Initiative de participation étudiante – Congrès international d'astronautique (IAC) 2018

Avis d'offre de participation

Note : La forme masculine est utilisée pour alléger le texte et désigne tant les hommes que les femmes.

Date de publication : 21 février 2018

Date limite de soumission : 14 mai 2018

1. Introduction

L'Agence spatiale canadienne (ASC) accordera de nouveau cette année des subventions à des étudiants qui désirent participer au Congrès international d'astronautique (IAC 2018) qui aura lieu à Brême en Allemagne du 1er au 5 octobre 2018 et aux activités organisées par le comité 'International Space Education Board' (ISEB). Certains étudiants sélectionnés pourraient également avoir l'occasion de participer au congrès 'Space Generation Congress 2018' (SGC 2018) qui aura lieu également à Brème quelques jours avant IAC 2018 soit du 27 au 29 septembre 2018.

IAC 2018 se veut un excellent point de rencontre pour les experts du secteur spatial et offre aux étudiants l'occasion de tisser de précieux liens avec des professionnels et des étudiants du monde entier qui partagent avec eux des intérêts communs. Tout au long du congrès, les étudiants auront la chance de discuter avec des professionnels, d'apprendre de l'expertise de ces derniers et de les écouter parler de leur vision de l'avenir des missions spatiales. Les étudiants font partie intégrante du congrès, ce qui apporte aux ateliers et aux séances plénières une énergie et une perspective nouvelles des plus appréciées.

Dans le cadre de son engagement à soutenir la formation de la prochaine génération de professionnels du secteur spatial, l'ASC invite les étudiants universitaires (au baccalauréat, à la maîtrise et au doctorat) à présenter une demande de subvention pour participer à ce congrès.

Sous réserve du nombre de places disponibles, certains candidats sélectionnés seront aussi invités à participer au SGC 2018 organisé par le 'Space Generation Advisory Council (en anglais seulement)', un organisme sans but lucratif visant à développer des réseaux entre les étudiants universitaires et les jeunes professionnels du secteur spatial. Cet organisme appuie également le programme des Nations Unies portant sur les applications spatiales.

Par ailleurs, les étudiants sélectionnés sous cette initiative pourraient se voir offrir après IAC 2018 des occasions d'emploi à court terme à l'ASC.

Les critères d'admissibilité, le processus pour faire une demande, ainsi que les critères de sélection sont indiqués ci-après.

2. Critères d'admissibilité

Pour faire une demande de subvention dans le cadre de l'Initiative de participation étudiante IAC 2018, vous devez répondre aux critères d'admissibilité suivants :

1. Être un citoyen canadien ou un résident permanent;
2. Être inscrit à un programme d'études à plein temps (baccalauréat, maîtrise ou doctorat) dans une université canadienne au semestre hiver 2018; et
3. Avoir soumis un résumé/article au International Astronautical Federation (IAF) (en anglais seulement) en vue d'une présentation dans le cadre d'une session technique ou d'affichage lors de IAC 2018.

Il est à noter que tant la présentation d'un résumé/article (sujet à l'acceptation par IAF) que la participation à toutes les activités du programme de l'ISEB seront obligatoires pour tout étudiant qui acceptera une subvention octroyée dans le cadre de cet avis d'offre de participation (AOP).

3. Comment présenter une demande

Veuillez suivre les étapes ci-dessous afin de soumettre votre demande de subvention dans le cadre de l'Initiative de participation étudiante à l'IAC 2018 de l'ASC.

1. Télécharger et remplir le formulaire de demande de subvention;
2. Les demandes devront comprendre ce qui suit :
   
   • le formulaire de demande dûment rempli;
   • une copie de votre preuve de citoyenneté (un passeport canadien, par exemple) ou de votre carte de résident permanent;
   • une attestation d'inscription comme étudiant à plein temps à la session d'hiver 2018;
   • une copie de votre résumé/article que vous avez soumis à IAF pour l'IAC 2018;
   • une copie de la réponse de l'IAF sur l'état de votre résumé/article (acceptation ou refus); elle doit être envoyée au même moment que les autres documents de la demande.
   • une lettre de motivation de 1000 mots maximum sur ce que vous espérez acquérir comme connaissances et compétences en assistant au congrès (celle-ci peut être intégrée au formulaire de candidature ou faire l'objet d'un document distinct);
   • une lettre de recommandation d'un professeur (dans un document distinct, mais inclut dans la demande);
   • votre curriculum vitae.
3. Les demandes doivent être postées à l'ASC à l'adresse suivante :

• Les demandes doivent être reçues par l'ASC au plus tard à midi (HAE) le 14 mai 2018.
• Les demandes envoyées par courriel seront refusées.
• Les demandes incomplètes seront rejetées.

Pour plus d'information au sujet de l'IAC 2018 et comment soumettre un résumé/article, veuillez consulter les sites Web suivants : IAC 2018 – Prospectus du congrès et IAC 2018 – Call for Abstracts.

4. Processus et critères de sélection

La présente section a pour objet de décrire le processus et les critères qui seront utilisés pour sélectionner les candidats qui se verront offrir une subvention.

Compte tenu de la disponibilité limitée de fonds, la priorité sera accordée aux étudiants suivants :

1. Les étudiants dont le résumé est choisi pour l'IAC 2018 et qui n'ont pas participé aux congrès précédents. Si le nombre de demandes reçues qui obtiennent la note minimale est insuffisant, alors seront considérés :
2. Les étudiants dont le résumé est choisi pour l'IAC 2018 et qui ont participé aux congrès précédents. Si le nombre de demandes reçues qui obtiennent la note minimale est insuffisant, alors seront considérés :
3. Les étudiants dont le résumé n'a pas été choisi pour l'IAC 2018 et qui n'ont pas participé aux congrès précédents.

Note importante : Les étudiants peuvent soumettre des résumés pour lesquels ils sont coauteurs pour recevoir une subvention, cependant un seul candidat par résumé sera sélectionné (selon le meilleur score) pour être subventionné.

4.1 Critères de sélection

Tel que décrit ci-après, chaque demande admissible sera évaluée en considérant la lettre de motivation de l'étudiant, une lettre de recommandation d'un professeur et la qualité du résumé/article soumis à IAF.

Qualité de la lettre de motivation :

La lettre de motivation doit décrire, de façon suffisamment détaillée,

1. votre expérience dans une discipline liée au domaine spatial,
2. ce que vous espérez acquérir en assistant au congrès,
3. la raison pour laquelle vous vous considérez comme un bon candidat,
4. la façon dont les renseignements fournis mettent en évidence vos intérêts et vos futurs objectifs de carrière dans une discipline liée au secteur spatial ou dont le secteur spatial pourrait bénéficier dans l'avenir.

Lettre de recommandation :

La lettre de recommandation d'un professeur doit décrire, de façon suffisamment détaillée, ce en quoi votre travail se démarque en tant qu'étudiant; elle doit être étayée par des exemples précis et des faits qui confirment votre intérêt et votre expérience dans une discipline liée au domaine spatial.

Qualité du résumé :

Le résumé doit être bien structuré, équilibré, rédigé d'une façon compréhensible et il doit être lié aux sujets qui seront présentés dans le cadre de l'IAC 2018.

4.2 Grille d'évaluation

Tous les critères évalués se verront attribuer une note (faible, bien ou exceptionnelle) conformément à la grille d'évaluation présentée au tableau 1 et aux définitions ci-dessous :

Faible : Certains des renseignements requis sont manquants ou les renseignements fournis sont ambigus ou ne sont pas suffisamment appuyés par des exemples ou des faits.

Bien : Malgré certaines lacunes mineures quant à l'exhaustivité et à la validité des renseignements, la description de l'élément est bien structurée et convaincante. Les messages clés sont résumés et mis en évidence. Des exemples pertinents et des faits sont fournis à l'appui des arguments.

Exceptionnelle : Tous les renseignements pertinents sont présents. Les arguments sont présentés de façon explicite et ils sont très convaincants. Tous les renseignements demandés sont fournis de manière bien structurée.

Afin d'être considéré pour une subvention, le candidat devra obtenir la note minimale pour chacun des critères et obtenir une note totale minimum de 9/20.

4.3 Sélection finale

Pour la sélection finale, l'ASC considérera les candidats ayant obtenu les plus hautes notes finales et pourrait également prendre en considération des facteurs tels que la répartition des candidats à travers le Canada et une représentation diversifiée qui reflète la représentativité des quatre groupes cibles de la population canadienne. À cet égard, nous vous encourageons à indiquer dans le formulaire d'application, sur une base volontaire, si vous faites partie de l'un des groupes suivants : femme, personne autochtone, personne handicapée ou un membre d'une minorité visible. Vous pouvez consulter le lien qui suit pour une définition de chacun des groupes : Équité en matière d'emploi.

Certains étudiants sélectionnés pourront également participer à SGC 2018. Le choix de ces étudiants sera basé sur le nombre de places offertes à l'ASC par SGAC et sur les meilleurs résultats obtenus des candidats sélectionnés et intéressés à participer à SGC 2018.

Veuillez noter que les résultats attribués par le comité de sélection de l'Initiative de participation étudiante de l'ASC sont définitifs.

5. Normes de service

Les candidats seront informés par courriel des décisions concernant leur demande de subvention. L'ASC a élaboré des normes de service ayant trait aux délais de traitement des demandes, notamment l'accusé de réception, la décision de financement et le processus des paiements (voir dates importantes).

Accusé de réception : l'objectif de l'ASC est d'accuser réception des demandes dans les dix (10) jours ouvrables qui suivent la date limite pour la réception des demandes.

Décisions : l'objectif de l'ASC est de répondre par courriel dans les vingt-cinq (25) jours ouvrables qui suivent la date limite de réception des demandes et d'envoyer les lettres de subvention par courriel aux fins de signature dans les quinze (15) jours ouvrables qui suivent la réponse.

Paiement : l'objectif de l'ASC est d'émettre les paiements dans un délai de vingt (20) jours ouvrables qui suivent la réception de l'entente de subvention signée par l'étudiant (le bénéficiaire).

Le respect de ces normes de service est une responsabilité partagée. Les candidats doivent fournir tous les documents exigés en temps opportun.

Dates importantes :

• 14 mai 2018 : Date limite pour la réception des demandes de subvention à l'ASC;
• 29 mai 2018 : Date limite d'envoi des accusés de réception des demandes;
• 19 juin 2018 : Date de divulgation des candidats sélectionnés pour l'octroi d'une subvention par l'ASC;
• 12 juillet 2018 : Date d'envoi des ententes de subvention.

6. Financement disponible et coûts admissibles

6.1 Participation à l'IAC 2018 et aux activités de l'ISEB

Le montant de chaque subvention ne peut pas dépasser 5 000 $ (ou 6 000$ pour les étudiants qui participeront aussi au SGC 2018 - voir section 6.2). Le budget total disponible pour le présent AOP devrait être suffisant pour soutenir environ dix (10) étudiants. L'ASC se réserve le droit de rejeter des demandes ou de réduire le montant d'une subvention, et ce, à son entière discrétion.

Le bénéficiaire devra accepter d'utiliser la subvention qui lui est accordée que pour couvrir en partie ou en totalité les coûts associés à sa participation à IAC 2018 et dans certains cas à SGC 2018. Ces coûts devront être liés aux dépenses suivantes :

1. au déplacement à destination et en provenance de Brême, Allemagne,
2. aux frais d'inscription à l'IAC,
3. à l'hébergement à Brême et
4. aux repas pour sa période du séjour à Brême durant IAC 2018 et SGC 2018.

Tous les autres coûts ou dépassant le montant de la subvention octroyée par l'ASC devront être assumés par l'étudiant.

Chaque bénéficiaire recevra les montants suivants:

• Un montant forfaitaire de 2 700 $ pour couvrir les coûts mentionnés au paragraphe précédent, sauf ceux associés à l'achat du billet d'avion aller-retour entre la ville de départ et la ville de Brême; et
• Un montant estimé par l'étudiant et confirmé ultérieurement par l'ASC pour couvrir le coût d'un billet d'avion aller-retour en classe économique selon la ville de départ^{Note de bas de page 1} du bénéficiaire. Le montant final pourrait ne pas couvrir en totalité le coût du billet au moment de son achat par le bénéficiaire mais ne pourra en aucun cas dépasser 2 300 $.

6.2 Participation au SGC 2018

Une fois le processus de sélection complété, un supplément de 1 000 $ pourrait être offert à un certain nombre de candidats sélectionnés (bénéficiaires) afin de leur permettre de participer au SGC 2018, qui se tiendra à Brême du 27 au 29 septembre 2018. La participation des candidats au SGC 2018 est optionnelle mais elle permettra à l'étudiant de tisser des liens avec d'autres étudiants et professionnels. Les candidats intéressés à participer au SGC 2018 devront clairement exprimer cet intérêt dans le formulaire de demande du présent AOP.

7. Entente de subvention

L'ASC et chaque candidat sélectionné signeront une entente de subvention qui permettra à l'ASC d'effectuer le versement de la subvention. Une telle entente comprendra des conditions concernant la participation obligatoire du bénéficiaire à des activités de réseautage précises organisées par des agences spatiales et définies dans le programme de l'ISEB et qui auront lieu pendant la période de IAC 2018 et une journée après.

7.1 Paiement

Le paiement sera effectué sous forme de paiement unique, tel qu'indiqué dans l'entente de subvention signée par les parties. Le bénéficiaire s'engagera à informer l'ASC par écrit de tout changement dans les conditions servant à déterminer son admissibilité à la subvention.

7.2 Rapport final

Dans les 30 jours suivant sa participation à IAC 2018, le bénéficiaire devra produire un rapport portant sur sa participation à l'IAC 2018 (et SGC 2018 s'il y a lieu), en utilisant le gabarit fourni préalablement par l'ASC.

8. Confidentialité

L'information recueillie servira à évaluer et à sélectionner les demandes. L'ASC va se conformer à la Loi sur l'Accès à l'information et sur la Loi sur la protection des renseignements personnels en traitant les demandes reçues. En soumettant vos renseignements personnels, vous consentez à leur consultation, leur utilisation et leur divulgation conformément à l'énoncé de confidentialité suivant qui explique à quelles fins les informations du participant seront utilisées.

Toutes les mesures seront prises afin de protéger la confidentialité de l'information fournie par les participants. Cette information est collectée sous les termes et conditions du Programme global de subventions et contributions à l'appui de la recherche, de la sensibilisation et de l'éducation en sciences et technologies spatiales de l'ASC. L'information personnelle sera conservée dans une banque de données pour cinq (5) ans conformément au calendrier de conservation.

Les candidats doivent prendre note que pour tout accord de plus de 25 000 $, les renseignements relatifs à cet accord de financement (montant, subvention ou contribution, nom du bénéficiaire et emplacement du projet) seront accessibles au public sur le site Web de l'ASC.

Pour plus d'information sur la Loi sur la protection des renseignements personnels ou pour accéder à vos renseignements personnels, contactez :

9. Renseignements supplémentaires

1. Nous vous conseillons de communiquer avec votre compagnie d'assurance pour vérifier si vous êtes couvert pour les déplacements à l'étranger et pour votre participation à IAC 2018. L'ASC ne fournira aucune protection à cet égard.
2. Veuillez-vous assurer d'avoir un passeport ou un visa valide. Veuillez également vous assurer que vous avez en votre possession tous les documents d'entrée nécessaires (passeport, visa) pour vous rendre en Allemagne, et qu'ils répondent aux conditions d'admission de ce pays. Pour plus de détails, consultez le site Web d'Affaires mondiales Canada.
3. Le congrès, les activités et les ateliers de l'IAC 2018, de SGC 2018, de même que les activités de l'ISEB, se dérouleront pour la plupart au Centre de conférences de Brême (en anglais seulement) ou à proximité.
4. Vous devrez planifier vos propres déplacements une fois sur place.
5. Vous êtes également responsable de votre hébergement; toutefois, l'ASC recommandera le choix d'hôtels pour les bénéficiaires. Un nombre limité de chambres sera réservé à l'avance par l'ASC. Cette réservation sera maintenue pendant une période donnée.
6. Veuillez consulter le site Web officiel de l'IAC 2018 pour obtenir de plus amples renseignements sur le programme technique de l'IAC 2018.

10. Foire aux questions (FAQ)

Si cela s'avère nécessaire, il appartient aux candidats d'obtenir des précisions sur les exigences contenues dans la présente initiative avant de transmettre leur demande.

Pour toute question, les candidats doivent utiliser l'adresse de courriel générique suivante : lecedessetc-thegandccoe@asc-csa.gc.ca. Les questions et les réponses connexes seront affichées dans la foire aux questions du site Web de l'ASC. L'ASC répondra aux questions reçues avant 17 h (HAE) le 30 avril 2018.

Les candidats sont invités à transmettre en tout temps à l'ASC leurs commentaires ou suggestions concernant cette occasion de subvention ou le présent AOP. Les candidats peuvent utiliser l'adresse de courriel générique ou la boîte de commentaires et de suggestions Web générique pour transmettre leurs commentaires.