultation externe, tandis que les autres (32%) ont nécessité des consultations juridiques.

Les demandeurs de chacune de ces demandes ont été avisés de la prolongation du délai, tel qu'il est précisé par la Loi.

Consultations reçues d'autres institutions fédérales

En 2018-2019, l'ASC a reçu 33 demandes de consultation d'autres ministères et une d'une autre organisation pour un total de 34 demandes de consultation. Ceci représente une légère diminution (11 %) comparée à l'année précédente (34 en 2018-2019, comparativement à 37 en 2017-2018).

Aux demandes de consultation reçues en 2018-2019 s'est ajoutée une demande reportée de l'année précédente. Ainsi, au total, l'ASC a traité 32 demandes en 2018-2019, tandis que trois demandes ont été reportées au prochain exercice.

Une autre situation à noter est que le nombre de pages traitées lors des consultations a nettement diminué, passant de 1457 en 2017-2018 à 635 pages en 2018-2019. Cette diminution a également un impact sur la moyenne des pages traitées, en effet, en 2017-2018 la moyenne se situait à 39 pages par demande tandis que pour l'année 2018-2019 la moyenne est de 20 pages par demande.

Les délais de traitement pour ces consultations se situaient en majorité (94%) en deçà de 30 jours. Le reste des consultations (6%) a quant à lui été traité dans un délai de 31 à 60 jours.

Le graphique suivant indique les variations liées aux demandes de consultations depuis les cinq dernières années :

Parmi ces 32 consultations, 23 recommandations (72%) de l'ASC ont prôné une communication des documents en entier et neuf autres une communication partielle (28 %).

Consultations en matière de confidences du Cabinet

En 2018-2019, deux demandes pour l'application d'exclusions ont été effectuées, comparativement à une seule l'an dernier. Ces consultations faites auprès des Services juridiques ont requis entre 16 et 30 jours.

Justice Canada a été consulté en raison des directives de 2013 du Secrétariat du Conseil du Trésor qui précisaient que ce ministère pouvait maintenant confirmer l'application de l'article 69. Cette directive a contribué à améliorer, au cours des dernières années, les délais de consultation.

Rapports sur les frais d'accès à l'information aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu'une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l'ASC.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Autorité habilitante: Loi sur l'accès à l'information.

• Montant des frais: Les seuls frais facturés pour 2018-2019 se rapportent à des frais de présentation pour un montant de 5$ par demande.

• Total des revenus: Un montant de 140$ a été perçu pour l'exercice financier 2018-2019.

• Frais dispensés: Conformément à la Directive provisoire concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information publiée le 5 mai 2016, l'ASC dispense de tous les frais prévus par la Loi et le Règlement, à l'exception des frais de présentation de 5 $ prévus à l'alinéa 7(1)a) du Règlement.

  Pour l'exercice de 2018-2019, six demandes ont également fait l'objet d'une dispense des frais de présentation, pour un montant total de 30$. En effet, cette situation résulte d'une subdivision de demandes reçues en cours d'année et comportant une large variété de documents sur différents sujets. L'ASC a alors jugé préférable de subdiviser ces demandes afin de fournir les réponses appropriées dans les meilleurs délais possible.

• Coût de fonctionnement du programme: Le coût total de fonctionnement a été de 55 910$ pour l'exercice de 2018-2019. De ce montant, 95% des frais ont été dédiés au salaire avec un montant de 53 389$. Les frais de biens et de services ont quant à eux représenté 2 521$. Ces dépenses sont essentiellement liées aux coûts de maintenance et de licences du système électronique de traitement des demandes d'accès, en plus de contenir des frais reliés à l'achat de fournitures administratives, aux formations et aux voyages.

Formation et sensibilisation

En plus de la gestion des demandes d'accès à l'information et aux renseignements personnels, le personnel du BAIPRP fournit des conseils et des avis aux employés de l'ASC sur l'observation de la Loi. Ces conseils et avis sont présentés de façon personnalisée et en fonction des demandes.

En 2018-2019, le BAIPRP a toutefois proposé à l'ensemble des employés de l'ASC une formation sur la Loi par l'entremise de son calendrier corporatif de formations obligatoires et optionnelles. À ce chapitre, les employés ont été invités à suivre le Cours de base sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (I015) offert par l'École de la fonction publique. Au total, 15 apprenants ont suivi la formation.

Des sessions d'information portant sur le traitement des demandes d'accès à l'information et des sessions de sensibilisation sur le marquage des documents à l'ASC sont aussi offertes sur demande. Toutefois, aucune de ces sessions n'a été dispensée en 2018-2019.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Mises à jour

Les politiques, lignes directrices et procédures de l'ASC pour l'application de la Loi, y compris l'article 67.1, sont publiées sur son intranet. Les politiques, lignes directrices et procédures de l'ASC pour l'application de la Loi sont publiées sur son intranet. En 2017-2018, la mise à jour de ces outils avait débuté. Toutefois, le travail a été suspendu en raison de la présentation du projet de loi C-58 visant à modifier la Loi. Une fois la Sanction royale accordée à ce projet de loi, le BAIPRP terminera la mise à jour.

Sommaire des enjeux clés et des mesures prises à l'égard des plaintes ou des vérifications

Plainte

L'année dernière, une plainte était toujours en suspens auprès du Commissaire à l'information. Celle-ci avait été transmise à l'ASC en vertu de l'article 32 de la Loi en septembre 2016. Depuis sa réception, plusieurs discussions portant sur l'application des exceptions par l'ASC avaient eu lieu avec l'enquêteur. Suivant celles-ci, de nouvelles informations avaient été communiquées au plaignant. Ainsi, en juin 2018, le commissariat a transmis à l'ASC une conclusion de plainte fondée.

En janvier 2019, l'ASC a également reçu une nouvelle plainte en vertu de l'article 32. À ce jour, une copie complète du dossier administratif, ainsi que le justificatif lié à l'ensemble de la réponse, ont été transmis au bureau du Commissaire à l'information. Aucune autre communication n'a depuis été reçue.

Audit

Un exercice d'audit sur l'application de la Loi à l'ASC a eu lieu en 2018-2019. L'objectif de cet audit était de déterminer si le cadre de gestion en place en matière d'accès à l'information permettait à l'ASC de rencontrer les exigences de la Loi.

L'audit a permis de constater que :

• le processus en place était efficace;
• les exigences de la Loi, du règlement et de la politique en vigueur étaient rencontrées;
• les rôles, les responsabilités ainsi que les procédures étaient bien définis et appliqués pour chaque type de demande d'accès à l'information;
• les exigences et les échéanciers étaient respectés;
• les analyses effectuées dans le cadre du traitement étaient documentées et validées;
• le processus d'accès à l'information faisait l'objet d'une reddition de compte;
• les rapports étaient communiqués aux paliers de gestion de l'ASC au moment opportun;
• l'information était rapportée aux agences centrales selon les exigences.

L'audit a identifié une opportunité d'amélioration en ce qui avait trait à la production du rapport statistique annuel. Une recommandation a été formulée à cet effet et un plan d'action de la gestion a été élaboré. Suivant l'amélioration du système calculant les données statistiques, le BAIPRP a pu effectuer une meilleure validation des données inscrites au rapport.

Suivi de la conformité

Un suivi du temps requis pour traiter les demandes d'accès est effectué au moyen du système électronique de traitement des demandes d'accès. Afin d'en rendre compte au sein de l'ASC, des rapports, dont un hebdomadaire, sont transmis à la haute-direction, ainsi qu'à d'autres personnes concernées par ces demandes.

Conclusion

L'ASC, par la voie de son BAIPRP, poursuivra son mandat visant à répondre à toutes les demandes d'accès à l'information en conformité avec l'esprit et la lettre de la Loi. À ce mandat sera joint également la diffusion de données et d'information dans le cadre de l'initiative Gouvernement ouvert. En 2019-2020, elle consolidera la mise en œuvre de ces activités par la préparation des futures opérations requises pour l'application prévue du projet de loi C-58.

Arrêté sur la délégation

Agence spatiale canadienne

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre d'Industrie Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur

Annexe