Audit des dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements

Critère 1

Des mécanismes de surveillance et de contrôle des dépenses de voyage assurent la conformité à la LGFP et aux directives applicables aux dépenses de VACE.

Condition

Conclusion sur le critère :

L'examen de 30 voyages a démontré qu'en général, les mécanismes de surveillance et de contrôle en place sont efficaces et permettent de s'assurer de la conformité à la LGFP et aux directives applicables aux dépenses de VACE. Certaines lacunes ont toutefois été identifiées.

Conformité à la LGFP et aux directives applicables aux dépenses de VACE

Autorisations de voyager

Selon la Directive sur les dépenses de VACE, une autorisation de voyager aux fins de l'engagement des dépenses doit être complétée par le voyageur et approuvée au préalable par une personne détenant le pouvoir délégué avant chaque voyage. Cette autorisation de voyager doit inclure, en autres, l'objectif ainsi que les coûts estimatifs du voyage. Tout comme plusieurs ministères du gouvernement fédéral, l'ASC utilise le portail des services partagés de l'entreprise HRG pour effectuer la gestion des voyages pour les fonctionnaires et non-fonctionnaires. En ce qui a trait aux contractuels qui effectuent un voyage dont les coûts sont remboursés par l'ASC, les voyages sont généralement prévus aux contrats et font ensuite l'objet d'une autorisation de voyager individuelle sous la forme d'un échange de courriel avec l'ASC.

Nous avons constaté que :

Fonctionnaires et non-fonctionnaires (22 voyages examinés):

• Pour 20 voyages, une autorisation de voyager a été complétée et celle-ci a été approuvée au préalable par une personne détenant le pouvoir délégué requis conformément à l'article 32 de la LGFP.
• Pour deux voyages, l'autorisation de voyager a été effectuée ultérieurement au déplacement. Pour un de ceux-ci, le déplacement était habituel et régulier pour l'employé dans le cadre de ses fonctions. Ce voyage dépassait toutefois la limite approuvée sur son autorisation annuelle de voyager. Pour l'autre cas, il s'agissait d'un non-fonctionnaire qui possédait une entente prévoyant ce type de déplacement. Une autorisation de voyager spécifique pour chaque voyage doit toutefois être complétée au préalable.
• Selon la Directive sur les dépenses de VACE, pour chaque voyage, l'employé doit inscrire une justification expliquant pourquoi la présence virtuelle est impossible comme alternative au voyage. Or, dans 7 cas examinés, la raison sélectionnée était « Économie minime/nulle » alors qu'il s'agissait pour la plupart de voyages internationaux. Nous sommes d'avis que les raisons fournies n'étaient pas adéquates dans ces situations. Une raison valable aurait dû être fournie, par exemple, en indiquant que la présence sur place était nécessaire. Il semble que l'exigence de fournir une justification à cet égard n'est pas bien comprise par les voyageurs et gestionnaires. Cependant, puisque tous les voyages ont été approuvés par une personne détenant le pouvoir délégué approprié, les risques organisationnels sont limités.

Contrats (8 voyages examinés) :

• Pour 6 voyages, une autorisation de voyager a été complétée par le voyageur et approuvée au préalable par une personne détenant le pouvoir délégué.
• Pour 2 voyages, les déplacements effectués étaient prévus aux contrats, toutefois, les autorisations individuelles de voyager ont été approuvées par une personne détenant le pouvoir financier délégué après que le voyage ait eu lieu. Dans les deux cas, il s'agissait de voyages effectués suite à la demande des gestionnaires de projet de l'ASC.

Admissibilité des dépenses de voyage effectuées

Les dépenses réclamées dans les rapports de dépenses doivent être conformes à la Directive sur les voyages du CNM en ce qui a trait aux indemnités de repas et faux frais, au taux de kilométrage et au maximum autorisé pour l'hébergement. Également, des paramètres précis encadrent l'utilisation des transports pour les déplacements. De plus, la Directive sur les dépenses de VACE mentionne qu'il faut sélectionner la solution la plus économique en fonction de la nature du voyage au moment de la réservation du transport et de l'hébergement.

Suite à l'examen des 30 voyages, nous avons constaté très peu de cas de non-conformité aux directives en ce qui a trait à l'admissibilité des dépenses de voyages réclamées. Ces résultats démontrent que le système de surveillance et de contrôle des dépenses de voyages en place à l'ASC est efficace. Les cas de non-conformité identifiés sont :

• Pour trois voyages, il y a eu des réclamations d'indemnités de repas alors que ceux-ci étaient inclus dans les frais d'hébergement, d'avion ou du train. Aucune justification particulière n'était inscrite au dossier. Le processus de contrôle en place relativement à la vérification des comptes n'a pas permis de déceler ces irrégularités. Celles-ci peuvent être le résultat d'une mauvaise interprétation du voyageur concernant les indemnités admissibles lors de ces situations. L'impact est cependant limité car les montants payés en trop pour les repas ont une matérialité faible.
• Pour un voyage, un déplacement par avion en classe affaires a été effectué par un non-fonctionnaire. Pour un non-fonctionnaire, les billets d'avion classe affaires ne sont pas remboursés au-delà du montant maximal prévu pour la classe économique plein tarif. Le voyage a été effectué dans le cadre d'une entente interministérielle pour laquelle un individu apporte un soutien en tant qu'expert pour un projet particulier depuis quelques années. L'ASC n'avait pas été informée à l'effet que le voyageur avait dernièrement changé de statut d'employé à contractuel. D'autre part, tel que prévu dans l'entente, les frais de déplacement ont par la suite été remboursés à l'ASC par une tierce partie externe au gouvernement fédéral.

L'examen des dossiers nous as permis de déterminer avec précision que les dépenses en ce qui a trait aux repas, aux faux frais, aux transports sur terre ainsi qu'à l'hébergement respectaient les exigences des directives. Cependant, il est difficile de déterminer si les options de vols retenues par les voyageurs s'avéraient les plus économiques. En effet, il n'est pas possible de vérifier ultérieurement les options de vols qui étaient disponibles au moment de la planification des voyages. Néanmoins, outre les dépenses non-conformes mentionnées ci-dessus, nous n'avons pas identifié de situation qui pourrait suggérer que la solution la plus économique n'a pas été choisie ou n'était pas justifiée pour les voyages examinés.

Certification des dépenses conformément à l'article 33 et 34 de la LGFP.

La Directive sur la vérification des comptes du SCT stipule que les employés responsables de confirmer et de certifier les paiements des dépenses de voyage conformément à l'article 34 de la LGFP doivent s'assurer que le bénéficiaire du paiement a droit ou est admissible au remboursement de ses frais de voyage. Ils doivent également s'assurer que la documentation à l'appui de la réclamation est complète, c'est-à-dire qu'elle est supportée par des pièces justificatives. La directive mentionne aussi que les agents financiers exerçant l'autorité de rembourser les frais de voyages en vertu de l'article 33 de la LGFP doivent s'assurer que la demande de paiement est supportée par des preuves tangibles à l'effet que la vérification de compte a été effectuée et qu'elle est certifiée conformément à l'article 34 de la LGFP.

Nous avons constaté que, pour l'ensemble des voyages :

• les rapports de dépenses de voyage sont certifiés par une personne détenant le pouvoir financier délégué requis conformément à l'article 34 de la LGFP;
• les rapports de dépenses de voyage sont certifiés par une personne détenant le pouvoir financier délégué requis conformément à l'article 33 de la LGFP;
• les dépenses réclamées dans les rapports de dépenses sont adéquatement supportées par des pièces justificatives.

Les lacunes suivantes ont toutefois été observées :

• Lorsque des frais de voyage sont payés à un autre ministère suite à la signature d'un protocole d'entente, des factures sont émises et les paiements s'effectuent automatiquement sous forme d'écriture comptable. Au même titre que toutes autres dépenses, une certification conformément à l'article 34 de la LGFP est requise pour chaque paiement. Or, pour le protocole d'entente examiné dans le cadre de cet audit, la certification conformément à l'article 34 a été effectuée pour l'ensemble des dépenses de voyages en fin d'année seulement. Comme plusieurs factures ont été reçues et payées en cours d'année, cette certification aurait dû se faire lors de la réception et du paiement de ces factures et non en fin d'année. Puisqu'il s'agissait d'une entente interministérielle et que les travaux et les voyages afférents étaient prévus dans l'entente, les risques pour l'ASC sont faibles.
• Pour quatre voyages examinés, les dépenses réclamées étaient plus élevées que les dépenses autorisées au préalable. Pour trois des quatre cas, ces écarts étaient dues au fait que le coût du transport par avion a augmenté entre le moment où le voyage a été planifié et celui où le voyage a été approuvé. Afin de surveiller ces situations, une procédure interne à l'ASC prévoit que le commis financier doit obtenir la justification du voyageur et doit soumettre le rapport de dépenses au niveau d'autorité financier délégué qui avait autorisé le voyage au préalable. Les niveaux de tolérance de l'ASC en ce qui a trait aux écarts de coûts pour que cette procédure s'applique, sont de 43% pour les vols et de 10% pour l'hébergement. Or, pour les cas mentionnés ci-dessus, il n'y avait pas de note au dossier relativement à la justification obtenue du voyageur ainsi que l'analyse effectuée par le commis financier. Même si ces dépenses de voyages ont été approuvées par le bon niveau d'autorité, nous sommes d'avis que la documentation du contrôle effectué en ce qui a trait aux écarts de coûts pourrait être améliorée afin de bien informer la personne qui approuve les dépenses. La procédure interne actuelle ne prévoit toutefois pas que le commis financier consigne la justification dans le rapport de voyage qui est soumis pour approbation.

Organisation

Direction des finances

Fonction

Gestionnaire, Comptabilité, politiques et systèmes financiers

Détails du plan d'action

Un courriel sera acheminé aux voyageurs et gestionnaires pour les sensibiliser aux sujets relevant de leurs responsabilités. Une rencontre aura lieu avec les commis pour leur rappeler leurs responsabilités au niveau de la vérification des comptes.

Échéance : 31 mars 2017

Critère 2

Des mécanismes de surveillance et de contrôle des dépenses d'accueil assurent la conformité à la LGFP et aux directives applicables aux dépenses de VACE.

Condition

Conclusion sur le critère :

L'examen de cinq dossiers de dépenses d'accueil nous a permis de constater que les mécanismes de surveillance et de contrôle des dépenses d'accueil en place sont adéquats et permettent de s'assurer de la conformité à la LGFP et aux directives applicables aux dépenses de VACE.

Conformité à la LGFP et aux directives applicables aux dépenses de VACE

Nous avons constaté que :

Autorisation des frais d'accueil

• Les formulaires d'accueil ont été approuvés par une personne détenant le pouvoir délégué requis conformément à l'article 32 de la LGFP avant d'encourir les frais d'accueil pour 4 cas examinés.
• Pour 1 cas examiné, le formulaire d'accueil (article 32) a été autorisé après que le contrat avec le fournisseur des frais d'accueil fut signé. Toutefois, le formulaire a été autorisé avant que l'activité d'accueil n'ait eu lieu.

Admissibilité des frais d'accueil

• Les frais d'accueil réclamés sont admissibles conformément à la Directive sur les dépenses de VACE pour tous les cas examinés.

Certification des dépenses

• Les frais d'accueil encourus correspondent à la demande d'autorisation des frais d'accueil autorisés au préalable pour tous les cas examinés.
• Les frais d'accueil encourus sont supportés par des pièces justificatives pour tous les cas examinés.
• Les frais d'accueil encourus sont certifiés par une personne détenant le pouvoir financier délégué requis conformément à l'article 34 de la LGFP pour tous les cas examinés.
• Les paiements pour les frais d'accueil encourus sont certifiés par une personne détenant le pouvoir financier délégué requis conformément à l'article 33 de la LGFP pour tous les cas examinés.

Organisation

S/O

Fonction

S/O

Détails du plan d'action

S/O

Échéance : S/O

Critère 3

Des mécanismes de surveillance et de contrôle des dépenses de conférences assurent la conformité à la LGFP et aux directives applicables aux dépenses de VACE.

Condition

Conclusion sur le critère :

L'audit de cinq dossiers de dépenses de conférences a révélé que, de manière générale, les mécanismes de surveillance et de contrôle en place permettent de s'assurer de la conformité à la LGFP et à la Directive sur les dépenses VACE. Toutefois, l'examen des dossiers a permis d'identifier certaines lacunes mineures.

Conformité à la LGFP et aux directives applicables aux dépenses de VACE

À l'ASC, un outil informatisé est utilisé pour contrôler et autoriser les demandes de participations aux conférences ainsi que les coûts prévus. Il s'agit du logiciel Apprentissage, conférences et événements (ACE).

Nous avons constaté que :

Autorisation des frais de conférences

• Pour chaque dépense de conférences examinée, les demandes de participation ont été autorisées dans le logiciel ACE au préalable.

Admissibilité des frais de conférence

• Pour quatre conférences examinées, tous les frais encourus et réclamés dans le cadre de la participation à la conférence étaient admissibles conformément à la Directive sur les dépenses de VACE;
• Pour une dépense de conférence examinée, nous avons identifié une dépense non admissible de 116$. Le processus de contrôle en place relativement à la vérification des comptes n'a pas permis de déceler cette irrégularité.

Certification des dépenses

• Pour toutes les dépenses de conférences examinées, les demandes de paiement pour les frais de participation à des conférences sont certifiées par une personne détenant le pouvoir financier délégué requis conformément à l'article 34 de la LGFP;
• Pour toutes les dépenses de conférences examinées, les paiements pour les frais de participation à des conférences sont certifiés par une personne détenant le pouvoir financier délégué requis conformément à l'article 33 de la LGFP;
• Pour trois dépenses de conférences examinées, les demandes de paiement des frais de participation à des conférences sont supportées par les pièces justificatives requises.

Toutefois,

• Pour deux dépenses de conférences examinées, les factures supportant les frais de participations aux conférences n'étaient pas jointes aux dossiers. Les preuves de paiements des dépenses par les participants qui en demandaient le remboursement étaient toutefois disponibles. L'une de ces factures inclut le montant de 116$ dont nous faisons mention à la section précédente. L'absence de factures fait en sorte qu'il est difficile pour la personne qui fait la certification des dépenses (article 34) ou le commis qui fait la vérification de compte d'avoir une assurance en ce qui a trait à l'admissibilité des dépenses réclamées.

Le processus de contrôle en place relativement à la vérification des comptes prévoit l'examen des pièces justificatives pour tous les paiements. Nous sommes d'avis que le processus en place permet de s'assurer de la conformité à la LGFP et aux directives applicables aux dépenses de VACE.

Organisation

Direction des finances

Fonction

Gestionnaire, Comptabilité, politiques et systèmes financiers

Détails du plan d'action

Une rencontre sera effectuée avec les commis pour clarifier la procédure à suivre au niveau des pièces justificatives.

Échéance : 31 mars 2017

Critère 4

Des mécanismes de surveillance et de contrôle des dépenses liées à des événements assurent la conformité à la LGFP et aux directives applicables aux dépenses de VACE.

Condition

Conclusion sur le critère :

L'examen de cinq dépenses liées à des événements, ainsi que des 40 autres dépenses de voyages, d'accueil et de conférences examinées lors de cet audit nous a permis de constater que, de façon générale, des mécanismes de surveillance et de contrôle liés aux événements assurent la conformité à la LGFP et aux directives applicables aux dépenses de VACE.

Toutefois, l'audit a relevé certaines lacunes qui requièrent une attention de la part de la gestion.

Conformité à la LGFP et aux directives applicables aux dépenses de VACE

Selon la Directive sur les dépenses de VACE, un événement est une réunion d'affaire, une réunion de gestion ministérielle, une conférence ainsi que tout autre rassemblement formel de fonctionnaires ou de non-fonctionnaires invités à participer à ces activités. Les événements ne comprennent pas les réunions ou activités dont le seul but est l'exécution directe du mandat de base du ministère. Habituellement, les événements représentent ou soutiennent les activités opérationnelles et la gouvernance.

La Directive sur les dépenses de VACE exige que l'autorisation d'un événement soit effectuée par le ministre si le coût total de l'événement dépasse 25 000$ ou par l'administrateur général si le coût total dépasse 5 000$, mais est inférieur ou égal à 25 000$.

À l'ASC, afin de surveiller l'application de la directive, les événements doivent être inscrits dans le système ACE. Chaque participant fait autoriser sa participation à l'événement ainsi que les coûts prévus qui s'y rattachent. Le système calcule l'ensemble des coûts de l'activité et envoie automatiquement la demande d'autorisation au bon niveau d'autorité.

Autorisation des événements

Nous avons constaté que :

• Les cinq dossiers de dépenses liées à des événements examinés ont été consignés dans ACE. Pour quatre d'entre eux, l'autorisation a été effectuée conformément à la Directive sur les dépenses de VACE. Pour un événement, l'autorisation n'a pas été effectuée par le bon niveau d'autorité. Les coûts ont été sous-estimés lors de la consignation dans le système ACE. Ceux-ci n'incluaient pas les frais de transport d'un kiosque de 1 240$. Ceci portait les coûts totaux de l'événement à 5 771$.
• En ce qui a trait aux dépenses de voyages, sur les 30 cas examinés, nous en avons identifié quatre qui correspondaient à la définition d'un événement selon la Directive sur les dépenses de VACE. De ce nombre, trois ont été identifiés comme tels et inscrits dans le système ACE pour le contrôle de coûts. L'autre, d'un montant inférieur à 5 000$, a été approuvé par une personne détenant le niveau de délégation approprié selon le processus normal d'autorisation de voyage.
• En ce qui a trait aux cinq dépenses d'accueil examinées, nous sommes d'avis que trois d'entre elles répondaient à la définition d'un événement selon la Directive sur les dépenses de VACE. Le contrôle des coûts a été effectué pour un de ces trois événements. Il est à noter que les dépenses totales de chacun de ces trois événements étaient inférieures à 5 000$. Les dépenses d'accueil ont été autorisées par une personne détenant le niveau de délégation approprié.
• Pour ce qui est des cinq dossiers de dépenses de conférences examinés, ceux-ci ont tous été considérés comme des événements, tel que stipulé à la Directive sur les dépenses de VACE. Nous avons constaté que l'autorisation a été effectuée conformément à la directive pour quatre des cinq dossiers examinés. Pour une conférence, les coûts totaux de l'événement étaient de 5 876$ et le système ACE n'a pas identifié le bon niveau d'autorité requis pour l'autorisation. Il s'agit d'une erreur technique du système. Le problème technique a été corrigé.

Dans certains cas, il semble que la définition de ce qui constitue un événement et les procédures sous-jacentes ne soient pas comprises par tous les gestionnaires. Également, l'omission d'enregistrer une dépense dans le système ACE fait en sorte que celui-ci ne peut pas calculer l'ensemble des coûts liés à un événement et ainsi acheminer automatiquement la demande d'autorisation au niveau d'autorité approprié.

Certification des dépenses liées aux événements

Nous avons constaté que :

• L'ensemble des remboursements des frais de participation à des événements est certifié par une personne détenant le pouvoir financier délégué requis conformément à l'article 34 de la LGFP.
• Tous les paiements pour les frais de participation à des événements sont certifiés par une personne détenant le pouvoir financier délégué requis conformément à l'article 33 de la LGFP.
• Toutes les demandes de paiement pour les frais de participation à des événements étaient supportées par des pièces justificatives.

Organisation

Direction des finances

Fonction

Gestionnaire, Comptabilité, politiques et systèmes financiers

Détails du plan d'action

Des clarifications et un guide de questions et réponses sur les évènements seront acheminés aux employés.

Échéance : 31 mars 2017

Critère 5

La divulgation des dépenses de voyage, d'accueil et de conférences respecte les exigences.

Condition

Conclusion sur le critère :

La divulgation des dépenses de voyage, d'accueil et de conférences respecte les exigences.

Conformité à la Directive sur les dépenses de VACE et au document d'orientation pour la divulgation proactive

Nous avons examiné les informations publiées sur le site web de l'ASC en ce qui a trait aux dépenses de voyages et d'accueil de la haute gestion pour les deux premiers trimestres de 2016-2017.

Nous avons constaté que :

• La divulgation des dépenses de voyages et d'accueil de la haute gestion respecte l'ensemble des exigences du document d'orientation en la matière et est effectuée en temps opportun.

Également, selon la Directive sur les dépenses de VACE, l'ASC doit divulguer le montant total des dépenses annuelles de voyages, d'accueil et de frais de participation aux conférences de l'organisation, y compris une brève description des principaux écarts par rapport aux dépenses réelles de l'exercice précédent. Nous avons examiné les informations publiés pour 2013-2014 et 2014-2015.

Nous avons constaté que :

• Les dépenses annuelles de voyages, d'accueil et de frais de participation aux conférences examinées ont été divulguées en temps opportun et en conformité avec les exigences de la Directive sur les dépenses de VACE.

Organisation

S/O

Fonction

S/O

Détails du plan d'action

S.O.

Échéance : S.O.