Rapport annuel au Parlement sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information 2016-2017

Table des matières

• Introduction
  • Mandat de l'Agence spatiale canadienne
• Organisation de la mise en œuvre des activités d'accès à l'information
• Rapport - Loi sur l'accès à l'information
  1. Interprétation du rapport statistique des demandes d'accès à l'information
  2. Plaintes et vérifications
  3. Suivi de la conformité
  4. Formation et sensibilisation
  5. Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
• Conclusion
• Rapport statistique Loi sur l'accès à l'information
• Délégation de pouvoirs

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information (Loi) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.

Celle-ci donne aux Canadiens, aux résidents permanents et à toute personne présente au Canada, un droit général d'accès à l'information contenue dans les dossiers du gouvernement, sous réserve de certaines exceptions.

Conformément à l'article 72, chaque responsable d'institution fédérale doit préparer un rapport annuel sur l'application de cette loi au sein de son institution. Ce rapport est soumis au Parlement à la fin de chaque exercice financier.

Le présent rapport rend donc compte des activités de l'Agence spatiale canadienne (ASC) associées à l'application de cette loi au cours de la période 2016-2017.

Mandat de l'Agence spatiale canadienne

Afin de permettre une meilleure compréhension du contexte dans lequel la Loi est appliquée à l'ASC, cette section présente une vue d'ensemble des objectifs et des activités de l'institution.

L'ASC se rapporte au ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique. Son mandat, tel qu'il est défini dans la Loi sur l'Agence spatiale canadienne, est « de promouvoir l'exploitation et le développement pacifiques de l'espace, de faire progresser la connaissance de l'espace au moyen de la science et de faire en sorte que les Canadiens tirent profit des sciences et des technologies spatiales tant sur les plans social qu'économique. »

Mission

L'ASC se veut à l'avant-garde du développement et de l'application des connaissances spatiales pour le mieux-être des Canadiens et de l'humanité.

Pour mener à bien cette mission, l'ASC :

• vise l'excellence collectivement;
• préconise une attitude axée sur la clientèle;
• appuie des méthodes axées sur les employés et la communication ouverte;
• mise sur la responsabilisation et l'obligation de rendre compte;
• s'engage à collaborer et à travailler avec ses partenaires pour notre bénéfice mutuel.

L'ASC est une source d'inspiration pour les Canadiens et les Canadiennes depuis plus de 25 ans. En plus de regrouper les principaux programmes spatiaux fédéraux, elle coordonne tous les éléments du Programme spatial canadien et administre les principales activités canadiennes liées au domaine de l'espace. L'ASC a les compétences voulues pour demeurer à la fine pointe des connaissances dans les domaines spécialisés où le Canada excelle, tout en parrainant, en appuyant et en encourageant les sociétés et les institutions canadiennes prometteuses et aptes à voir leurs réalisations se concrétiser dans l'espace.

Pour plus d'information sur les activités de l'ASC, veuillez consulter son site Internet à l'adresse suivante : www.asc-csa.gc.ca

Organisation de la mise en œuvre des activités d'accès à l'information

Délégations de pouvoirs

Le responsable de l'institution aux termes de la Loi est le ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique. En juin 2016, certains des pouvoirs en vertu de la Loi ont été délégués par celui-ci au titulaire du poste de vice-président de l'ASC, au titulaire du poste de dirigeant principal de l'information, de même qu'au titulaire du poste de coordonnateur de l'accès à l'information et des données ouvertes. La grille de délégation des pouvoirs en annexe identifie ces pouvoirs délégués.

La responsabilité de la mise en œuvre de la Loi au quotidien relève du coordonnateur de l'accès à l'information et des données ouvertes, qui rend compte au vice-président et au dirigeant principal de l'information.

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est dirigé par le coordonnateur. Depuis 2016-2017, ce bureau compte un autre employé, et tous deux, travaillent en étroite relation avec les membres du comité exécutif à faire appliquer et respecter la Loi.

Modification du rôle du BAIPRP

En 2016-2017, le BAIPRP a reçu le mandat non seulement de traiter les demandes d'accès à l'information et de rendre compte sur l'application des lois, mais aussi de mettre en œuvre l'initiative Gouvernement ouvert.

La décision de jumeler les activités d'accès à l'information et celles des données ouvertes a été prise dans l'optique d'unir deux activités vouées à la diffusion de renseignements sous la gouverne de l'ASC. Cette nouvelle unité s'est donc révélée être un guichet unique, tant pour les employés de l'ASC qui souhaite diffuser des renseignements, que pour le public qui souhaite les obtenir.

Ce jumelage s'est révélé être innovant et efficace en raison de la centralisation des activités, mais surtout de l'optimisation de l'application des connaissances. Après une année de fonctionnement, la réunion de ces activités s'est révélée sans équivoque logique dans l'efficacité et l'efficience du traitement de renseignements à être rendus publics.

Afin d'assurer le respect des normes de services en matière d'accès à l'information malgré l'ajout d'un second mandat, l'ASC a affecté au BAIPRP un employé à temps plein (ETP) supplémentaire, portant ainsi à 2 ETP le nombre total de ressources allouées aux activités liées à l'accès à l'information et aux données ouvertes.

Processus de traitement des demandes

Lorsqu'il reçoit une demande en vertu de la Loi, le BAIPRP consulte le bureau de première responsabilité, et lorsque nécessaire et selon le cas, Justice Canada, les communautés de pratiques de l'information, le Secrétariat du Conseil du Trésor ou d'autres institutions.

Un système informatisé de traitement des demandes d'accès est utilisé pour répertorier les actions administratives prises dans le traitement des demandes, pour réviser les documents visés, puis pour appliquer, le cas échéant, les exceptions et les exemptions.

Différentes consultations peuvent avoir lieu en cours de traitement des demandes d'accès. Principalement, le BAIPRP effectue des consultations auprès de tiers. En effet, en raison des activités de l'ASC et du lot de documents confidentiels provenant de tiers qu'elle détient, le BAIPRP doit valider auprès l'aspect confidentiel de l'information sous sa gouverne. Lorsqu'un document est considéré comme devant être exclu en vertu de la Loi, le BAIPRP entreprend aussi des consultations auprès de Justice Canada qui, au besoin, demande l'avis du Bureau du Conseil privé pour s'assurer qu'il s'agit bien d'un document exclu.

Une fois les documents analysés et les consultations tenues, le BAIPRP recommande l'application des exemptions au vice-président et au dirigeant principal de l'information de l'ASC qui sont responsables de l'approbation de la communication des documents diffusés en vertu de la Loi.

Les documents en réponse aux demandes d'accès sont par la suite transmis aux demandeurs. Et finalement, un sommaire des demandes d'accès complétées est par la suite diffusé mensuellement sur ouvert.canada.ca.

Rapport - Loi sur l'accès à l'information

1. Interprétation du rapport statistique des demandes d'accès à l'information

Le rapport statistique pour la période allant du 1er avril 2016 au 31 mars 2017 est inclus à la fin du présent chapitre.

Demandes reçues et traitées

Le nombre de demandes d'accès reçues puis traitées au cours du présent exercice a nettement augmenté par rapport à 2015-2016 où une baisse avait été enregistrée.

En effet, les demandes reçues sont passées de 12 à 53 en cours d'année. Il s'agit ici d'une augmentation record de 358%. Si on tient compte des cinq dernières années, l'ASC accuse réception en moyenne de 20 demandes par année.

Aux demandes reçues en 2016-2017 se sont ajoutées quatre demandes reportées de l'année précédente. Ainsi, au total, l'ASC a traité 55 demandes en 2016-2017 puisque deux demandes ont été reportées au prochain exercice.

Le tableau suivant illustre la tendance des demandes reportées et reçues depuis les quatre derniers exercices :

Sources des demandes

Pour une première fois depuis quelques années, le public a représenté la plus grande part des demandeurs avec 35 %. Auparavant, les médias représentaient la plus importante part des demandeurs. Le tableau suivant présente la provenance des demandes :

Demandes informelles

Les demandes informelles sont des demandes par lesquelles on réclame de l'information qui a déjà été communiquée en vertu de la Loi. Aucuns frais ne peut être imposé et la demande n'est soumise à aucun délai de réponse. De plus, la Loi n'accorde pas au demandeur le droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à l'information.

L'ASC a noté une augmentation de ce type de demande d'accès suite à la diffusion, depuis deux ans, des sommaires des demandes complétées sur le portail ouvert.canada.ca. Ce guichet unique semble avoir contribué de façon notable à l'augmentation des demandes puisque les requérants peuvent notamment y effectuer de façon électronique une demande, facilitant ainsi l'accès aux documents déjà publiés.

L'an passé, une première augmentation de 100% par rapport à l'exercice précédent avait été notée avec le traitement de 12 demandes. En 2016-2017, une autre augmentation, cette fois de l'ordre de 366%, a été enregistrée. Au total, l'ASC a répondu à 56 demandes de façon informelle en 2016-2017. Le graphique suivant indique les variances liées aux demandes informelles depuis les cinq dernières années :

Dispositions et délais de traitement

La Loi prévoit que les demandes d'accès doivent normalement trouver réponse en deçà de 30 jours civils. Parmi celles traitées en 2016-2017, 25 demandes (45%) ont trouvé réponse en respectant ces délais. Ceci représente une augmentation par rapport à l'an dernier où 33 % des demandes avaient été répondues en moins de 30 jours.

Il est important de noter que la Loi prévoit que les délais de certaines demandes peuvent être prolongés pour des raisons de consultations auprès de tiers ou d'autres organismes. Compte tenu de la nature des documents demandés à l'ASC en 2016-2017, plusieurs des demandes traitées ont requis de telles consultations. Il a donc été nécessaire pour l'ASC de prolonger les délais afin de s'acquitter de ses devoirs en vertu de la Loi.

Ainsi, en tenant compte des prorogations autorisées, 96% des demandes ont été répondues dans les délais prescrits.

Exceptions et exclusions invoquées

En considérant les demandes qui ont trouvé réponse en 2016-2017, l'ASC a invoqué des exemptions et des exclusions pour 26 cas (59 %).

En plus de certaines confidences du Cabinet, l'ASC détient de nombreux documents contenant des renseignements de tiers de type commercial, technique et financier. Ceux-ci nécessitent la plupart du temps l'application d'exemptions et d'exclusions. Pour cette raison, une plus grande portion des documents demandés aboutit à une communication partielle.

Le tableau suivant présente la fréquence des exemptions et des exclusions invoquées en 2016-2017. Il est à noter qu'une même demande peut entraîner l'application de plus d'un article.

Support utilisé pour les documents divulgués

En 2016-2017, un total de 44 demandes a entraîné la communication de documents. De ce nombre, seulement sept réponses (16 %) ont été divulguées sous format papier, tandis que 37 autres (84 %) l'ont été par voie électronique.

Il s'agit de la première année que l'option de la communication électronique est la plus utilisée. À l'instar des années précédentes, aucun examen des documents n'a eu lieu dans la salle de lecture de l'ASC.

Pages examinées et divulguées

Grâce à la mise en œuvre par le Secrétariat du Conseil du Trésor en 2011-2012, d'un nouveau rapport statistique détaillé, il est maintenant possible de comptabiliser la somme des pages examinées et de la comparer à la somme des pages divulguées.

Ces nombres de pages peuvent varier considérablement d'une année à l'autre, et ce, en fonction de l'objet des demandes et de la quantité de documents pertinents détenus par l'ASC.

Le nombre de pages examinées en cours d'année financière s'est révélé plus grand avec 8 194 pages, comparativement à l'année précédente avec 2 571 pages. Quant aux pages divulguées, ce nombre a connu une augmentation de 2 781 pages pour se chiffrer à 4 996 pages divulguées en 2016-2017.

Malgré une augmentation de plus de 300% des demandes reçues, la moyenne de pages divulguées par demande a toutefois diminué passant de 276 pages par demande en 2015-2016 à 113 pages par demande en 2016-2017.

Consultations et prorogations

En raison de la nature des activités de l'ASC liées notamment à l'octroi d'aides financières tant en matière de subventions et contributions que d'ententes contractuelles, l'ASC récolte plusieurs renseignements de tiers.

Il n'est donc pas inhabituel que les demandes traitées entraînent la consultation de ces tiers et, par le fait même, des prorogations du délai prévu par la Loi. L'ASC consulte ces tiers et parfois d'autres institutions fédérales dans le but de fournir autant de renseignements que possible, et ce, conformément à l'esprit et à la lettre de la Loi.

Le niveau de complexité est bien illustré par le fait que la moitié des demandes traitées en cours d'année ont majoritairement requis des consultations (86%) ou des avis juridiques (11%). Ces consultations ont requis une prorogation de délais de moins de 60 jours dans la très grande majorité des cas (93%). Pour chacun d'entre eux, à l'exception d'un seul, les demandeurs ont été avisés de la prolongation du délai, tel qu'il est précisé par la Loi.

Consultations reçues d'autres institutions fédérales

En 2016-2017, l'ASC a traité un total de 36 demandes de consultations provenant d'autres institutions fédérales et une demande provenant d'une autre organisation. Celles-ci ont représenté un total de 1 050 pages traitées.

On peut ainsi noter que le nombre de demandes de consultations a quelque peu diminué (- 25%) cette année en comparaison à l'année précédente, comme le démontre le graphique suivant :

Parmi ces 37 consultations, 33 recommandations de l'ASC ont prôné une communication des documents en entier (89 %) et quatre autres une communication partielle (11 %).

La majorité de ces demandes ont été traitées en deçà de 30 jours (92 %), tandis qu'une autre demande a été traitée dans un délai d'entre 31 et 60 jours (8 %).

Consultations en matière de confidences du Cabinet

En 2016-2017, pour trois des demandes traitées, des consultations ont été nécessaires auprès de Justice Canada. Ces consultations visaient à déterminer l'application de l'article 69 et ont été tenues en deçà de 60 jours.

Justice Canada a été consulté en raison des directives de 2013 du Secrétariat du Conseil du Trésor qui précisaient que ce ministère pouvait maintenant confirmer l'application de l'article 69. Cette directive a contribué à améliorer, au cours des dernières années, les délais de consultation.

Frais et exemptions

L'ASC respecte les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor en ce qui a trait à l'imposition et à l'exemption d'un droit d'accès. En 2016-2017, un montant net de 180 $ a été perçu en frais de présentation de demandes.

L'ASC a perçu des frais de présentation dans 68% des demandes en raison du fait que deux demandes ont été divisées en plusieurs. En raison des documents visés (multiples contrats), cette pratique a permis de mieux servir les demandeurs, de s'assurer qu'ils recevaient les documents dans les délais prescrits et que le traitement des demandes en était facilité. De ce fait, un total de 85$ a été dispensé.

Coûts

Les coûts d'application de la Loi ont été évalués à 111 642 $ pour la période visée.

En raison de la restructuration du BAIPRP pour assurer la mise en œuvre de l'initiative Gouvernement ouvert, les frais liés au salaire (107 524$) représentaient 50% de la tâche de deux ressources.

Les frais de biens et services (4 118$) sont essentiellement liés aux coûts de maintenance et de licences du système électronique de traitement des demandes d'accès, en plus de contenir des frais reliés à l'achat de fournitures administratives.

2. Plaintes et vérifications

Une plainte a été transmise à l'ASC en vertu de l'article 32 de la Loi en 2016-2017. Une copie complète du dossier administratif, les documents répondant à la demande et le justificatif lié à l'application des exceptions ont été transmis au bureau du Commissaire à l'information. Cette plainte portant sur l'application des exceptions par l'ASC est toujours en analyse par l'enquêteur.

Aucune vérification n'a eu lieu pendant la période.

3. Suivi de la conformité

Un suivi du temps requis pour traiter les demandes d'accès est effectué au moyen du système électronique de traitement des demandes d'accès. Un rapport hebdomadaire est également transmis à la haute-direction, ainsi qu'à d'autres personnes concernées par ces demandes.

4. Formation et sensibilisation

En plus de la gestion des demandes d'accès à l'information et aux renseignements personnels, le personnel du BAIPRP fournit des conseils et des avis aux employés de l'ASC sur l'observation de la Loi. Ces conseils et avis sont présentés de façon personnalisée et en fonction des demandes.

Des sessions d'information portant sur le traitement des demandes d'accès à l'information et des sessions de sensibilisation sur le marquage des documents à l'ASC sont aussi offertes sur demande. Toutefois, aucune de ces sessions n'a été dispensée en 2016-2017. Afin de bien cibler les besoins en la matière, une analyse a donc été effectuée et une nouvelle formation sera recommandée en cours d'année prochaine.

Finalement, afin d'augmenter la sensibilisation des employés de l'ASC face à l'application de la Loi, des messages informatifs ont été diffusés sur les écrans corporatifs à deux reprises en cours d'année. Ces écrans sont installés dans les locaux de l'ASC et diffusent en continu des messages destinés aux employés.

5. Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Les politiques, lignes directrices et procédures de l'ASC pour l'application de la Loi sur l'accès à l'information, y compris l'article 67.1, sont publiées sur son intranet. En 2016-2017, aucun changement n'a été apporté à ces documents.

Le BAIPRP n'a entrepris aucune nouvelle initiative pendant cette période.

Conclusion

L'ASC, par la voie de son BAIPRP, poursuivra son mandat visant à répondre à toutes les demandes d'accès à l'information en conformité avec l'esprit et la lettre de la Loi.

Cette année, elle a innové en jumelant les services d'accès à l'information à ceux des données ouvertes. En 2017-2018, elle consolidera la mise en œuvre de ces activités conjointes par le biais de nouvelles initiatives qui seront rapportées dans son prochain rapport annuel.

Délégation de pouvoirs

Agence spatiale canadienne

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à
l'information et de la Loi sur la protection des
renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre d'Industrie Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur

Annexe