Initiative de participation étudiante – Sommet sur l'Observation de la Terre (SOT)

Avis d'offre de participation

Note : La forme masculine est utilisée pour alléger le texte et désigne tant les hommes que les femmes.

Date de publication :

Date limite de soumission : Nouveau

1. Présentation

L'Agence spatiale canadienne (ASC) accordera cette année une subvention aux étudiants qui souhaitent participer au Sommet sur l'Observation de la Terre (SOT) .

Le SOT regroupera exceptionnellement en un même événement le 38e Symposium canadien de télédétection (SCT), le 17e Congrès de l'Association Québécoise de Télédétection (AQT), le 11e Atelier Advanced SAR (ASAR) ainsi que le 51e Colloque de l'Association de Géomatique Municipale du Québec (AGMQ). Le SOT est un événement d'envergure internationale qui se tiendra à Montréal du au . Il vise à regrouper les communautés intéressées par l'Observation de la Terre, ses technologies, ses applications et ses bénéfices pour la société.

Ce congrès international se veut un excellent point de rencontre pour tous les experts du secteur en Observation de la Terre. Il offre notamment aux étudiants l'occasion de tisser de précieux liens avec des professionnels et des étudiants du monde entier qui partagent avec eux des intérêts communs. Tout au long du congrès, les étudiants auront la chance de discuter avec des professionnels, d'apprendre de l'expertise de ces derniers et de les écouter parler de leur vision de l'avenir de l'Observation de la Terre. Les étudiants font partie intégrante du congrès, ce qui apporte aux ateliers et aux séances plénières une énergie et une perspective nouvelles des plus appréciées.

Le SOT attirera principalement les étudiants qui se spécialisent dans des disciplines liées au secteur en Observation de la Terre. Pour de nombreux étudiants, le SOT sera un événement motivateur qui les incitera à poursuivre leurs études dans des disciplines liées au secteur en Observation de la Terre et à orienter leur choix de carrière en conséquence.

L'ASC a l'intention de soutenir un groupe d'étudiants afin de leur offrir, dans le cadre du congrès, l'occasion d'en apprendre davantage sur l'avenir de l'aventure extraordinaire que représente l'espace et de participer, au cours du SOT , à des activités précises organisées par l'ASC.

Deux ateliers optionnels seront aussi offerts avant et après le congrès, soit l'École d'été le et la formation SAR le . Un cocktail se tiendra en soirée le alors qu'un banquet sera offert pour le souper du .

Dans le cadre de son engagement à soutenir la formation de la prochaine génération de professionnels du secteur en Observation de la Terre, l'ASC invite les étudiants de niveau postsecondaire à présenter une demande. Il nous fera plaisir de vous accueillir dans le vibrant Quartier des spectacles de Montréal, à même le Cœur des sciences de l'Université du Québec à Montréal (UQAM). Une occasion à ne pas manquer de prendre part aux célébrations du 375e anniversaire de la fondation de Montréal.

Les critères d'admissibilité, le processus pour faire une demande, de même que les critères de sélection sont indiqués ci-après.

Nous espérons vous voir en grand nombre à Montréal cet été en !

2. Critères d'admissibilité

Pour vous inscrire à l'initiative de participation étudiante, vous devez répondre aux critères d'admissibilité suivants :

  1. Être un citoyen canadien ou un résident permanent;
  2. Être inscrit à un programme d'études à plein temps dans un établissement d'enseignement postsecondaire canadien au semestre d'hiver .

3. Comment présenter une demande

Veuillez suivre les étapes ci-dessous afin de soumettre votre demande de subvention dans le cadre de l'initiative de participation étudiante de l'ASC.

  1. Télécharger et remplir le formulaire de demande de subvention (gabarit Word ou PDF);
  2. Les demandes devront comprendre ce qui suit :
    • le formulaire de demande (gabarit Word - 41 Ko ou PDF - 205 Ko) dûment rempli;
    • une copie de votre preuve de citoyenneté (un passeport canadien, par exemple) ou de votre carte de résident permanent;
    • une attestation d'inscription comme étudiant au semestre d'hiver ;
    • une copie de votre résumé/article que vous avez soumis au SOT , si applicable;
    • une lettre de motivation de 1 000 mots maximum sur ce que vous espérez acquérir en assistant au congrès (celle-ci peut être intégrée au formulaire de candidature ou faire l'objet d'un document distinct);
    • une lettre de recommandation d'un professeur (dans un document distinct);
    • une copie imprimée d'un estimé du prix d'un billet d'avion en classe économique, si applicable et/ou des autres dépenses de transport;
    • un budget détaillé.
  3. Les demandes doivent être postées à l'ASC à l'adresse suivante :

Initiative de participation étudiante – Sommet sur l'Observation de la Terre (SOT)
a/s de Isabelle Lamoureux
Agent principal de programme, Développement académique
Agence spatiale canadienne
6767, route de l'Aéroport
Saint-Hubert (Québec) J3Y 8Y9

  • Les demandes doivent être reçues par l'ASC au plus tard à (HAE) le .
  • Les demandes envoyées par courriel seront refusées.
  • Les demandes incomplètes seront rejetées.

Pour plus d'information au sujet du SOT , veuillez consulter le site Web du SOT.

4. Processus et critères de sélection

La présente section a pour objet d'évaluer l'intérêt et l'expérience de l'étudiant à l'égard d'une discipline liée au secteur spatial, ses attentes envers sa participation au SOT , en plus de ses champs d'intérêt et de ses futurs objectifs de carrière dans une discipline liée au secteur spatial. Ces aspects doivent être clairement démontrés et expliqués dans les documents soumis.

Les demandes admissibles seront évaluées par les membres d'un comité d'évaluation en fonction des critères énoncés dans le Tableau 1 et sélectionnées selon l'ordre décroissant du pointage moyen obtenu.

Tableau 1 : Grille d'évaluation
Critère évalué Aucun/faible Bien Exceptionnelle Note maximale Note minimale
Qualité de la lettre de motivation 0 3 6 6 3
Lettre de recommandation 0 4 8 8 4
Qualité du résumé 0 1 2 2 0
Réalisme du budget 0 2 4 4 2

Note minimale requise : 12/20

Tous les critères évalués se verront attribuer une note (faible, bien ou exceptionnelle) conformément aux définitions ci-dessous :

Faible : Certains des renseignements requis sont manquants ou les renseignements fournis sont ambigus, manquent de clarté ou ne sont pas suffisamment appuyés par des exemples ou des faits.

Bien : Malgré certaines lacunes quant à l'exhaustivité et à la validité des renseignements, la description de l'élément est bien structurée et convaincante. Les messages clés sont résumés et mis en évidence. Des exemples pertinents et des faits sont fournis à l'appui des arguments.

Exceptionnelle : Tous les renseignements pertinents sont présents. Les arguments sont présentés de façon explicite et ils sont très convaincants. Tous les renseignements demandés sont fournis de manière bien structurée.

Description des critères évalués

Qualité de la lettre de motivation :

La lettre de motivation doit décrire, de façon suffisamment détaillée,

  1. votre expérience dans une discipline liée au domaine en Observation de la Terre,
  2. ce que vous espérez acquérir en assistant au congrès,
  3. la raison pour laquelle vous vous considérez comme un bon candidat,
  4. la façon dont les renseignements fournis mettent en évidence vos intérêts et vos futurs objectifs de carrière dans une discipline liée au secteur spatial.
Lettre de recommandation :

La lettre de recommandation d'un professeur doit décrire, de façon suffisamment détaillée, ce en quoi votre travail se démarque en tant qu'étudiant; elle doit être étayée par des exemples précis et des faits qui confirment votre intérêt et votre expérience dans une discipline liée au domaine en Observation de la Terre.

Qualité du résumé :

Le résumé doit être bien structuré, équilibré, rédigé d'une façon compréhensible et il doit être lié aux sujets qui seront présentés dans le cadre du SOT .

Réalisme du budget :

Le budget doit décrire les dépenses pertinentes et les mesures d'économie des coûts.

Un comité de revue pourrait procéder à une sélection globale qui tiendrait compte des priorités du gouvernement du Canada et de l'ASC.

Veuillez noter que les résultats attribués par le comité d'évaluation de l'initiative de participation étudiante de l'ASC sont définitifs.

5. Normes de service

Les candidats seront informés par courriel des décisions concernant leur demande de subvention. Les candidats qui auront été retenus seront avisés par courriel et leurs noms pourraient être annoncés sur le site Web de l'ASC. L'ASC a élaboré des normes de service ayant trait aux délais de traitement des demandes, notamment l'accusé de réception, la décision de financement et le processus des paiements (voir dates importantes).

Accusé de réception : l'objectif de l'ASC est d'accuser réception des demandes dans les cinq (5) jours ouvrables qui suivent la date limite de réception des demandes.

Décisions : l'objectif de l'ASC est de répondre par courriel dans les dix (10) jours ouvrables qui suivent la date limite de réception des demandes et d'envoyer les lettres de subvention par courriel aux fins de signature dans les cinq (5) jours ouvrables qui suivent la réponse de l'ASC.

Paiement : l'objectif de l'ASC est d'émettre les paiements dans un délai de dix (10) jours ouvrables qui suivent la réception de l'accord de subvention signé par l'étudiant.

Le respect de ces normes de service est une responsabilité partagée. Les candidats doivent fournir tous les documents exigés en temps opportun.

Dates importantes :

  •  : Date limite pour la réception des demandes de subvention à l'ASC
  •  : Date limite d'envoi des accusés de réception des demandes
  •  : Date de divulgation des candidats sélectionnés pour l'octroi d'une subvention par l'ASC
  •  : Date d'envoi des accords de subvention

6. Financement disponible et coûts admissibles

6.1 Participation au SOT 

Le montant maximal de chaque subvention est de 4 000 $. Le budget total disponible pour le présent avis d'offre de participation (AOP) devrait être suffisant pour soutenir au moins dix (10) étudiants. L'ASC se réserve le droit de rejeter des demandes ou de réduire le montant d'une subvention, et ce, à son entière discrétion.

Les fonds attribués sont sujets à des restrictions particulières, telles que décrites au Tableau 2. Ces fonds doivent être utilisés pour couvrir une partie ou les éléments principaux des coûts liés au déplacement à destination et en provenance de Montréal, aux frais d'inscription au SOT, à l'hébergement et aux repas du au . Tous les coûts dépassant le montant maximum de 4 000 $ accordé par l'ASC devront être assumés par l'étudiant.

L'indemnité journalière dédiée aux repas, aux frais divers et à l'hébergement (hôtel), est prévue pour un maximum de six (6) jours et de six (6) nuits, sachant que vous serez invité à participer à deux ateliers avant et après le SOT  . Votre budget sera évalué dans le cadre de votre demande de participation. Veuillez décrire et justifier adéquatement les montants que vous demandez.

Tableau 2 : Description des dépenses
Type de dépense Maximum $ CAN
Billet d'avion et/ou autres dépenses reliées au transportNote de tableau 1 -
Hébergement (hôtel)
(156 $/nuitNote de tableau 2, maximum de 6 nuits)
936 $
Indemnité journalière et frais divers
(98 $/jourNote de tableau 2, maximum de 6 jours)
588 $
Frais de congrès 375 $
École d'été () 50 $
Formation SAR () 50 $

Notes de tableau

Note de tableau 1

Vol ou autres moyens de transport vers Montréal (en classe économique, aller-retour) à partir de la ville dans laquelle se trouve l'établissement d'enseignement postsecondaire du candidat (ou d'une ville à proximité).

Retour à la référence de la note de tableau 1

Note de tableau 2

Conformément aux directives de voyage du Conseil national mixte.

Retour à la première référence de la note de tableau 2

7. Accords de subvention

L'ASC et les demandeurs retenus (les bénéficiaires) signeront une lettre de subvention. Cette condition doit être respectée pour qu'un paiement puisse être fait par l'ASC. Un tel accord peut comprendre des conditions de participation à des activités de réseautage précises organisées avant, pendant et après le SOT.

Paiement

Le paiement sera effectué sous forme de paiement unique, tel qu'indiqué dans l'accord de subvention signé. Le bénéficiaire s'engage à informer l'ASC par écrit de tout changement dans les conditions servant à déterminer son admissibilité à la subvention.

Rapport final

L'ASC demandera aux bénéficiaires de produire un rapport au retour du SOT , en utilisant le gabarit fourni par l'ASC.

Le rapport doit comprendre une section « budget » afin d'expliquer en détail les frais payés liés aux coûts admissibles. Ces renseignements seront très utiles à l'ASC afin qu'elle puisse déterminer le montant maximal et le nombre de subventions pour les prochains AOP.

8. Confidentialité

L'information recueillie servira à évaluer et à sélectionner les demandes. L'ASC va se conformer à la Loi sur l'Accès à l'information et sur la Loi sur la protection des renseignements personnels en traitant les demandes reçues. En soumettant vos renseignements personnels, vous consentez à leur consultation, leur utilisation et leur divulgation conformément à l'énoncé de confidentialité suivant qui explique à quelles fins les informations du participant seront utilisées.

Toutes les mesures seront prises afin de protéger la confidentialité de l'information fournie par les participants. Cette information est collectée sous les modalités du Programme global de subventions et contributions à l'appui de la recherche, de la sensibilisation et de l'éducation en sciences et technologies spatiales de l'ASC. L'information personnelle sera conservée dans une banque de données pour cinq (5) ans conformément au calendrier de conservation.

Pour plus d'information sur la Loi sur la protection des renseignements personnels ou pour accéder à vos renseignements personnels, contactez :

Accès à l'information et protection des renseignements personnels
Agence spatiale canadienne
Téléphone : 450-926-4866
Courriel : asc.aiprp-atip.csa@canada.ca

9. Renseignements supplémentaires

  1. Nous vous conseillons de communiquer avec votre compagnie d'assurance pour vérifier si vous êtes couvert pour les déplacements et pour votre participation à ce congrès. L'ASC ne fournira aucune protection à cet égard.
  2. Vous devrez planifier vos propres déplacements une fois sur place.
  3. Vous êtes également responsable de votre hébergement.
  4. Veuillez consulter le site Web officiel du SOT  pour obtenir de plus amples renseignements sur le programme technique du SOT.

10. Foire aux questions (FAQ)

Si cela s'avère nécessaire, il appartient aux candidats d'obtenir des précisions sur les exigences contenues dans la présente initiative avant de transmettre leur demande.

Pour toute question, les candidats doivent utiliser l'adresse de courriel générique suivante : asc.lecedessetc-thegandccoe.csa@canada.ca. Les questions et les réponses connexes seront affichées dans la foire aux questions du site Web de l'ASC. L'ASC répondra aux questions reçues avant (HAE) le .

Les candidats sont invités à transmettre en tout temps à l'ASC leurs commentaires ou suggestions concernant cette occasion de subvention, l'initiative ou le processus. Les candidats peuvent utiliser l'adresse de courriel générique ou la boîte de commentaires et de suggestions Web générique pour transmettre leurs commentaires.

Question 1 : Dans le requis « une attestation d'inscription comme étudiant au semestre d'hiver  », quelle période de temps couvre le semestre d'hiver?

Réponse 1 : Le semestre d'hiver est de janvier à avril.

Question 2 : Je veux participer au Sommet de l'Observation de la Terre, par contre je n'étais pas inscrit à temps plein en hiver . Est-ce que je pourrais quand même m'inscrire?

Réponse 2 : Vous pouvez vous inscrire au SOT, mais vous n'êtes pas admissible pour recevoir une subvention puisque vous ne répondez pas au critère d'admissibilité.

Question 3 : Je suis citoyen canadien et je suis inscrit comme étudiant à temps plein au doctorat au semestre d'hiver . Par contre, je travaille comme chercheur post-doc au semestre d'automne tout en étant inscrit comme étudiant à temps plein.

Si je suis admissible, dois-je demander à mon directeur de thèse de doctorat ou à mon superviseur au post doctorat pour avoir une lettre de référence?

Réponse 3 : Si vous êtes inscrit à temps plein au doctorat au semestre d'hiver , vous êtes admissible, par contre, vous devrez soumettre une attestation d'inscription au semestre d'hiver .

La lettre de référence peut provenir du professeur de votre choix.

Question 4 : Je demeure dans une autre ville que mon institution postsecondaire et je voyagerai de chez moi pour me rendre à Montréal pour la conférence. Par contre, il est stipulé dans la note de bas de page 1 que le transport doit s'effectuer à partir de l'aéroport le plus près de mon institution postsecondaire. Est-ce que le budget de voyage considère d'autres villes que celle près de notre institution postsecondaire?

Réponse 4 : Les Frais de transport admissibles sont les frais encourus à partir d'un lieu près de votre institution postsecondaire. Si vous voyagez d'un autre lieu, vous devrez démontrer que les frais de voyagement encourus sont moindres ou égaux aux Frais de transport admissibles en fournissant une copie imprimée des estimés de prix appropriés. Si le montant est plus élevé, vous devrez assumer le montant qui dépasse les Frais de transport admissibles.

Question 5 : Afin de faciliter l'estimation des coûts, est-ce que les repas du midi sont fournis par la conférence à part le banquet du ? Si le repas du midi est inclus, cela réduira considérablement la somme demandée.

Réponse 5 : Les repas du midi sont inclus dans les frais d'inscription et ne doivent pas être considérés dans votre budget. Le coût pour assister au banquet n'est pas inclus et ne devrait pas faire partie de votre demande. Par contre, vous pouvez inclure le montant pour un repas, conformément aux directives de voyage du Conseil national mixte.

Question 6 : Dans notre lettre de motivation, est-ce que les hyperliens pointant vers des documents externes seront considérés? Par exemple, allez-vous regarder les articles scientifiques auxquels nous avons participé et accessibles sur l'Internet?

Réponse 6 : Vous devez imprimer votre lettre de motivation et fournir une copie papier. Vous devez vous assurer que toute l'information pertinente soit inclue dans votre demande. Les hyperliens ne seront pas accessibles lors de la révision de votre demande.