Rapport annuel 2017-2018 au Parlement - Loi sur la protection des renseignements personnels

Table des matières

• Introduction
  • Mandat de l'Agence spatiale canadienne
  • Mission
• Structure organisationnelle
  • Délégations de pouvoirs
  • Évolution du rôle du BAIPRP
  • Processus de traitement des demandes
• Faits saillants du rapport statistique 2017-2108
  • Demandes reçues et traitées
  • Dispositions et délais de traitement
  • Exceptions et exclusions invoquées
  • Support utilisé pour les documents divulgués
  • Pages examinées et divulguées
  • Consultations et prorogations
  • Consultations reçues d'autres institutions fédérales
  • Frais et coûts d'application de la Loi
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
• Sommaire des enjeux clés et des mesures prises à l'égard des plaintes ou des vérifications
• Suivi de la conformité
• Atteinte substantielle à la vie privée
• Divulgation dans l'intérêt public
• Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
• Conclusion
• Arrêté sur la délégation
• Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (Loi) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.

Elle a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et confère aux individus un droit d'accès aux renseignements personnels qui les concernent.

Conformément à l'article 72, le responsable de chaque institution fédérale doit préparer un rapport annuel sur l'application de cette loi au sein de son institution. Ce rapport est soumis au Parlement à la fin de chaque exercice financier.

Le présent rapport rend donc compte des activités de l'Agence spatiale canadienne (ASC) associées à l'application de cette loi au cours de la période 2017-2018.

Mandat de l'Agence spatiale canadienne

Afin de permettre une meilleure compréhension du contexte dans lequel la Loi est appliquée à l'ASC, cette section présente une vue d'ensemble des objectifs et des activités de l'institution.

L'ASC se rapporte au ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique. Son mandat, tel qu'il est défini dans la Loi sur l'Agence spatiale canadienne, est « de promouvoir l'exploitation et le développement pacifiques de l'espace, de faire progresser la connaissance de l'espace au moyen de la science et de faire en sorte que les Canadiens tirent profit des sciences et des technologies spatiales tant sur les plans social qu'économique. »

Mission

L'ASC se veut à l'avant-garde du développement et de l'application des connaissances spatiales pour le mieux-être des Canadiens et de l'humanité.

Pour mener à bien cette mission, l'ASC :

• vise l'excellence collectivement;
• préconise une attitude axée sur la clientèle;
• appuie des méthodes axées sur les employés et la communication ouverte;
• mise sur la responsabilisation et l'obligation de rendre compte;
• s'engage à collaborer et à travailler avec ses partenaires pour notre bénéfice mutuel.

L'ASC est une source d'inspiration pour les Canadiens et les Canadiennes depuis plus de 25 ans. En plus de regrouper les principaux programmes spatiaux fédéraux, elle coordonne tous les éléments du Programme spatial canadien et administre les principales activités canadiennes liées au domaine de l'espace. L'ASC a les compétences voulues pour demeurer à la fine pointe des connaissances dans les domaines spécialisés où le Canada excelle, tout en parrainant, en appuyant et en encourageant les sociétés et les institutions canadiennes prometteuses et aptes à voir leurs réalisations se concrétiser dans l'espace.

Pour plus d'information sur les activités de l'ASC, veuillez consulter son site Internet à l'adresse suivante : www.asc-csa.gc.ca

Structure organisationnelle

Délégations de pouvoirs

Le responsable de l'institution aux termes de la Loi est le ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique. En juin 2016, certains des pouvoirs en vertu de la Loi ont été délégués par celui-ci au titulaire du poste de vice-président de l'ASC, au titulaire du poste de dirigeant principal de l'information, de même qu'au titulaire du poste de coordonnateur de l'accès à l'information et des données ouvertes. La grille de délégation des pouvoirs en annexe identifie ces pouvoirs délégués.

La responsabilité de la mise en œuvre de la Loi au quotidien relève du coordonnateur de l'accès à l'information et des données ouvertes, qui rend compte au vice-président et au dirigeant principal de l'information.

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (BAIPRP) est géré par le coordonnateur de l'accès à l'information et des données ouvertes puis est sous l'autorité du dirigeant principal de l'information. Ce bureau compte deux employés qui travaillent en étroite relation avec l'ensemble des secteurs de l'ASC pour faire appliquer et respecter la Loi.

Évolution du rôle du BAIPRP

En 2016-2017, le BAIPRP a reçu le mandat non seulement de traiter les demandes d'accès et de rendre compte sur l'application de la Loi, mais aussi de mettre en œuvre l'initiative Gouvernement ouvert.

La mise en place d'un gouvernement ouvert devient une priorité à l'échelle mondiale afin d'améliorer la transparence et veiller à ce que les renseignements soient plus aisément accessibles au public. Le Gouvernement du Canda ne fait pas exception à la règle et a mis en place une série d'engagements auxquels les ministères et agences participent. En somme, l'objectif est de diffuser le maximum de données et d'informations au public, soit une activité qui peut être intimement liée à celles de l'application de la Loi.

Cette décision de jumeler les activités d'accès et celles du gouvernement ouvert a permis au BAIPRP de devenir un guichet unique qui sert tant les employés de l'ASC qui souhaitent diffuser des renseignements, que le public qui souhaite les obtenir.

Ce jumelage innovant et efficace en raison de la centralisation des activités a permis d'optimiser l'acquisition et l'application des connaissances. Toutefois, afin d'assurer le respect des normes de services en matière d'accès à l'information malgré l'ajout d'un second mandat, un employé à temps plein supplémentaire a été alloué aux activités liées à l'accès à l'information et aux données ouvertes.

Processus de traitement des demandes

Lorsqu'il reçoit une demande en vertu de la Loi, le BAIPRP consulte le bureau de première responsabilité de l'ASC, et lorsque nécessaire et selon le cas, Justice Canada, les communautés de pratiques de l'information, le Secrétariat du Conseil du Trésor ou d'autres institutions.

Un système informatisé de traitement des demandes d'accès est utilisé pour répertorier les actions administratives prises dans le traitement des demandes, pour réviser les documents visés, puis pour appliquer, le cas échéant, les exceptions et les exemptions.

Une fois les documents analysés et les consultations tenues, le BAIPRP recommande l'application des exemptions au vice-président et au dirigeant principal de l'information de l'ASC qui sont responsables de l'approbation de la communication des documents diffusés en vertu de la Loi. Les documents en réponse aux demandes d'accès sont ensuite transmis aux demandeurs.

Faits saillants du rapport statistique 2017-2108

Le rapport statistique pour la période allant du 1er avril 2017 au 31 mars 2018 est inclus à la fin du présent chapitre.

Demandes reçues et traitées

Le nombre de demandes d'accès aux renseignements personnels reçues par l'ASC au cours du présent exercice a augmenté par rapport à l'année dernière. En effet, les demandes reçues ont plus que doublé et sont passées de 4 à 9 en cours d'année.

De ce nombre, l'ASC a traité 8 demandes en cours d'année et en a reporté une au prochain exercice.

Cette augmentation est directement liée à la tenue de la campagne de recrutement des astronautes en 2016. En effet, plusieurs des candidats se sont prémunis de leur droit d'obtenir un accès à leurs renseignements personnels collectés durant cet exercice. Ainsi, la majorité des demandes touchaient les mêmes types de documents, soit ceux collecter dans le cadre de la campagne.

Si on tient compte du nombre médian des cinq dernières années, l'ASC traite environ quatre demandes par année. Le tableau suivant illustre la tendance des demandes reportées et reçues depuis les cinq derniers exercices :

Dispositions et délais de traitement

La Loi prévoit que les demandes d'accès doivent normalement trouver réponse en deçà de 30 jours civils. Toutes les demandes traitées en 2017-2018 l'ont été à l'intérieur de ces délais.

De ce nombre, deux demandes ont été traitées en moins de 15 jours, tandis que six autres ont été répondues entre 16 et 30 jours.

Exceptions et exclusions invoquées

Tel que précisé auparavant, la grande majorité des demandes traitées en 2017-2018 concernait essentiellement les mêmes types de documents. Des exceptions, dont l'article 26, ont été invoquées pour toutes les demandes en raison du fait que celles-ci contenaient de nombreux renseignements concernant d'autres individus. Également pour l'une de ces demandes, l'ASC a dû invoquer l'article 28 qui prévoit une protection des renseignements personnels demandés en vertu du paragraphe 12(1) de la Loi et qui portent sur l'état physique ou mental de l'individu qui en demande communication, dans les cas où la prise de connaissance par l'individu concerné des renseignements qui y figurent desservirait celui-ci.

Finalement, l'ASC a eu recours à la Loi sur l'accès à l'information pour protéger certains renseignements retrouvés dans plusieurs des demandes traitées et obtenus confidentiellement d'autres gouvernements.

Support utilisé pour les documents divulgués

En 2017-2018, une des demandes reçues a été abandonnée tandis que les réponses aux sept autres demandes ont été divulguées par voie électronique. Il s'agit de la toute première situation du genre où la transmission par voie électronique est exclusive.

Pages examinées et divulguées

Grâce à la mise en œuvre par le Secrétariat du Conseil du Trésor en 2011-2012, d'un nouveau rapport statistique détaillé, il est possible de comptabiliser la somme des pages examinées et de la comparer à la somme des pages divulguées.

Ces nombres de pages peuvent varier considérablement d'une année à l'autre, et ce, en fonction de l'objet des demandes et de la quantité de documents pertinents détenus par l'ASC.

L'augmentation du nombre de demandes en 2017-2018 a entraîné une augmentation directe au niveau de la moyenne des pages divulguées. En moyenne, 764 pages par demande ont été communiquées en 2017-2018, comparativement à 112 pages par demande en 2016-2017.

Au total, 5 450 pages ont été traitées, comparativement à 394 l'année précédente. Parmi ces demandes, quatre contenaient plus de 1000 pages. À ce traitement de pages s'est aussi ajouté le traitement de 37 vidéos.

Ceci représente une augmentation importante qui a requis une redéfinition des ressources normalement allouées au traitement des demandes. Le tableau suivant illustre la fluctuation du nombre de pages divulguées depuis les cinq dernières années recensées.

Consultations et prorogations

Malgré le nombre élevé de demandes reçues et l'augmentation du nombre de pages répondant à celles-ci, aucune des demandes traitées n'a requis de consultation.

Consultations reçues d'autres institutions fédérales

Il est peu commun que l'ASC reçoive des demandes de consultations pour des renseignements personnels provenant d'autres institutions fédérales ou d'organisations. Ainsi, en 2017-2018, l'ASC n'a reçu aucune demande de ce genre.

Frais et coûts d'application de la Loi

Les coûts d'application de la Loi ont été évalués à 25 997$ pour la période visée. Ceci représente un montant au-dessus de celui de l'an passé (5 850$) en raison du fait qu'une plus grande portion des coûts d'opération de l'ASC a été octroyée aux activités de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En effet, comme les ressources de l'ASC traitent également les demandes d'accès à l'information et que le nombre de ces demandes a nettement diminué en 2017-2018, une réallocation des ressources a été effectuée.

De ce montant de 25 997$, la très grande majorité a été dédiée au salaire avec un montant de 24 372$. Les frais de biens et services ont quant à eux représenté 1 625$. Ces dépenses sont essentiellement liées aux coûts de maintenance et de licences du système électronique de traitement des demandes d'accès, en plus de contenir des frais reliés à l'achat de fournitures administratives, aux formations et aux voyages.

Formation et sensibilisation

En plus de la gestion des demandes d'accès à l'information et aux renseignements personnels, le personnel du BAIPRP fournit des conseils et des avis aux employés de l'ASC sur l'observation de la Loi. Ces conseils et avis sont présentés de façon personnalisée et en fonction des demandes.

En 2017-2018, le BAIPRP a toutefois proposé à l'ensemble des employés de l'ASC une formation sur la Loi par l'entremise de son calendrier corporatif de formations obligatoires et optionnelles. À ce chapitre, les employés ont été invités à suivre le Cours de base sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (I015) offert par l'École de la fonction publique. Au total, 49 apprenants ont suivi la formation.

Des sessions d'information portant sur le traitement des demandes d'accès à l'information et des sessions de sensibilisation sur le marquage des documents à l'ASC sont aussi offertes sur demande. Toutefois, aucune de ces sessions n'a été dispensée en 2017-2018.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Les politiques, lignes directrices et procédures de l'ASC pour l'application de la Loi sont publiées sur son intranet. En 2017-2018, la mise à jour de ces outils a débuté. Toutefois, le travail a été suspendu en raison de la présentation du projet de loi C-58 visant à modifier la Loi. Une fois la Sanction royale accordée à ce projet de loi en 2018, le BAIPRP terminera la mise à jour.

Sommaire des enjeux clés et des mesures prises à l'égard des plaintes ou des vérifications

L'ASC n'a reçu aucune plainte en cours d'exercice et aucune vérification n'a eu lieu. De plus, pour la période couverte par ce rapport, il n'y avait aucune plainte non résolue.

Suivi de la conformité

Un suivi du temps requis pour traiter les demandes d'accès est effectué au moyen du système électronique de traitement des demandes d'accès. Afin d'en rendre compte au sein de l'ASC, des rapports, dont un hebdomadaire, sont transmis à la haute-direction, ainsi qu'à d'autres personnes concernées par ces demandes.

Atteinte substantielle à la vie privée

Une atteinte à la vie privée suppose la collecte, l'usage, la communication, la conservation ou le retrait inapproprié ou non autorisé de renseignements personnels. En 2017-2018, il n'y a eu aucune atteinte substantielle à la vie privée.

Divulgation dans l'intérêt public

La politique de l'ASC concernant l'usage de renseignements personnels est de s'assurer que ces renseignements ne sont utilisés qu'aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou pour des usages compatibles avec ces fins. Ainsi, aucun renseignement personnel n'a été communiqué en vertu des paragraphes 8(2)m) et 8(5).

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Toutes les institutions fédérales assujetties à la Loi qui créent, parrainent ou financent des programmes, des projets ou des initiatives qui impliquent la collecte, l'utilisation ou le partage de renseignements personnels sont responsables de réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). La Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) appuie les institutions comme l'ASC dans cette activité. Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n'a eu lieu cette année.

Conclusion

L'ASC, par la voie de son BAIPRP, poursuivra son mandat visant à répondre à toutes les demandes d'accès aux renseignements personnels en conformité avec l'esprit et la lettre de la Loi. À ce mandat sera joint également la diffusion de données et d'information dans le cadre de l'initiative Gouvernement ouvert. En 2017-2018, elle consolidera la mise en œuvre de ces activités par la préparation des futures opérations requises pour l'application prévue du projet de loi C-58.

Arrêté sur la délégation

Agence spatiale canadienne

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre d'Industrie Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur

Annexe