Initiative de participation étudiante – IAC 2016

Avis d'offre de participation

Date de publication : 28 juillet 2016

Date limite de soumission : 25 août 2016

1. Introduction

L'Agence spatiale canadienne (ASC) accordera encore cette année une subvention aux étudiants qui souhaitent participer au Congrès international d'astronautique (IAC) de la Fédération internationale d'astronautique (IAF).

Ce congrès international se veut un excellent point de rencontre pour tous les experts du secteur spatial. Il offre notamment aux étudiants l'occasion de tisser de précieux liens avec des professionnels et des étudiants du monde entier qui partagent avec eux des intérêts communs. Tout au long du congrès, les étudiants auront la chance de côtoyer des professionnels, de leur expertise et de les écouter parler de leur vision de l'avenir de l'exploration spatiale. Les étudiants sont des participants à part entière au congrès, ce qui apporte aux ateliers et aux séances plénières une énergie et une perspective nouvelles des plus appréciées.

L'IAC attire principalement des étudiants qui se spécialisent dans des disciplines liées au secteur spatial. Toutefois, au cours des dernières années, de nombreux étudiants dans des domaines connexes (p. ex. en ingénierie, en droit, en médecine) ont pris part au congrès. Pour bon nombre d'étudiants, l'IAC les incite à poursuivre leurs études et à orienter leur choix de carrière.

L'IAC 2016 se déroulera à Guadalajara, au Mexique, du 26 au 30 septembre. Encore une fois, un tout nouveau groupe d'étudiants aura l'occasion d'en apprendre davantage sur l'avenir de l'aventure spatiale au cours de ce congrès.

Dans le cadre de son engagement à soutenir la formation de la prochaine génération de professionnels du secteur spatial, l'ASC invite les étudiants inscrits à un programme d'études universitaires (baccalauréat, études de maîtrise, de doctorat ou postdoctorales) à soumettre leur candidature. Si votre résumé (« abstract ») a été retenu pour une présentation à l'IAC 2016, ou si vous souhaitez simplement approfondir vos connaissances, l'ASC examinera la possibilité de vous accorder une subvention. L'attribution des subventions se fera selon les critères de priorité définis ci-après.

C'est donc avec grand plaisir que nous vous convions, au nom de l'ASC et de la IAF, au 67e Congrès international d'astronautique dont le thème est « Making space accessible and affordable to all countries » (Pour que l'espace soit accessible et abordable pour tous les pays).

Les critères d'admissibilité, le processus de demande de même que les critères de sélection sont précisés ci-après.

Nous espérons vous voir en grand nombre à Guadalajara en septembre prochain!

2. Critères d'admissibilité

Pour présenter une demande de subvention dans le cadre de l'Initiative de participation étudiante, vous devez satisfaire aux critères d'admissibilité suivants :

1. être citoyen canadien ou résident permanent;
2. être inscrit à temps plein à un programme d'études universitaires (baccalauréat, études de maîtrise, de doctorat ou postdoctorales) au moment de l'IAC.

3. Faire une demande

Veuillez suivre les étapes suivantes afin de soumettre votre demande de subvention dans le cadre de l'Initiative de participation étudiante de l'ASC.

1. Télécharger et remplir le formulaire de demande de subvention (document PDF).
2. Les demandes devront comprendre ce qui suit :
   
   • le formulaire de demande de subvention dûment rempli;
   • une preuve de votre statut d'étudiant à temps plein dans un programme d'études supérieures;
   • une preuve de citoyenneté canadienne ou de résidence permanente;
   • une copie du résumé que vous avez soumis à l'IAC 2016;
   • une lettre de recommandation d'un professeur.
3. Les demandes doivent être postées à l'ASC à l'adresse suivante :

• Les demandes devront être reçues à l'ASC au plus tard le 25 août 2016 à 17 h (HAE).
• Les demandes envoyées par courriel ne seront pas acceptées.
• Les demandes incomplètes seront rejetées.

Pour plus d'information, consultez le prospectus de l'IAC 2016 (en anglais seulement).

4. Critères et processus de sélection

Comme le financement est limité, les subventions seront accordées en fonction des facteurs suivants, dans l'ordre :

1. les étudiants retenus pour une présentation et qui n'ont pas déjà pris part à l'IAC;
2. les étudiants retenus pour une présentation et qui ont déjà pris part à l'IAC par le passé;
3. les étudiants n'ayant pas été retenus, ou qui n'ont pas soumis de résumé pour une présentation, et qui n'ont pas déjà pris part à l'IAC;
4. les étudiants n'ayant pas été retenus, ou qui n'ont pas soumis de résumé pour une présentation, et qui ont déjà pris part à l'IAC.

En cas d'égalité, le comité de sélection de l'Initiative de participation des étudiants de l'ASC se basera sur les critères suivants pour départager :

1. évaluation du résumé fourni à l'IAC 2016 : qualité du document et de la vulgarisation scientifique ou technique (10 points);
2. évaluation du formulaire de demande : expérience de travail ou de recherche dans des disciplines liées à l'espace (10 points);
3. évaluation du formulaire de demande : champs d'intérêt et objectifs de carrière éventuels dans des disciplines liées à l'espace (5 points).

À noter que les décisions prises par le comité de sélection de l'Initiative de participation des étudiants de l'ASC relativement aux demandes de subvention sont définitives.

5. Normes de service

Les candidats seront informés par courriel de la décision concernant leur demande de subvention. Le nom des candidats retenus sera publié dans le site Web de l'ASC. L'ASC a établi les normes de service suivantes en ce qui concerne le délai de traitement des demandes, notamment l'accusé de réception, la décision relative au financement et les procédures de versement.

Accusé de réception : L'ASC compte accuser réception des demandes dans les trois jours suivant la date limite de présentation des demandes dans le cadre de l'Initiative.

Décision : L'ASC compte transmettre la décision par courriel dans les onze jours suivant la date limite de présentation des demandes et de faire parvenir par courriel aux candidats retenus un accord de subvention aux fins de signature.

Versements : L'ASC entend verser les subventions dans la semaine suivant la réception des accords de subvention signés par les étudiants.

Le respect de ces normes de service est une responsabilité partagée. Le demandeur doit fournir tous les documents exigés en temps opportun. Les normes de service peuvent varier en fonction des avis d'offre de participation.

Dates importantes :

• 25 août 2016 à 17 h (HAE) : Date limite de réception des demandes de subvention dans le cadre de l'Initiative de participation étudiante de l'ASC.
• 29 août 2016 : Date limite d'envoi des accusés de réception des demandes (par courriel).
• 31 août 2016 : Date de divulgation des candidats qui seront subventionnés par l'ASC et envoi des accords de subvention.
• 8 septembre 2016 à 17 h (HAE) : Date limite de réception des accords de subvention signés par les étudiants et l'ASC.

6. Financement disponible et coûts admissibles

Le financement total accordé en subvention pour chaque étudiant est de 2 650 $ CA.

Selon les fonds actuellement disponibles, environ 10 demandeurs devraient se voir accorder une subvention.

L'ASC se réserve le droit de rejeter des propositions ou de réduire le montant des subventions ou des contributions à son entière discrétion.

Les fonds fournis devront être utilisés pour couvrir les frais de déplacement jusqu'à Guadalajara, les droits d'inscription au congrès, les frais d'hébergement et les frais de subsistance. Tous les coûts dépassant la somme totale accordée par l'ASC devront être assumés par l'étudiant.

7. Accords de subvention

L'ASC et les demandeurs retenus (bénéficiaires) signeront un accord de subvention. Cette condition doit être respectée pour qu'un versement puisse être fait par l'ASC.

Versement

Le versement sera effectué selon ce qui est indiqué dans l'accord de subvention signé. Le bénéficiaire s'engage à informer l'ASC par écrit de tout changement dans les conditions servant à déterminer son admissibilité à ce volet (c'est-à-dire son statut d'étudiant).

Rapport final

À la demande de l'ASC, les bénéficiaires devront produire un rapport à leur retour du congrès en utilisant le gabarit fourni par l'ASC. Ce rapport devra comporter une section portant sur le budget où seront précisés les frais engagés pour couvrir les coûts admissibles.

8. Énoncé de confidentialité

L'ASC respectera la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels du gouvernement fédéral en ce qui a trait aux demandes reçues. En soumettant vos renseignements personnels, vous consentez à leur collecte, à leur utilisation et à leur divulgation conformément à l'énoncé de confidentialité qui suit, lequel explique comment les renseignements sur le demandeur seront traités.

Les mesures nécessaires ont été prises pour protéger la confidentialité des renseignements fournis par le demandeur. Ces renseignements sont recueillis en vertu du Programme global de subventions et de contributions à l'appui de la recherche, de la sensibilisation et de l'éducation en sciences et technologies spatiales de l'ASC et serviront à l'évaluation et à la sélection des propositions. Les renseignements personnels (comme les coordonnées et les renseignements biographiques) inclus dans les propositions rejetées seront conservés dans une banque de renseignements personnels de l'ASC pendant cinq (5) ans, puis détruits (dossier de renseignements personnels no ASC PPU040). Les renseignements personnels dans les propositions retenues ainsi que les résultats des propositions seront conservés à des fins historiques. Ces données sont protégées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Selon cette loi, les données liées à une personne et incluses dans la proposition en cours d'évaluation peuvent être consultées par la personne directement concernée, qui a des droits à l'égard de ces données. Sur demande, cette personne peut

1. avoir accès à ses données et
2. faire corriger des renseignements erronés ou faire ajouter une note à ses données.

Les demandeurs doivent prendre note que les renseignements concernant toute entente de financement de plus de 25 000 $ (montant, subvention ou contribution, nom du bénéficiaire et emplacement du projet) seront publiés sur le site Web de l'ASC.

Pour obtenir des renseignements supplémentaires en matière de confidentialité avant d'envoyer votre demande, communiquez avec :

9. Informations supplémentaires

1. Nous vous conseillons de communiquer avec votre assureur pour vérifier si vous êtes couvert pour les déplacements à l'étranger et pour votre participation à cette initiative. L'ASC ne fournira aucune protection à cet égard.
2. Vous devez vous assurer que vous avez en votre possession tous les documents d'entrée nécessaires (passeport valide et carte de touriste) pour vous rendre au Mexique et qu'ils répondent aux conditions d'admission de ce pays. Pour plus de détails, visitez le site Web de l'ambassade du Canada au Mexique.
3. Le congrès, les activités et les ateliers se dérouleront pour la plupart à Expo Guadalajara (en espagnol seulement), centre de conférences situé près du centre-ville.
4. Vous devrez planifier vous-même votre voyage aller-retour jusqu'à Guadalajara ainsi que tous vos déplacements une fois sur place.
5. Vous êtes également responsable de votre hébergement. Plusieurs hôtels sont situés près du centre-ville et de l'emplacement où auront lieu les activités.
6. Veuillez visiter le site Web officiel de l'IAC 2016 (en anglais seulement) pour obtenir de plus amples renseignements sur le programme technique.

10. Foire aux questions

Il appartient au demandeur d'obtenir des précisions, s'il y a lieu, sur les exigences relatives à la présente initiative avant de transmettre sa demande.

Pour toute question, les demandeurs doivent utiliser l'adresse de courriel générique suivante : lecedessetc-thegandccoe@asc-csa.gc.ca. Les questions et les réponses connexes seront affichées dans la foire aux questions du site Web de l'ASC. L'ASC répondra aux questions reçues avant 17 h (HAE) le 12 août 2016.

Les demandeurs sont invités à transmettre à l'ASC leurs observations ou leurs suggestions concernant cette possibilité de financement, l'initiative ou le processus. Ils peuvent le faire en utilisant l'adresse de courriel générique ou par l'intermédiaire de la boîte de commentaires et de suggestions Web générique.