Initiative de participation étudiante – Conférence de l'Agence spatiale européenne « Earth Explorer 2017 »

Avis d'offre de participation

Date de publication : 6 janvier 2017

Date limite de soumission : 27 janvier 2017

1. Introduction

L'Agence spatiale canadienne (ASC) attribuera des subventions à des étudiants pour participer aux deux conférences suivantes :

Conférence Date de tombée
The Fourth Swarm Science Meeting & Geodetic Missions Workshop (en anglais), organisé par l'Agence spatiale européenne (ESA) en mars 2017 à Banff (Alberta). Le 27 janvier 2017
The North American Cryosat Science Meeting (en anglais), organisé par l'ESA en mars 2017 à Banff (Alberta). Le 27 janvier 2017

Ces conférences sont pour les étudiants, une occasion unique de rencontrer des professionnels et d'autres étudiants de partout dans le monde qui partagent leurs intérêts. Durant ces conférences, les étudiants pourront échanger avec les professionnels, apprendre de leur expertise et se mettre au fait des dernières découvertes issues de ces missions. Les étudiants sont considérés comme des participants à part entière à ces conférences, prêtant aux diverses sessions une énergie nouvelle et une vision qui sont très appréciées.

Dans le cadre de son engagement à former la prochaine génération de professionnels de l'espace, l'ASC invite la candidature d'étudiants universitaires de niveau baccalauréat, maitrise, doctorat et post doctorat. Si votre résumé a été accepté pour une présentation ou si vous voulez simplement approfondir vos connaissances, vous êtes éligible à recevoir une subvention de l'ASC qui sera octroyée selon les critères décrits ci-dessous.

2. Critères d'éligibilité

Pour postuler sur cette initiative de participation étudiante, vous devez rencontrer ces critères d'éligibilité :

  1. Être citoyen canadien, ou résident permanent.
  2. Être inscrit à temps plein dans une université canadienne.
  3. Être étudiant (de niveau baccalauréat, maitrise, ou doctorat), ou être un chercheur postdoctoral, en sciences ou en ingénierie durant la période où se déroulera les conférences.

3. Comment postuler

Veuillez suivre ces étapes pour postuler à cette initiative de participation étudiante de l'ASC.

  1. Télécharger et compléter le formulaire de demande de subvention (formulaire en format Word - 34 Ko ou PDF - 197 Ko);
  2. Les demandes doivent inclure :
    • Le formulaire de demande complété;
    • une copie de votre preuve de citoyenneté (ex : passeport canadien) ou de résident permanent;
    • une attestation de fréquentation scolaire au printemps 2017;
    • une copie du résumé soumis à la conférence, s'il y a lieu;
    • une lettre de référence d'un professeur;
    • une lettre de motivation de 500 à 1000 mots décrivant vos objectifs vis-à-vis cette conférence (peut-être complétée dans le formulaire fourni ou soumis dans un document séparé);
    • une copie d'un estimé de coût en classe économique pour votre transport aérien, s'il y a lieu.
  3. Les demandes doivent être postées à cette adresse :

Initiative de participation étudiante
À l'attention d'Isabelle Lamoureux
Agence spatiale canadienne
6767, route de l'Aéroport
Saint-Hubert (Québec) J3Y 8Y9

  • Les demandes doivent être reçues à l'ASC au plus tard le 27 janvier 2017.
  • Les demandes envoyées par courriel ne seront pas acceptées.
  • Les demandes incomplètes seront rejetées.

4. Critères et processus de sélection

Le financement étant limité, les demandes éligibles seront évaluées par un comité de sélection selon le barème suivant et financées selon l'ordre décroissant du pointage moyen obtenu.

Absent/Faible Bon Remarquable Pointage maximal
Abstract 0 1 2 2
Lettre de référence 0 4 8 8
Lettre de motivation 0 3 6 6
Budget 0 2 4 4
Facteur d'éducation Voir le tableau ci-dessous 5
Total       25

L'échelle d'évaluation est définie comme suit dans le cadre de ce concours :

Absent/Faible : Applicable à un élément absent ou inadéquat, tout en préservant l'éligibilité de la demande. Une lettre qui ne démontre pas la valeur scientifique/académique de la participation du candidat sera évaluée comme étant « faible ». Un budget irréaliste donnera la note « faible » lors de l'évaluation du formulaire de demande.

Bon : Décrit un élément qui est présent et confirme l'intérêt du candidat envers la conférence, tout au moins pour évaluer ses options de carrières.

Remarquable : L'élément montre clairement la capacité ou l'intérêt exceptionnel du candidat.

De plus, afin d'encourager la participation d'étudiants qui considèrent des études graduées dans les domaines appuyés par ces missions et leur permettre de rencontrer les scientifiques dans ces domaines durant la conférence, des points seront accordés selon le niveau d'études du candidat au moment de la conférence.

Niveau d'études actuel Pointage
Maitrise 5
Dernière année du Baccalauréat 4
Baccalauréat 2
Ph. D. 1
Recherche postdoctorale 1

Veuillez noter que les décisions du comité de sélection de l'initiative de participation étudiante concernant l'évaluation des demandes sont finales.

5. Normes de services

Les demandeurs seront informés par courriel de l'évaluation de leur demande de subvention. Les noms des demandeurs retenus pour une subvention seront affichés sur le site web de l'ASC. L'ASC a élaboré des normes de services concernant le traitement des demandes, les accusés réception, les décisions de financement et les modalités de paiement.

Accusé réception : L'ASC a comme objectif d'accuser réception des demandes au cours des 5 jours suivant la date de tombée de l'initiative.

Décisions : L'ASC a comme objectif de répondre par courriel à toutes les demandes au cours des 15 jours suivant la date de tombée de l'initiative et d'envoyer les ententes de subvention pour signature s'il y a lieu.

Paiement : L'ASC a comme objectif d'émettre les paiements au cours des 20 jours ouvrables suivant la réception de l'entente de subvention signée par l'étudiant.

L'adhésion à ces normes de service est une responsabilité partagée. Les demandeurs doivent fournir tous les documents requis dans les temps prescrits.

6. Financement disponible et coûts admissibles

Le montant maximal par subvention de 4000 $ est supérieur au montant requis pour les personnes vivant dans la plupart des grands centres urbains pour tenir compte des personnes voyageant à partir de régions canadiennes éloignées. Vous devez voyager à partir d'une ville canadienne, et retourner à cette ville. Dix (10) ententes de subventions seront émises suite à cet avis d'offre de participation (AOP). Il n'y a pas de frais d'inscription pour ces conférences. Chaque subvention peut financer un maximum de 175 $ par jour pour les dépenses de logement et repas, et peut inclure le transport aérien ou routier, selon les cas. Chaque demandeur doit fournir un budget comprenant un montant pour le transport. L'estimé pour le transport aérien doit être basé sur le prix d'un billet de classe économique. Le transport entre l'aéroport de Calgary et la conférence sera fourni par les organisateurs.

L'ASC se réserve le droit de rejeter une demande ou d'en diminuer la valeur. Toutes les dépenses excédant la valeur de la subvention seront à la charge de l'étudiant.

7. Entente de subvention

L'ASC et les demandeurs retenus (bénéficiaires) signeront une entente de subvention. Cette condition doit être respectée pour que le paiement soit émis.

Paiement

Le paiement sera versé en accord avec l'entente signée. Les bénéficiaires doivent informer l'ASC par écrit de tout changement modifiant leur éligibilité, par exemple leur statut d'étudiant ou leur citoyenneté.

Rapport final

Les bénéficiaires devront fournir un rapport à leur retour de la conférence, selon un gabarit fourni par l'ASC.

8. Énoncé de confidentialité

Les informations recueillies seront utilisées pour évaluer et choisir les demandes qui seront financées. L'ASC respectera la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels du gouvernement fédéral en ce qui a trait aux demandes reçues. En soumettant vos renseignements personnels, vous consentez à leur collecte, à leur utilisation et à leur divulgation conformément à l'énoncé de confidentialité qui suit, lequel explique comment les renseignements sur le demandeur seront traités.

Toutes les mesures nécessaires ont seront prises pour protéger la confidentialité des renseignements fournis par le demandeur. Ces renseignements sont recueillis en vertu du Programme global de subventions et de contributions à l'appui de la recherche, de la sensibilisation et de l'éducation en sciences et technologies spatiales (PPU040) de l'ASC. Les renseignements personnels seront conservés dans une banque de renseignements personnels de l'ASC pendant cinq (5) ans, en accord avec notre programme de conservation.

Les demandeurs doivent prendre note que les renseignements concernant toute entente de financement de plus de 25 000 $ (montant, subvention ou contribution, nom du bénéficiaire et emplacement du projet) seront publiés sur le site Web de l'ASC.

Pour plus de renseignements sur la Loi sur la protection des renseignements personnels ou pour accéder à vos renseignements, communiquez avec :

Accès à l'information et protection des renseignements personnels
Agence spatiale canadienne
Téléphone : 450-926-4866
Courriel : asc.aiprp-atip.csa@canada.ca

9. Information supplémentaire

  1. Les conférences, les activités et ateliers se tiendront en grande partie au Banff Park Lodge Resort Hotel and Conference Centre, situé près du parc national de Banff.
  2. Vous êtes responsables de votre hébergement. La conférence est située dans un complexe hôtelier. Le site web de la conférence (en anglais) fournit de l'information sur les réservations.
  3. Visitez le site web de la conférence (en anglais) pour plus de détails sur le programme technique.

10. Foire aux questions (FAQ)

Il appartient au demandeur d'obtenir des précisions, s'il y a lieu, sur les exigences relatives à la présente initiative avant de transmettre sa demande.

Pour toute question, les demandeurs doivent utiliser l'adresse de courriel générique suivante : asc.lecedessetc-thegandccoe.csa@canada.ca. Les questions et les réponses connexes seront affichées dans la foire aux questions du site Web de l'ASC. L'ASC répondra aux questions reçues avant 17 h (HNE) le 18 janvier 2017.

Les demandeurs sont invités à transmettre à l'ASC leurs observations ou leurs suggestions concernant cette possibilité de financement, l'initiative ou le processus. Ils peuvent le faire en utilisant l'adresse de courriel générique ou ou par l'intermédiaire de la boîte de commentaires et de suggestions Web générique.

Question 1 : Acceptez-vous les propositions par courriel?

Réponse 1 : Non, tel que mentionné dans l'AOP, à la section 3.

Question 2 : Les étudiants Canadiens à l'étranger sont-ils éligibles?

Réponse 2 : Les vols permis par cet AOP sont limités au territoire canadien, tel que mentionné à la section 6 de l'AOP.

Question 3 : Comment la lettre de référence doit-elle être soumise?

Réponse 3 : La lettre de référence signée doit être envoyée dans la même enveloppe que votre formulaire.

Question 4 : Est-ce que les chercheurs postdoctoraux doivent fournir une preuve de leur position? Quelle documentation doit-être soumise?

Réponse 4 : Les chercheurs postdoctoraux doivent inclure une lettre de l'université qui confirme leur position.

Question 5 : Pour être éligible, doit-on être simplement inscrit à la session printemps 2017, ou doit-on suivre des cours durant cette session?

Réponse 5 : Tel que mentionné à la section 2, vous devez être inscrit à une université canadienne à temps plein. Le nombre de cours auquel vous êtes inscrits n'est pas important.

Question 6 : La réservation de l'hôtel au tarif de groupe se termine le 19 janvier, mais je ne saurais pas si je serai supporté pour assister à la conférence avant cette date.

Réponse 6 : Veuillez confirmer la politique d'annulation de réservation avec l'hôtel. Vous devriez pouvoir réserver la chambre sans frais avant la date limite.

Question 7 : Est-ce que les étudiants étrangers inscrits à une université canadienne sont éligibles?

Réponse 7 : Tel que mentionné à la section 2, cet AOP s'adresse aux citoyens canadiens et résidents permanent.

Question 8 : Dans la section 3, on demande une copie du résumé soumis à la conférence, mais je ne sais pas ce que cela signifie.

Réponse 8 : Les participants à la conférence qui désirent présenter doivent soumettre un résumé de leur présentation aux organisateurs. Veuillez joindre une copie de ce résumé à votre demande si c'est applicable dans votre cas. Vous êtes éligible même sans résumé.