Rapport annuel des membres externes du Comité d'audit 2016-2017

Direction, Audit et évaluation

Message au président de l'Agence spatiale canadienne

Au nom des membres externes du Comité d'audit (CA) de l'Agence spatiale canadienne (ASC), nous avons le plaisir de déposer le rapport annuel couvrant l'exercice 2016-2017. Nous aimerions souligner notre appréciation de faire partie du CA de l'ASC. De plus, nous considérons que notre travail a été grandement facilité par la présence du président de l'ASC à chacune des réunions.

Les enjeux liés au domaine spatial dans un contexte international, et le rôle stratégique que joue l'ASC pour l'ensemble du gouvernement du Canada, nous ont permis de bien cerner la complexité du contexte dans lequel doit opérer l'ASC. La nature de ses interventions avec les autres ministères, l'industrie, les partenaires internationaux et avec les universités l'expose à un univers de risques sur lesquels elle a un pouvoir limité, ce qui représente un défi.

Suite à notre examen des accomplissements de la dernière année, nous sommes d'avis que l'ASC a bien su intégrer dans ses opérations courantes tous les nouveaux éléments de gouvernance développés au cours des dernières années. En effet, l'ASC a utilisé pleinement son nouveau cadre de gouvernance permettant ainsi une bonne gestion de ses investissements et ce, en lien avec le plan d'investissement quinquennal (2014-15 à 2018-19). Nous considérons que la combinaison de ces éléments devrait permettre à l'ASC de prendre des décisions plus éclairées en matière d'investissement et de gestion de projet.

Nous sommes également d'avis que la stratégie spatiale à venir de même que l'annonce dans le Budget 2017 d'un financement supplémentaire totalisant 80,9M$ pour l'ASC sont des éléments importants qui devraient permettre de réduire l'incertitude relativement à la planification à long terme qui planait sur l'ASC au cours des dernières années. À ce moment-ci nous considérons toutefois qu'il est encore trop tôt pour porter un jugement définitif à savoir quel sera l'impact de ces nouveaux éléments sur les risques associés à la planification à long terme de l'ASC. Nous porterons une attention particulière à ces éléments au cours des prochaines années.

Le présent rapport a été rédigé conformément aux exigences de l'alinéa 6.6.1.2 de la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada qui prévoit que le rapport devra :

• résumer les résultats de l'examen que le comité a réalisé sur les secteurs relevant de sa responsabilité;
• présenter une évaluation des membres indépendants de la capacité, de l'indépendance et du rendement de la fonction d'audit interne, et énoncer des recommandations, au besoin, à cet égard;
• présenter entièrement et uniquement les points de vue des membres indépendants.

Nous sommes disposés à discuter avec vous du contenu du présent rapport au moment que vous jugerez opportun.

Au cours de l'exercice 2016-2017, les membres du Comité d'audit (CA) ont eu l'occasion d'examiner une multitude de documents couvrant l'ensemble des aspects de la gestion à l'Agence spatiale canadienne (ASC), dont des rapports d'audit, le cadre de valeurs et d'éthique, la gestion du risque, la gouvernance, le cadre de contrôle de la gestion, les états financiers, de même que le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) et le Plan des résultats ministériels (PRM) (anciennement le Rapport sur les plans et les priorités).

Dans les sections qui suivent, vous trouverez les avis et les recommandations formulés par les membres du CA relativement aux principaux secteurs de responsabilités du comité de même qu'un aperçu des actions mises en œuvre par l'ASC afin de réduire les risques décelés lors d'audits passés.

Durant les trois réunions et les deux téléconférences qui ont eu lieu en 2016-2017, le CA a assuré un dialogue direct, transparent et constructif entre ses membres et la haute direction de l'ASC.

1. Commentaires et recommandations des membres du CA – Principaux secteurs de responsabilité

Les membres externes fournissent au président de l'ASC des conseils et des recommandations indépendants sur la pertinence, la qualité et les résultats de l'assurance fournie par rapport aux cadres et aux processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l'Agence. À cet égard, les membres ont examiné les différents documents présentés au CA, y compris le Plan d'audit interne fondé sur les risques (PAFR) et les rapports d'audit.

Dans l'optique d'appuyer le président de l'ASC, le CA exerce d'une manière méthodique, intégrée et axée sur le risque, une surveillance des principaux secteurs de gestion, de contrôle et de reddition de comptes, y compris l'établissement de rapports, au sein de l'ASC. En leur qualité de ressource stratégique du président de l'ASC, les membres externes fournissent également des conseils et des recommandations, sur demande, à propos de nouvelles priorités ou de préoccupations opérationnelles.

Le rapport annuel 2016-2017 du CA porte sur les rôles et les responsabilités que le comité a endossé, conformément à sa charte et à son calendrier annuel d'activités.

i) Évaluation de la fonction d'audit interne

La structure organisationnelle de l'ASC assure l'indépendance de la fonction d'audit puisque le personnel d'audit relève de la DPV qui elle-même relève directement du président de l'ASC. La charte de l'audit interne garantit au personnel d'audit un accès libre à tous les renseignements, dossiers, employés et consultants selon ses besoins, et elle veille à ce que la fonction d'audit interne ne soit pas entravée dans l'exercice de ses responsabilités et soit libre de présenter ses conclusions au président de l'ASC, au CA et au Contrôleur général du Canada.

La fonction d'audit interne respecte toutes les exigences de la Politique sur la vérification interne. Au cours de la dernière année, la fonction d'audit a poursuivi ses activités de surveillance en lien avec son programme d'amélioration et d'assurance de la qualité et elle s'est assurée du respect des processus et procédures prévus dans son manuel d'audit tout au long de l'exécution des projets d'audit.

a. Charte d'audit interne

La charte d'audit interne propose un cadre de responsabilisation qui comprend sa mission, ses pouvoirs ainsi que ses responsabilités. La dernière mise à jour de la charte a été approuvée par le CA le 21 juin 2016.

b. Disponibilité des ressources affectées à l'audit interne

Au cours de l'année 2016-2017, la fonction d'audit interne avait un effectif complet, soit 4 équivalents temps plein (ÉTP) en plus de la DPV. Les membres du CA sont d'avis que les ressources en place possèdent les compétences et connaissances requises pour effectuer le travail.

c. Approbation du Plan d'audit fondé sur les risques et suivi des progrès

La DPV a déposé le PAFR couvrant les exercices 2016-2017 à 2018-2019 lors de la réunion du CA du 21 juin 2016. Des discussions ont eu lieu relativement aux risques associés à plusieurs éléments de l'univers d'audit. En ce qui a trait à l'établissement des risques, il est important de souligner que les risques cernés par la fonction d'audit pour chacun des éléments faisant parti de l'univers d'audit sont corroborés avec les responsables du secteur concerné. Suite aux discussions, les membres du CA ont recommandé au président de l'ASC l'approbation du PAFR.

Pour ce qui est du suivi du degré d'avancement du PAFR, à chaque réunion du CA, la DPV présente un tableau qui identifie chacun des projets d'audit prévu au PAFR de même que le niveau d'avancement et les dates cibles des différents jalons des audits en cours et à venir.

En fin d'année, le taux de réalisation des projets d'audit identifiés dans le PAFR est de 79% si l'on considère les travaux en cours en fin d'année. Des trois rapports d'audit devant être présentés au CA pour approbation au cours de l'année, deux l'ont été et le troisième sera présenté en avril 2017. Bien qu'ils aient souhaité davantage de rapports d'audit, les membres du CA sont conscients qu'avec une fonction d'audit comportant quatre auditeurs, le nombre de rapports d'audit pouvant être produit au cours d'une année se chiffre entre trois et quatre.

d. Surveillance et évaluation du rendement de l'audit interne

Le manuel de politiques et procédures de l'audit interne de l'ASC décrit en détail le processus de surveillance au niveau du Programme d'assurance de la qualité et d'amélioration continue (PAQ) de la fonction d'audit interne. Ce programme compte trois niveaux :

• le premier consiste en la supervision directe du travail de l'auditeur interne qui porte sur les phases de la planification, de l'exécution et de la rédaction du rapport;
• le second est un examen indépendant des dossiers d'audit visant à évaluer la qualité et la pertinence du travail effectué, conformément aux politiques et aux normes du CT, de l'Institut des auditeurs internes (IAI) et de l'ASC;
• le troisième est en lien avec l'inspection des pratiques professionnelles, laquelle inspection doit avoir lieu tous les cinq ans afin de déterminer si les pratiques de la fonction d'audit interne sont conformes aux normes de l'IAI et du gouvernement du Canada en la matière.

Au cours de la dernière année, un seul projet d'audit a fait l'objet d'une revue de conformité des pratiques en lien avec le programme d'assurance qualité. Ce programme d'assurance qualité se base sur les exigences du Conseil du Trésor (CT) ainsi que les standards de l'IAI pour l'exécution des missions d'audit. Cette revue a été effectuée par un fournisseur de services externes. Un rapport faisant état de l'opinion des consultants en regard de la conformité des dossiers avec les normes en vigueur ainsi que des opportunités d'amélioration a été soumis à la DPV en septembre 2016. Cet examen a révélé que, de façon générale le projet d'audit est exécuté et géré avec rigueur et professionnalisme et que la documentation au dossier est pertinente.

Toutefois, certaines possibilités d'améliorations ont été identifiées au niveau de la planification (clarifier les liens entre les risques, les critères, les procédures d'audit et les résultats observés) et de l'exécution (s'assurer d'insérer les références aux documents sources dans tous les documents finaux et de documenter la revue des documents à l'intérieur de délais adéquats). Il est à noter que le rapport de revue de ce dossier fait également état du fait que les recommandations ci-haut ont été appliquées dans le dossier d'audit subséquent qui était en cours au moment de la revue.

Pour ce qui est de l'inspection indépendante des pratiques professionnelles, l'inspection de 2012 avait révélé que la fonction d'audit interne respectait dans l'ensemble les normes internationales d'audit interne ainsi que le Code de déontologie de l'IAI. Une nouvelle inspection des pratiques professionnelles a débuté en mars 2017. Les résultats de cette inspection ont été présentés à la réunion du comité d'audit d'avril 2017.

Il est à noter que la composante Audit interne n'a pas été évaluée dans le CRG au cours des trois dernières années et ce, pour l'ensemble des ministères. Toutefois, le bureau du contrôleur général (BCG) effectue une surveillance des réalisations des ministères et organismes à l'aide d'un sondage sur la capacité d'audit interne qui est complété par la fonction d'AI et soumis au BCG annuellement.

e. Examen des rapports d'audit interne et des plans d'action connexes de la direction

Au cours de l'exercice 2016-2017, outre l'élaboration des documents en lien avec les pratiques professionnelles de la fonction d'audit interne et les activités de soutien au CA, la DPV a présenté au CA ce qui suit :

• Rapport d'audit de l'octroi des contrats et de la gestion des contrats par les secteurs aux fins d'examen et d'approbation par le CA;
• Rapport d'audit des dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements aux fins d'examen et d'approbation par le CA;

Les audits visés par ces présentations étaient prévus dans le PAFR. Les audits en question touchaient principalement aux processus de gestion du risque et au contrôle en place à l'ASC.

Pour ce qui est de l'audit de l'octroi des contrats et de la gestion des contrats par les secteurs, il a été déterminé que, de manière générale, les ententes contractuelles sont établies en conformité avec les politiques, lois et règlements du Conseil du Trésor (CT) et de l'ASC et les paiements afférents sont autorisés en conformité avec les pouvoirs délégués et la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Toutefois, des lacunes qui représentent des risques faibles ont été identifiées en ce qui a trait au processus d'octroi et d'administration des contrats ainsi qu'à la divulgation proactive.

Pour ce qui est de l'audit des dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements (VACE), il a été déterminé que, de manière générale, les mécanismes de surveillance et de contrôle en place relativement à ces dépenses sont adéquats et que les dépenses encourues sont conformes à la Directive sur les dépenses de VACE du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), la Directive sur les voyages du Conseil national mixte et la LGFP.

Les membres du CA sont satisfaits des rapports présentés ainsi que des plans d'action de la gestion.

f. Conseils fournis à l'administrateur général sur le recrutement et la nomination du dirigeant principal de la vérification

La DPV étant en poste de façon permanente depuis le 17 août 2011, aucun conseil n'a donc été donné au président de l'ASC relativement au recrutement ou à la nomination de la DPV au cours de la dernière année.

ii) Suivi des plans d'action de la gestion

Lors de la réunion de juin 2016, le Rapport annuel de suivi des plans d'action de la gestion daté du 31 mars 2016 a été présenté aux membres du CA à titre informatif. Le rapport faisait état de neuf projets d'audit interne pour lesquels des plans d'action de la direction étaient en cours de mise en œuvre. De ces neuf rapports, quatre démontraient que la mise en œuvre de leur plan d'action était pratiquement terminée.

Cette année, notre compilation des actions complétées pour chaque plan d'action de la gestion a révélé une augmentation substantielle du taux de mise en œuvre comparativement à l'année précédente. En effet, au cours de 2016-2017, la gestion a mis en œuvre 78% des actions dont l'échéancier était prévu au cours de l'année, comparativement à 27% en 2015-2016. Parallèlement, des demandes de report d'échéanciers ont été présentées au CA pour approbation pour 22% des actions dont la mise en œuvre était prévue au cours de l'année. Dans la majorité des cas, la mise en œuvre des actions a été commencée, mais n'a pu être terminée tel que prévu.

Depuis 2014-2015, les gestionnaires responsables de la mise en œuvre tardive de certains plans d'actions de la gestion sont invités au CA pour discuter des circonstances de ces retards. Au cours de l'année, les membres du CA ont été informés de l'avancement quant à la mise en œuvre des plans d'action à chacune des réunions du CA et ils n'ont pas jugé nécessaire d'inviter les gestionnaires lors de ces rencontres. Au cours de la prochaine année, les membres du CA vont poursuivre leur regard attentif sur cette question.

iii) Processus de gouvernance

Encore une fois cette année, l'ASC a bien su intégrer dans ses opérations courantes tous les nouveaux éléments de gouvernance développés au cours des dernières années. Les processus de contrôle en place permettent à l'ASC de prendre des décisions éclairées et de rendre compte de leurs résultats d'une manière efficace qui répond aux attentes des différentes parties prenantes.

Au cours de la dernière année, l'ASC a pleinement utilisé les différents aspects de sa gouvernance, particulièrement, le Comité de révision intégré des investissements (CRII) où sont présentés toutes les proposition d'investissement pour approbation et le cadre de gouvernance et de surveillance des investissements, qui se veut un modèle en cinq phases avec des points de décision précis à chacune des phases. Ce dernier devant être utilisé pour tous les projets de l'ASC, il fournit aux gestionnaires tous les outils dont ils ont besoin pour bien documenter la gestion de leurs projets. Nous sommes d'avis que la combinaison de ces éléments devrait permettre à l'ASC de prendre des décisions plus éclairées en matière d'investissement et de gestion de projet.

iv) Valeurs et éthique

Le programme de valeurs et éthique repose sur un ensemble d'activités identifiées et consignées dans un plan intégré de valeurs et d'éthique. Au cours de la dernière année, un nouveau champion a pris le leadership du comité de valeurs et éthique. Plusieurs rencontres du comité ont eu lieu au cours de l'année. Lors de ces rencontres, le mandat du comité a été revu et mis à jour et des discussions relatives à la planification des activités à venir ont été entreprises. Lors de ces discussions, il a été question de porter une attention particulière aux activités touchant davantage l'aspect « éthique » de la culture organisationnelle puisque, tel que mentionné par les membres du comité d'audit l'an dernier, les activités en matière de valeurs et d'éthique mise en place au cours des dernières années touchaient beaucoup l'aspect « valeurs » et moins l'aspect « éthique ». Ces discussions se poursuivront en 2017-2018 et un plan de travail sera élaboré et mis en œuvre.

Pour ce qui est du maintien d'un milieu de travail sain et respectueux, au cours de 2016-2017, l'ASC a tenu quelques sessions de formation obligatoire en équité en emploi et en matière de prévention et résolution du harcèlement pour tous les employés.

Également, au cours de l'année, l'ASC a finalisé l'élaboration des derniers éléments faisant partie de son programme de santé et sécurité au travail et a publié son Cadre de santé, sécurité et mieux-être au travail.

De façon générale, les membres du CA sont satisfaits par l'ensemble des mesures mises en place au cours de l'année pour assurer un milieu de travail respectant les valeurs et l'éthique. Ils n'ont toutefois pas eu la chance d'examiner les différents éléments de ce cadre. Au cours de la prochaine année, les membres du CA aimeraient être informés quant au statut de la mise en œuvre de chacun des éléments du Cadre de santé, sécurité et mieux-être au travail. Ils aimeraient également être informés du contenu du plan de travail et ce, afin de voir si leur commentaire de l'an dernier à l'effet que des activités couvrant davantage l'aspect « éthique » devraient être intégrées au prochain plan de travail a été considéré.

v) Gestion des risques

Le Profil de risques organisationnels (PRO) n'a pas été mis à jour cette année et c'est pour cette raison que les membres du CA n'ont pas eu l'opportunité d'en discuter avec les responsables de l'élaboration du PRO. Celui-ci sera mis à jour au cours de l'année 2017-2018.

Les réflexions qui ont débutées en 2016-2017 relativement à la méthodologie pour l'élaboration du PRO se poursuivront au cours de la prochaine année. Ces réflexions ont pour objectif d'effectuer un meilleur jumelage entre les risques et les priorités organisationnelles. Des consultations seront effectuées au cours des prochains mois avec les différents secteurs de l'ASC à ce sujet.

Considérant ce qui précède, les membres du CA ne peuvent émettre d'opinion cette année sur le PRO en place. Les membres du CA réitèrent toutefois leur commentaire de l'an dernier à l'effet qu'il est effectivement opportun à ce moment-ci de revoir la méthodologie pour l'établissement du PRO afin de favoriser des discussions entourant les risques parmi les différents paliers de gestion de l'ASC. De telles discussions vont aider à qualifier la nature et l'importance des risques dans un univers de risques complexe et ce, dans un contexte en constante évolution.

vi) Cadre de contrôle de gestion et rapports

Au cours de l'année 2016-2017, les membres du CA ont eu l'occasion d'examiner et de commenter les résultats de l'évaluation du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) de 2015-2016. Pour ce qui est de l'élément de gestion « Audit interne », cette composante n'est pas évaluée de 2014-2015 à 2016-2017.

À la lecture des résultats du CRG de 2015-2016, les membres du CA ont constaté que l'ASC performe bien dans l'ensemble. Des bonnes pratiques ont été identifiées entre autres, pour la tenue de dossiers (gestion de l'information), pour la gestion des risques en matière de technologies de l'information (TI) relativement aux applications essentielles à la mission de l'Agence, pour la production de rapports financiers fiables ainsi que pour la planification de la relève. Par ailleurs, quelques opportunités d'amélioration ont été suggérées, dont, l'accroissement de l'utilisation de l'information sur le rendement dans les propositions au Cabinet et l'amélioration des taux de représentation et d'embauche des groupes désignés en équité en emploi afin qu'ils égalent ou dépassent la disponibilité des membres de ces groupes au sein de la population active.

Outre les résultats du CRG, les membres du CA ont également été exposés à divers éléments du cadre de contrôle de gestion de l'ASC tout au long de l'année, et ce, lors de présentations de rapports d'audit, de procédures en place aux fins de préparation des états financiers trimestriels ou d'autres rapports ministériels, ou encore lors de présentations informatives visant à faire connaître les activités de l'ASC aux membres du CA.

Finalement, depuis la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, le secteur des Finances prépare annuellement un sommaire des évaluations réalisées au niveau des contrôles internes. Ce sommaire fait état des tests effectués sur différents contrôles internes au cours de l'année ainsi que des recommandations formulées lorsque des lacunes sont observées, suivi d'un plan d'action pour corriger les lacunes, le cas échéant. Ce sommaire des évaluations des contrôles internes a été soumis aux membres du CA pour information et discussions en août 2016. À la lumière de l'information apparaissant dans le sommaire, les membres du CA ont constaté les progrès réalisés dans la mise en œuvre de la politique au cours des dernières années. De plus, le sommaire des évaluations constitue un élément essentiel à la confiance que les membres du CA peuvent accorder aux données qui leur sont présentées dans les états financiers trimestriels et annuels examinés régulièrement.

vii) Prestataires externes de services d'assurance

Aucun audit interne horizontal n'a été mené en collaboration avec le Bureau du contrôleur général cette année. Quant aux autres prestataires externes de services d'assurance, il y a le Bureau du Vérificateur général (BVG) qui, comme à chaque année, a procédé à quelques entrevues auprès de personnes clés de l'ASC afin de déterminer si des travaux d'audit plus approfondis seraient menés à l'ASC cette année. Suite à sa revue préliminaire, le BVG a décidé de ne pas procéder à des travaux d'audit à l'ASC en 2016-2017.

viii) États financiers et rapports des comptes publics

Au cours de l'année, les membres du CA ont examiné et commenté les états financiers de l'ASC, la Déclaration annuelle de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers ainsi que l'annexe à la déclaration, les rapports financiers trimestriels, les états financiers prospectifs accompagnant le PRM (anciennement, le RPP) et les comptes publics.

Pour ce qui est de l'examen des états financiers, de la déclaration annuelle de responsabilité de la direction et de l'annexe à la déclaration faisant état des contrôles internes en matière d'information financière, les commentaires des membres du CA ont été considérés dans la version finale. Les membres du CA ont constaté que les états financiers étaient conformes aux normes comptables en vigueur. De plus, au meilleur de leur connaissance, les membres n'ont noté aucune inexactitude ou omission importante dans les états financiers.

Sous réserve des modifications mineures proposées, les membres du CA ont recommandé au président de l'ASC et à la dirigeante principale des finances d'approuver les états financiers et l'annexe à la déclaration de responsabilité.

En ce qui a trait aux rapports financiers trimestriels, les membres du CA ont constaté qu'ils étaient tout à fait conformes et ils n'ont noté aucune inexactitude ou omission importante. Au fil du temps, la qualité de ces rapports s'est améliorée. Cette année encore, les membres du CA n'ont formulé que quelques commentaires à l'égard de ces rapports et ce, dans le but d'en améliorer le contenu ou de corriger des erreurs mineures.

Pour ce qui est des états financiers prospectifs accompagnant le PRM 2017-2018, les membres du CA sont d'avis qu'ils sont tout à fait conformes. Toutefois, ils ont mentionné qu'il était difficile de voir l'utilité des états financiers prospectifs dans le PRM.

Pour terminer, les membres du CA ont également eu l'opportunité d'examiner les comptes publics 2015-2016 et d'en discuter avec les responsables de leur élaboration. Ils ont constaté qu'il n'y avait pas beaucoup de changement comparativement à ceux de l'an dernier. Aucun commentaire particulier n'a été formulé.

Pour conclure, les membres du CA sont d'avis que les états financiers et les rapports examinés sont de très grande qualité. Ils n'ont constaté aucune inexactitude ou omission importante.

ix) Obligation redditionnelle (Rapport ministériel sur le rendement et rapport sur les plans et les priorités)

Au cours de l'année, les membres du CA ont examiné et commenté le PRM et le RMR.

a. Plan des résultats ministériels (anciennement, Rapport sur les plans et les priorités)

La version préliminaire du PRM de 2017-2018 de l'ASC a été présentée au CA lors de la réunion du 19 décembre 2016. Contrairement aux années passées, cette année, les membres du CA ont eu un délai raisonnable pour formuler leurs commentaires sur le PRM. Les responsables de l'élaboration du PRM étaient conscients des délais serrés octroyés aux membres du CA pour fournir leurs commentaires au cours des dernières années et c'est pour cette raison qu'ils ont mis des efforts additionnels cette année pour avoir une ébauche du rapport pour discussion à temps pour la réunion de décembre 2016. Les membres du CA apprécient cet effort. Les principaux changements entre le PRM (nouveau modèle) et le RPP (ancien modèle) ont été présentés. Une discussion a suivi cette présentation, de même que quelques questions précises relativement aux indicateurs de rendements prévus dans le PRM. Suite à la réception des commentaires des membres du CA, les responsables de l'élaboration du PRM ont convenu d'y apporter des modifications afin de tenir compte des commentaires. Les membres du CA n'ont noté aucune inexactitude ou omission importante dans le PRM 2017-2018.

b. Rapport ministériel sur le rendement

Le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) de 2015-2016 de l'ASC a été examiné par les membres du CA et ces derniers ont soumis leurs commentaires aux responsables de l'élaboration de ce rapport lors d'une téléconférence qui a eu lieu le 8 août 2016.

De façon générale, les membres du CA ont apprécié le document. Ils ont trouvé qu'il était facile à lire mais, pas nécessairement plus convaincant que celui de l'an dernier. L'an dernier, les membres du CA avaient mentionné qu'il était difficile de dégager du document les éléments les plus stratégiques pour l'ASC. Selon les membres du CA, le format de cette année est mieux, entre autres, parce qu'il contient moins de répétitions et qu'il est plus stratégique.

De façon plus précise, les membres du CA ont posé plusieurs questions et ont formulé plusieurs commentaires afin d'améliorer la présentation et le contenu du RMR. Cette année encore, plusieurs indicateurs de rendement ont attiré l'attention des membres du CA parce que les résultats atteints étaient substantiellement plus élevés que la cible. Les membres du CA suggèrent de revoir certains indicateurs et de faire attention au choix des cibles.

Suite à la téléconférence, les responsables de l'élaboration du RMR ont convenu qu'ils allaient vérifier certaines informations et apporter des modifications au document. En conclusion, les membres du CA n'ont noté aucune inexactitude ou omission importante dans le RMR 2015-2016.

2. Évaluation, composition et activités du comité d'audit

i. Évaluation du comité d'audit

Les membres externes du CA n'ont pas eu l'opportunité d'effectuer une auto-évaluation du fonctionnement du comité cette année puisque la réunion du comité qui se tient habituellement en mars aura lieu le 11 avril 2017. L'auto-évaluation du comité a eu lieu lors de cette rencontre. Cette auto-évaluation constituait le dernier exercice d'auto-évaluation pour les trois membres sortant du CA.

ii. Composition du comité d'audit

a) Membres

Le comité d'audit est composé de quatre membres, soit le président de l'ASC et trois membres externes, dont l'un agit comme président du CA. Le CA dont la première réunion a eu lieu en février 2010 vient de terminer sa septième année de fonctionnement.

En 2016-2017, le CA était constitué des membres suivants :

• Sylvain Laporte, président de l'ASC
• Alain Jolicoeur, membre externe, président du comité d'audit (jusqu'à octobre 2016)
• Marie Bernard-Meunier; membre externe du comité d'audit (nommée jusqu'en mai 2017)
• Gérard Caron, membre externe du comité d'audit (nommé jusqu'en mai 2017)
• Aline Girard, membre externe du comité d'audit (nommée en novembre 2016 pour un mandat de 4 ans)

Le CA respecte la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada, notamment la section 6.4 qui a trait à la composition du CA.

Les membres ont été sélectionnés dans le cadre d'un processus rigoureux visant la sélection de membres possédant une combinaison appropriée d'expérience, de connaissances et de compétences favorisant une synergie leur permettant de s'acquitter de leurs tâches de façon efficiente tout en constituant une ressource stratégique importante pour le président de l'ASC.

b) Conflits d'intérêts

Au cours de l'année, les membres externes se sont acquittés de leurs tâches tout en faisant preuve d'impartialité et en respectant le « Code sur les conflits d'intérêts et la conduite éthique des membres du comité d'audit nommés par le Conseil du Trésor » inclut à la Partie III des Conditions de nomination des membres du comité d'audit du Conseil du Trésor auxquelles sont assujettis les membres externes du comité d'audit tel que stipulé dans le décret de nomination de chacun des membres.

c) Participants aux réunions

Durant cette période, la Dirigeante principale de la vérification (DPV) et la Dirigeante principale des finances (DPF) ont participé aux trois réunions et à une téléconférence tenues en 2016-2017.

Plusieurs représentants provenant de l'ensemble des secteurs de l'ASC de même que tous les membres de l'équipe d'audit ont également participé à l'une ou l'autre des rencontres qui ont eu lieu au cours de l'année.

Aucun prestataire externe de service d'assurance n'a participé aux réunions au cours de l'année. Toutefois, le Contrôleur général du Canada, de même que le Contrôleur général adjoint de la vérification et celui des finances ont participé à la réunion du CA du 21 juin 2016.

iii. Activités du comité d'auditAUDIT

a) Rôles et responsabilités, opérations et charte du comité

Lors de la réunion du 21 juin 2016, le CA a approuvé son plan annuel établissant le nombre de séances du CA, de même que la nature des activités sur lesquelles le comité devra porter son attention lors de chacune de ces rencontres. Trois des quatre réunions prévues au calendrier ont eu lieu les 21 juin, 6 octobre et 19 décembre 2016. La quatrième réunion a eu lieu le 11 avril 2017. À ces rencontres se sont ajoutées deux téléconférences.

Les rôles et responsabilités, de même que les activités devant être réalisées par le CA sont identifiés dans la Charte du comité d'audit. Des modifications mineures ont été apportées à cette charte au cours de la dernière année. La charte mise à jour a été approuvée par le CA le 21 juin 2016.

Au cours de l'année 2016-2017, le coût des activités du CA se chiffrait à 38 578$ répartis de la façon suivante :

• Indemnités quotidiennes : 35 620$
• Frais de déplacement : 2 106$
• Dépenses d'accueil : 852$
• Frais de formation : 0$

b) Réunions à huis clos

Au cours de l'année, le CA a tenu des réunions à huis clos avec la DPV, la DPF et le président de l'ASC et ce, après chacune des réunions du CA. Ces rencontres ont favorisé une discussion ouverte avec les membres du CA et ont également permis aux membres externes du CA d'obtenir de l'information plus précise à certains égards.

c) Approche adoptée pour préparer le rapport annuel

Le présent rapport annuel a été rédigé par la DPV, toutefois, son contenu découle de discussions ayant eu lieu tout au long de l'année avec les membres du CA. Le contenu du rapport final présente entièrement et uniquement les vues des membres externes du CA.