Participation étudiante au Congrès international d'astronautique (IAC) 2019

Avis d'offre de participation

Note : La forme masculine est utilisée pour alléger le texte et désigne tant les hommes que les femmes.

Date de publication : 7 février 2019

Date limite de soumission : 15 mai 2019

1. Introduction

L'Agence spatiale canadienne (ASC) accordera de nouveau cette année des subventions à des étudiants qui désirent participer au Congrès international d'astronautique (IAC 2019) (en anglais seulement) et aux activités organisées par le comité 'International Space Education Board' (ISEB) qui auront lieu à Washington D.C., É.-U. du 20 au 26 octobre 2019. Certains étudiants sélectionnés pourraient également avoir l'occasion de participer au congrès 'Space Generation Congress 2019' (SGC 2019) (en anglais seulement) qui aura lieu également à Washington D.C. du 17 au 19 octobre 2019.

IAC 2019 est l'évènement mondial principal de la Fédération internationale de l'astronautique (IAF) (en anglais seulement) et représente un excellent point de rencontre pour les experts du secteur spatial. Pour les étudiants, c'est une occasion d'en apprendre davantage sur l'avenir de l'aventure spatiale, de développer leur réseau professionnel international et de présenter leur recherche au plus haut niveau international.

Dans le cadre de son engagement à soutenir la formation de la prochaine génération de professionnels du secteur spatial, l'ASC invite les étudiants universitaires (au baccalauréat, à la maîtrise ou au doctorat) à présenter une demande de subvention pour participer à ce congrès.

Sous réserve du nombre de places disponibles, certains candidats sélectionnés seront aussi invités à participer au SGC 2019 organisé par le 'Space Generation Advisory Council' (SGAC) (en anglais seulement), un organisme sans but lucratif visant à développer des réseaux professionnels entre les étudiants universitaires et les jeunes professionnels du secteur spatial. Cet organisme appuie également le programme des Nations Unies portant sur les applications spatiales.

Les étudiants sélectionnés sous cette initiative pourraient se voir offrir après IAC 2019 des stages étudiant ou des occasions d'emploi à court terme à l'ASC.

2. Critères d'admissibilité

Pour faire une demande de subvention dans le cadre de la Participation étudiante à l'IAC 2019, vous devez répondre aux critères d'admissibilité suivants :

1. Être un citoyen canadien ou un résident permanent;
2. Être inscrit à un programme d'études à plein temps (baccalauréat, maîtrise ou doctorat) dans une université canadienne au semestre hiver 2019; et
3. Avoir soumis un résumé/article à l'IAF (en anglais seulement) en vue d'une présentation dans le cadre d'une session technique ou d'une affiche scientifique lors de l'IAC 2019.

Pour plus d'information au sujet de l'IAC 2019 et comment soumettre un résumé/article, veuillez consulter le site Web suivant : IAC 2019 – Call for Abstracts (en anglais seulement).

Il est à noter que tant la présentation d'un résumé/article (sujet à l'acceptation par IAF) que la participation à toutes les activités du programme de l'ISEB seront obligatoires pour tout étudiant qui acceptera une subvention octroyée dans le cadre de cet avis d'offre de participation (AOP).

3. Comment présenter une demande

Veuillez suivre les étapes ci-dessous afin de soumettre votre demande de subvention dans le cadre de la Participation étudiante à l'IAC 2019 de l'ASC.

1. Télécharger et remplir le formulaire de demande de subvention;
2. Une demande complète doit comprendre ce qui suit :
   
   • le formulaire de demande dûment rempli;
   • une copie de votre preuve de citoyenneté (un passeport canadien, par exemple) ou de votre carte de résident permanent;
   • une attestation d'inscription comme étudiant à plein temps à la session d'hiver 2019;
   • une copie de votre résumé/article que vous avez soumis à l'IAF pour l'IAC 2019 (pour plus d'information veuillez consulter le site Web suivant : IAC 2019 – Call for Abstracts [en anglais seulement]);
   • une copie de la réponse de l'IAF sur l'état de votre résumé/article/affiche (acceptation ou refus); elle doit être envoyée au même moment que les autres documents de la demande;
   • une lettre de motivation de 1000 mots maximum sur ce que vous espérez acquérir comme connaissances et compétences en assistant à l'IAC et au SGC (le cas échéant), ainsi que votre expérience et/ou votre intérêt pour le domaine spatiale (celle-ci peut être intégrée au formulaire de demande ou faire l'objet d'un document distinct);
   • une lettre de recommandation d'un professeur (dans un document distinct, mais inclut dans la demande);
   • votre curriculum vitae.
3. Les demandes doivent être postées à l'ASC à l'adresse suivante :

Notes importantes :

• Les demandes doivent être reçues par l'ASC au plus tard à midi (HE) le 15 mai 2019.
• Les demandes envoyées par courriel seront refusées.
• Les demandes incomplètes seront rejetées.

4. Processus et critères de sélection

La présente section a pour objet de décrire le processus et les critères qui seront utilisés pour sélectionner les candidats qui se verront offrir une subvention.

Compte tenu de la disponibilité limitée de fonds, la priorité sera accordée aux étudiants suivants :

1. Les étudiants dont le résumé est choisi pour l'IAC 2019 et qui n'ont pas participé à un congrès IAC précédent. Si le nombre de demandes reçues qui obtiennent la note minimale est insuffisant, alors seront considérés :
2. Les étudiants dont le résumé est choisi pour l'IAC 2019 et qui ont participé à un congrès IAC précédent. Si le nombre de demandes reçues qui obtiennent la note minimale est insuffisant, alors seront considérés :
3. Les étudiants dont le résumé n'a pas été choisi pour l'IAC 2019 et qui n'ont pas participé à un congrès IAC précédent.

Note importante : Les étudiants peuvent soumettre des résumés pour lesquels ils sont coauteurs pour recevoir une subvention, cependant un seul candidat par résumé sera sélectionné pour être subventionné (selon le meilleur score).

4.1 Critères de sélection

Tel que décrit ci-après, chaque demande admissible sera évaluée en considérant la qualité et la relevance de la lettre de motivation de l'étudiant, de la lettre de recommandation d'un professeur et du résumé/article soumis à l'IAF.

Lettre de motivation :

La lettre de motivation doit décrire, de façon suffisamment détaillée,

1. votre expérience dans une discipline liée au domaine spatial,
2. ce que vous espérez acquérir en participant aux congrès IAC et SGC,
3. la raison pour laquelle vous vous considérez comme un bon candidat,
4. la façon dont les renseignements fournis mettent en évidence vos intérêts et vos futurs objectifs de carrière dans une discipline liée au secteur spatial ou dont le secteur spatial pourrait bénéficier dans l'avenir.

Lettre de recommandation :

La lettre de recommandation d'un professeur doit décrire, de façon suffisamment détaillée, ce en quoi votre travail se démarque en tant qu'étudiant; elle doit être étayée par des exemples précis et des faits qui confirment votre intérêt et votre expérience dans une discipline liée au domaine spatial.

Le résumé :

Le résumé doit être lié aux sujets retenus par l'IAF (voir le 'Call for Papers [en anglais seulement]' pour plus d'informations) et il doit décrire de façon concise, claire et bien-structurée, entre autres, le sujet, les objectives, les méthodes et les résultats attendus de vos travaux.

4.2 Grille d'évaluation

Tous les critères évalués se verront attribuer une note (faible, moyen, bien ou exceptionnelle) conformément à la grille d'évaluation présentée au tableau 1 et aux définitions ci-dessous :

Faible : La plus part des renseignements requis sont manquants ou les renseignements fournis sont ambigus ou ne sont pas suffisamment appuyés par des exemples ou des faits.

Moyen : Certains renseignements requis sont manquants et/ ou sont décrits de façon ambiguë et ils ne sont pas appuyés par des exemples ou des faits.

Bien : Malgré certaines lacunes mineures quant à l'exhaustivité et à la validité des renseignements, la description de l'élément est bien structurée et convaincante. Les messages clés sont résumés et mis en évidence. Des exemples pertinents et des faits sont fournis à l'appui des arguments.

Exceptionnelle : Tous les renseignements pertinents sont présents. Les arguments sont présentés de façon explicite et ils sont très convaincants. Tous les renseignements demandés sont fournis de manière bien structurée et ils sont appuis par des exemples et des faits détaillés.

Afin d'être considéré pour une subvention, le candidat devra obtenir la note minimale pour chacun des critères et obtenir une note totale minimale de 15 sur 26.

4.3 Sélection finale

Pour la sélection finale, l'ASC considérera les candidats ayant obtenu les plus hautes notes finales et pourrait également prendre en considération des facteurs tels qu'une répartition équilibrée des candidats sélectionnés à travers le Canada et une représentation diversifiée qui reflète la représentativité des quatre groupes désignés. A cet égard, nous vous encourageons à indiquer dans le formulaire d'application, sur une base volontaire, si vous faites partie de l'un des groupes suivants : femme, personne autochtone, personne handicapée ou un membre d'une minorité visible. Vous pouvez consulter le site web Équité en matière d'emploi pour une définition de chacun des groupes.

Certains étudiants sélectionnés pourront également participer à SGC 2019. Le choix de ces étudiants sera basé sur le nombre de places offertes à l'ASC par SGAC et sur l'ordre des meilleures notes obtenues par les candidats sélectionnés et intéressés à participer à SGC 2019.

Veuillez noter que les résultats attribués par le comité de sélection de la Participation étudiante de l'ASC sont définitifs.

5. Normes de service

Les candidats seront informés par courriel des décisions concernant leur demande de subvention. L'ASC a élaboré des normes de service ayant trait aux délais de traitement des demandes, notamment l'accusé de réception, la décision de financement et le processus des paiements (voir Dates importantes).

Accusé de réception : l'objectif de l'ASC est d'accuser réception des demandes dans les deux (2) semaines qui suivent la date limite de soumission de l'AOP.

Décisions : l'objectif de l'ASC est de répondre par courriel dans les dix (10) semaines qui suivent la date limite de soumission de l'AOP et d'envoyer aux étudiants sélectionnés les lettres de subvention par courriel aux fins de signature dans les quinze (15) jours ouvrables qui suivent la réponse.

Paiement : l'objectif de l'ASC est d'émettre le paiement dans un délai de vingt (20) jours ouvrables qui suivent la réception de l'entente de subvention signée par l'étudiant (le bénéficiaire).

Le respect de ces normes de service est une responsabilité partagée. Les candidats doivent fournir tous les documents exigés en temps opportun.

Dates importantes :

• 15 mai 2019 : Date limite pour la réception des soumissions à l'ASC;
• 29 mai 2019 : Date limite d'envoi des accusés de réception des soumissions;
• 24 juillet 2019 : Date limite de divulgation des candidats sélectionnés pour l'octroi d'une subvention par l'ASC;
• 7 août 2019 : Date limite d'envoi des ententes de subvention aux étudiants sélectionnés par l'ASC.

6. Financement disponible et coûts admissibles

6.1 Participation à l'IAC 2019 et aux activités de l'ISEB

Le montant de chaque subvention ne peut pas dépasser 3 400 $ (ou 4 200 $ pour les étudiants qui participeront aussi au SGC 2019 - voir section 6.2). Le budget total disponible pour le présent AOP devrait être suffisant pour soutenir environ 14 étudiants. L'ASC se réserve le droit de rejeter des demandes ou de réduire le montant d'une subvention, et ce, à son entière discrétion.

Le bénéficiaire devra accepter d'utiliser la subvention qui lui est accordée que pour couvrir en partie ou en totalité les coûts associés à sa participation à IAC 2019 et dans certains cas à SGC 2019. Ces coûts devront être liés aux dépenses suivantes :

1. au déplacement aller-retour à Washington D.C., É.-U.,
2. aux frais d'inscription à l'IAC,
3. à l'hébergement à Washington D.C. et
4. aux repas pour la période du séjour à Washington D.C. durant IAC 2019 et SGC 2019.

Tous les autres coûts ou ceux dépassant le montant de la subvention octroyée par l'ASC devront être assumés par le bénéficiaire.

Chaque bénéficiaire recevra les montants suivants:

• Un montant forfaitaire de 2 800 $ pour couvrir les coûts mentionnés au paragraphe précédent, sauf ceux associés à l'achat du billet d'avion aller-retour entre la ville de départ et la ville de Washington D.C.; et
• Un montant pour couvrir, en partie ou en totalité, le coût d'un billet d'avion aller-retour en classe économique entre la ville de départ^{Note de bas de page 1} du bénéficiaire et Washington D.C. Le montant final sera confirmé par l'ASC en se basant sur la ville de départ et ne pourra en aucun cas dépasser 600 $.

6.2 Participation au SGC 2019

Une fois le processus de sélection complété, un supplément de 800 $ sera offert à un certain nombre de bénéficiaires afin de leur permettre de participer au SGC 2019, qui se tiendra à Washington D.C. du 17 au 19 octobre 2019. La participation au SGC 2019 est optionnelle mais elle permettra à l'étudiant de tisser des liens avec d'autres étudiants et professionnels. Les candidats intéressés à participer au SGC 2019 devront clairement exprimer cet intérêt dans le formulaire de demande du présent AOP.

7. Entente de subvention

L'ASC et chaque candidat sélectionné signeront une entente de subvention qui permettra à l'ASC d'effectuer le versement de la subvention. Une telle entente comprendra des conditions concernant la participation obligatoire du bénéficiaire aux activités organisées par SGC (s'il y a lieu) entre 17 et 19 octobre 2019 et aux activités organisées par l'ISEB entre 20 et 26 octobre 2019 et définies dans le programme de l'ISEB.

7.1 Paiement

Le paiement sera effectué sous forme de paiement unique, tel qu'indiqué dans l'entente de subvention signée par les parties. Le bénéficiaire s'engagera à informer l'ASC par écrit de tout changement dans les conditions servant à déterminer son admissibilité à la subvention.

7.2 Rapport final

Dans les 30 jours suivant sa participation à IAC 2019, le bénéficiaire devra produire un rapport portant sur sa participation à l'IAC 2019 (et SGC 2019 s'il y a lieu), en utilisant le gabarit fourni préalablement par l'ASC.

8. Confidentialité

L'information recueillie servira à évaluer et à sélectionner les demandes de subvention. L'ASC va se conformer à la Loi sur l'Accès à l'information et sur la Loi sur la protection des renseignements personnels en traitant les demandes reçues. En soumettant vos renseignements personnels, vous consentez à leur consultation, leur utilisation et leur divulgation conformément à l'énoncé de confidentialité suivant qui explique à quelles fins les informations du participant seront utilisées.

Toutes les mesures seront prises afin de protéger la confidentialité de l'information fournie par les participants. Cette information est collectée sous les termes et conditions du Programme global de subventions et contributions à l'appui de la recherche, de la sensibilisation et de l'éducation en sciences et technologies spatiales de l'ASC. L'information personnelle sera conservée dans une banque de données pour cinq (5) ans conformément au calendrier de conservation.

Les demandeurs doivent également prendre note que des renseignements relatifs à l'entente de financement pourraient être divulgués publiquement en vertus des lois, politiques et directives du Gouvernement du Canada.

Pour plus d'information sur la Loi sur la protection des renseignements personnels ou pour accéder à vos renseignements personnels, contactez :

9. Renseignements supplémentaires

1. Nous vous conseillons de communiquer avec votre compagnie d'assurance pour vérifier si vous êtes couvert pour les déplacements à l'étranger et pour votre participation à IAC 2019. L'ASC ne fournira aucune protection à cet égard.
2. Veuillez-vous assurer d'avoir un passeport ou un visa valide. Veuillez également vous assurer que vous avez en votre possession tous les documents d'entrée nécessaires (passeport, visa si nécessaire) pour vous rendre aux É.-U., et qu'ils répondent aux conditions d'admission de ce pays. Pour plus de détails, consultez le site Web d'Affaires mondiales Canada.
3. Le congrès, les activités et les ateliers de l'IAC 2019, de SGC 2019, ainsi que les activités de l'ISEB, se dérouleront pour la plupart au Centre de conférences de Washington D.C. (en anglais seulement) ou à proximité.
4. Vous devrez planifier vos déplacements locaux et internationaux.
5. Vous êtes également responsable de votre hébergement; toutefois, l'ASC recommandera le choix d'un hôtel pour les bénéficiaires. Un nombre limité de chambres sera réservé à l'avance par l'ASC. Cette réservation sera maintenue pendant une période donnée.
6. Veuillez consulter le site Web officiel de l'IAC 2019 (en anglais seulement) pour obtenir de plus amples renseignements sur le programme technique de l'IAC 2019.

10. Foire aux questions (FAQ)

Si cela s'avère nécessaire, il appartient aux candidats d'obtenir des précisions sur les exigences contenues dans la présente initiative avant de transmettre leur demande.

Pour toute question, les candidats doivent utiliser l'adresse de courriel générique suivante : lecedessetc-thegandccoe@asc-csa.gc.ca. Les questions et les réponses connexes seront affichées dans la foire aux questions de la page web du présent AOP sur le site Web de l'ASC. L'ASC répondra aux questions reçues avant 17 h (HE) le 30 avril 2019.

Les candidats sont invités à transmettre en tout temps à l'ASC leurs commentaires ou suggestions concernant cette occasion de subvention ou le présent AOP. Les candidats peuvent utiliser l'adresse de courriel générique ou la boîte de commentaires et de suggestions Web générique pour transmettre leurs commentaires.